객실, 예약, 캘린더 동기화

호텔, 게스트하우스, 숙박 임대업을 운영한다면 어시스턴트가 객실 예약을 받을 수 있습니다. 발신자가 원하는 날짜에 어떤 객실 유형이 비어 있는지 확인하고, 등록된 요금으로 가격을 안내하고, 투숙객 정보를 수집하여 숙박을 예약합니다. Booking.com, Airbnb, VRBO와의 캘린더 동기화를 통해 같은 날짜가 중복 판매되지 않도록 합니다.

예약 기능은 모든 요금제에서 사용할 수 있습니다.

시작하기 전에

해당 페이지는 사이드바의 운영 항목 아래 있는 예약과 객실 및 요금입니다. 회사 → 프로필의 업종이 호텔 / 숙박업으로 설정되어 있거나, 이미 객실 유형이 등록된 워크스페이스에서는 기본으로 표시됩니다. 보이지 않는다면 운영 옆의 이 메뉴 정렬을 클릭해 켜세요.

1단계: 객실 유형 추가하기

객실 및 요금을 열고 객실 유형 추가를 클릭합니다. 객실 유형은 "바다 전망 더블룸"처럼 회원님이 대여하는 객실의 종류입니다. 다음을 입력하세요:

• 이름, 필요하면 카테고리.
• 1박 요금.
• 이 객실의 수: 동시에 예약 가능한 동일 객실의 수.
• 성인과 어린이: 한 객실에 몇 명이 묵을 수 있는지. 어린이는 성인 수에 추가됩니다.
• 편의시설(쉼표로 구분)과 설명. "욕조가 있나요?"와 같은 질문을 받으면 어시스턴트가 이 내용을 읽어줍니다.
• 예약 가능. 비활성화된 객실 유형은 발신자에게 제안되지 않습니다.

성수기나 공휴일에 더 높은 요금을 받으려면 시즌 요금에서 요금 추가를 클릭하고 날짜 범위와 1박 요금을 입력하세요. 숙박 기간의 각 밤은 개별적으로 요금이 계산되므로, 성수기로 이어지는 숙박도 정확하게 가격이 매겨집니다. 시즌 요금이 없으면 연중 동일한 1박 요금이 적용됩니다.

2단계: 숙박 규정 설정하기

호텔 설정 탭에서:

설정 저장을 클릭하세요.

3단계: 어시스턴트의 예약 기능 켜기

1. 어시스턴트를 열고 해당 어시스턴트, 그다음 기능 탭으로 이동합니다.
2. 객실 예약 받기를 켜고 저장합니다.

탭에는 어시스턴트가 예약을 받는 객실 유형 수가 표시됩니다.

어시스턴트가 숙박을 예약하는 방식

1. 체크인·체크아웃 날짜(또는 도착 날짜와 숙박 일수)와 성인·어린이 인원을 묻습니다.
2. 어떤 객실 유형이 비어 있고 인원을 수용할 수 있는지 확인한 후, 1박 요금과 총액을 함께 제안합니다.
3. 발신자가 객실을 선택하면 요약을 다시 읽어주고, 투숙객 이름을 확인하고, 확인 이메일을 원하면 이메일 주소도 받습니다.
4. 발신자가 동의한 후에만 예약을 확정하고, 예약 번호와 체크인 시간을 안내합니다.

해당 날짜에 예약된 객실 수가 이 객실의 수보다 적을 때 그 객실 유형은 예약 가능한 상태입니다. 요청, 확정, 체크인 상태의 예약과 다른 예약 채널에서 차단된 날짜도 함께 계산됩니다.

투숙객은 이메일을 제공한 경우 이메일로, 워크스페이스가 문자를 보낼 수 있는 경우 문자로 확인 메시지를 받습니다. 자동 확정이 꺼져 있으면 문자에는 예약이 접수되었고 곧 확정될 것이라는 내용이 담깁니다. 확정되면 두 번째 메시지를 받습니다.

발신자는 이미 예약한 숙박에 대해 문의할 수도 있습니다. 어시스턴트는 발신 번호를 기준으로 해당 발신자의 예약을 찾아 체크인 전이라면 취소할 수 있으며, 이때 취소 정책도 함께 안내합니다.

예약 페이지

예약 페이지 상단에는 오늘 체크인과 오늘 체크아웃이 표시되고, 그 아래에 다가오는 숙박이 나열됩니다. 상태로 필터링하거나 예약 번호, 투숙객, 전화번호로 검색할 수 있습니다. CSV로 내보내기로 목록을 다운로드할 수 있습니다.

예약을 열면 확정, 체크인, 체크아웃, 노쇼, 예약 취소로 상태를 변경할 수 있습니다. 취소 시 입력한 사유는 투숙객에게 전달됩니다.

숙박을 직접 등록하려면 새 예약을 클릭하고 날짜와 투숙객을 선택한 후 가능 여부 확인을 클릭합니다. 이 확인에는 Booking.com과 Airbnb의 차단 내역도 포함됩니다. 요금은 객실 유형과 시즌 요금을 기준으로 계산됩니다. 직접 등록한 예약은 최소·최대 숙박 제한을 건너뜁니다.

설정 → 알림에서 예약이 켜져 있는 팀원은 새 예약과 취소된 예약에 대해 안내받습니다.

Booking.com, Airbnb, VRBO와 캘린더 동기화

캘린더 동기화는 양방향 iCal 링크를 통해 작동합니다. 차단된 날짜만 교환되며, 요금이나 투숙객 이름 등 다른 정보는 교환되지 않습니다. 또한 해당 사이트와 직접 연결되는 것은 아닙니다.

각 객실 유형은 객실 및 요금의 캘린더 동기화 탭에 자체 캘린더를 가집니다:

• 내보내기 주소: Ringhum에 등록된 예약 날짜에 대한 링크입니다. Booking.com, Airbnb, VRBO에 붙여넣으면 해당 날짜가 차단됩니다. 해당 사이트의 이용자에게는 이름 없이 "Ringhum을 통해 예약됨"만 표시됩니다.
• 가져온 캘린더: 해당 사이트의 내보내기 링크입니다. 이를 등록하면 해당 예약이 Ringhum에서도 객실을 차단하며 예약 페이지에 가져온 차단 내역으로 표시됩니다.

채널 연결하기

1. Ringhum에서 객실 및 요금 → 캘린더 동기화를 열고 해당 객실 유형의 내보내기 주소 옆 복사를 클릭합니다.
2. 해당 채널에서 일치하는 숙소 또는 객실의 캘린더 동기화 설정을 열고, 그 주소로 새 가져오기 캘린더를 추가합니다:
   • Booking.com: 익스트라넷에서 요금 및 예약 가능 여부 → 캘린더 동기화로 이동합니다.
   • Airbnb: 숙소의 예약 가능 여부 설정을 열고 캘린더 연결(또는 캘린더 동기화)을 찾습니다.
   • VRBO: 숙소의 캘린더를 열고 가져오기·내보내기 캘린더 설정을 찾습니다.
3. 같은 채널 페이지에서 해당 채널 자체의 내보내기 링크를 복사합니다.
4. Ringhum으로 돌아와 객실 유형에서 수정을 클릭하고, 캘린더 가져오기에서 캘린더 추가를 클릭한 후 "Airbnb"와 같은 라벨을 입력하고 링크를 붙여넣습니다.
5. 저장을 클릭한 후 지금 동기화를 클릭하면 즉시 읽어옵니다.

참고: 각 채널의 메뉴 이름은 종종 바뀝니다. 찾을 수 없다면 해당 채널의 도움말에서 "sync calendars" 또는 "iCal"을 검색해 보세요.

갱신 주기

• Ringhum은 가져온 캘린더를 한 시간에 한 번 읽습니다. 지금 동기화를 누르면 즉시 읽습니다. 카드에는 마지막 동기화와 앞으로 예정된 가져온 차단 건수, 또는 링크를 읽지 못한 경우 오류가 표시됩니다.
• 각 채널은 자체 일정에 따라(보통 몇 시간마다) Ringhum의 내보내기 주소를 읽습니다. 전화로 받은 예약이 그곳에서 차단으로 표시되기까지 시간이 걸릴 수 있습니다.
• 대부분의 채널은 캘린더당 하나의 객실을 등록하므로, 가져온 예약 하나가 해당 객실 유형의 객실 한 개를 차단합니다. 여러 개의 객실이 있는 객실 유형은 숙소별로 여러 개의 가져오기 캘린더를 가질 수 있습니다.

가져온 차단은 해당 채널에서 관리됩니다. 그곳에서 예약이 삭제되면 다음 동기화 시점에 Ringhum에서도 차단이 사라집니다. 이 경우 Ringhum에서 투숙객 메시지나 팀 알림은 전송되지 않습니다.

중요: 주소 재생성을 누르면 새로운 내보내기 주소가 만들어집니다. 기존 주소는 어디에 붙여넣었든 더 이상 작동하지 않으므로, 각 채널에 새 주소를 다시 붙여넣어야 합니다.

문제 해결

어시스턴트가 객실이 다 찼다고 하는데 비어 있어 보입니다. 해당 날짜에 가져온 차단이 있는지 예약에서 확인하고, 이 객실의 수가 정확한지 확인하세요.

가져온 캘린더에 오류가 표시됩니다. 해당 채널에서 내보내기 링크를 다시 복사하여 객실 유형에서 교체하세요. 링크는 반드시 https://로 시작하는 전체 주소여야 합니다.

투숙객이 확정 메시지를 받지 못했습니다. 예약에 이메일 주소가 있거나, 워크스페이스가 문자를 보낼 수 있는 전화번호가 있어야 합니다.