Pokoje, rezerwacje i synchronizacja kalendarza

Jeśli prowadzisz hotel, pensjonat lub wynajem wakacyjny, Twój asystent może przyjmować rezerwacje pokoi. Sprawdza, które typy pokoi są wolne w terminie dzwoniącego, podaje cenę na podstawie Twoich cenników, zbiera dane gościa i rezerwuje pobyt. Synchronizacja kalendarza z Booking.com, Airbnb i VRBO zapobiega sprzedaniu tych samych nocy dwa razy.

Rezerwacje działają w każdym planie.

Zanim zaczniesz

Strony Rezerwacje i Pokoje i ceny znajdują się w części Bieżąca działalność paska bocznego. Pokazują się domyślnie, gdy Branża w Firma → Profil jest ustawiona na Hotel / hotelarstwo, oraz dla każdej przestrzeni roboczej, która ma już typy pokoi. Jeśli ich nie widzisz, kliknij Uporządkuj to menu obok Bieżąca działalność i je włącz.

Krok 1: Dodaj swoje typy pokoi

Otwórz Pokoje i ceny i kliknij Dodaj typ pokoju. Typ pokoju to rodzaj pokoju, który wynajmujesz, na przykład „Pokój dwuosobowy z widokiem na morze”. Wypełnij:

• Nazwę i opcjonalnie Kategorię.
• Cenę za noc.
• Ile jest takich pokoi: ile identycznych jednostek można zarezerwować jednocześnie.
• Dorośli i Dzieci: ilu gości mieści jedna jednostka. Dzieci liczą się dodatkowo do dorosłych.
• Udogodnienia (oddzielone przecinkami) i Opis. Asystent odczytuje je na zapytanie, na przykład „czy jest wanna?”.
• Można zarezerwować. Zamknięte typy pokoi nie są proponowane dzwoniącym.

Aby naliczać więcej w wysokim sezonie lub w święta, kliknij Dodaj cenę w sekcji Ceny sezonowe i wpisz zakres dat oraz cenę za noc. Każda noc pobytu jest wyceniana osobno, więc pobyt wchodzący w wysoki sezon jest wyceniony poprawnie. Bez cen sezonowych cena za noc obowiązuje przez cały rok.

Krok 2: Ustaw swój regulamin

Na karcie Ustawienia hotelu:

Kliknij Zapisz ustawienia.

Krok 3: Włącz rezerwacje dla asystenta

1. Otwórz Asystenci, wybierz asystenta, a następnie kartę Umiejętności.
2. Włącz Przyjmuj rezerwacje pokoi i zapisz.

Karta potwierdza wtedy, dla ilu typów pokoi asystent przyjmuje rezerwacje.

Jak asystent rezerwuje pobyt

1. Pyta o daty zameldowania i wymeldowania (lub datę przyjazdu i liczbę nocy) oraz liczbę dorosłych i dzieci.
2. Sprawdza, które typy pokoi są wolne i wystarczająco duże, i proponuje je z ceną za noc i sumą.
3. Gdy dzwoniący wybierze pokój, odczytuje podsumowanie na głos, pyta o imię i nazwisko gościa oraz, jeśli chce potwierdzenie e-mailem, o jego adres e-mail.
4. Rezerwuje pobyt dopiero po tym, jak dzwoniący powie „tak”, a następnie podaje numer rezerwacji i godzinę zameldowania.

Typ pokoju jest wolny, gdy mniej jednostek jest zarezerwowanych na dowolną z tych nocy niż wartość Ile jest takich pokoi. Liczą się rezerwacje zgłoszone, potwierdzone i zameldowane, w tym noce zablokowane przez Twoje inne kanały rezerwacji.

Gość otrzymuje potwierdzenie e-mailem, jeśli je podał, oraz SMS-em, jeśli Twoja przestrzeń robocza może wysyłać mu wiadomości tekstowe. Przy wyłączonym automatycznym potwierdzaniu SMS mówi, że rezerwacja została przyjęta i wkrótce zostanie potwierdzona. Gość otrzymuje drugą wiadomość, gdy ją potwierdzisz.

Dzwoniący mogą też zapytać o pobyt, który zarezerwowali. Asystent znajduje własne rezerwacje dzwoniącego na podstawie numeru, z którego dzwoni, i może odwołać jedną z nich przed zameldowaniem. Wtedy wspomina o Twojej polityce anulowania.

Strona Rezerwacje

Rezerwacje pokazują u góry Przyjazdy dzisiaj i Wyjazdy dzisiaj, a następnie nadchodzące pobyty. Filtruj według statusu albo szukaj według numeru rezerwacji, gościa lub telefonu. Eksportuj CSV pobiera listę.

Otwórz rezerwację, aby przeprowadzić ją przez jej statusy: Potwierdź, Zameldowanie, Wymeldowanie, Nieobecność lub Anuluj rezerwację. Powód podany przy anulowaniu jest wysyłany do gościa.

Aby dodać pobyt ręcznie, kliknij Nowa rezerwacja, wybierz daty i gości, a następnie kliknij Sprawdź dostępność. Sprawdzenie uwzględnia też blokady z Booking.com i Airbnb. Ceny pochodzą z typu pokoju i jego cen sezonowych. Rezerwacje dodane ręcznie pomijają minimalny i maksymalny pobyt.

Członkowie zespołu z włączoną opcją Rezerwacje w Ustawienia → Powiadomienia są informowani o nowych i odwołanych rezerwacjach.

Synchronizacja kalendarza z Booking.com, Airbnb i VRBO

Synchronizacja kalendarza działa za pomocą linków iCal w obu kierunkach. Wymieniane są tylko zablokowane daty. Ceny, imiona gości i inne dane nie są wymieniane, a to nie jest bezpośrednie połączenie z tymi serwisami.

Każdy typ pokoju ma własny kalendarz na karcie Synchronizacja kalendarza w Pokoje i ceny:

• Adres eksportu: link do nocy zarezerwowanych w Ringhum. Wklejasz go w Booking.com, Airbnb lub VRBO, aby zablokowały te noce. Goście na tych platformach widzą jedynie „Zarezerwowano przez Ringhum”, nigdy imion i nazwisk.
• Zaimportowane kalendarze: linki eksportu z tych serwisów. Ich rezerwacje blokują wtedy pokój w Ringhum i pojawiają się na stronie Rezerwacje jako zaimportowane blokady.

Połącz kanał

1. W Ringhum otwórz Pokoje i ceny → Synchronizacja kalendarza i kliknij Kopiuj obok Adresu eksportu typu pokoju.
2. W kanale otwórz ustawienia synchronizacji kalendarza odpowiedniej oferty lub pokoju i dodaj nowy zaimportowany kalendarz z tym adresem:
   • Booking.com: w Extranecie przejdź do Ceny i dostępność → Synchronizuj kalendarze.
   • Airbnb: otwórz ustawienia Dostępność oferty i poszukaj Połącz kalendarze (lub Synchronizuj kalendarze).
   • VRBO: otwórz kalendarz oferty i poszukaj ustawień importu i eksportu kalendarza.
3. Na tej samej stronie kanału skopiuj własny link eksportu tego kanału.
4. Z powrotem w Ringhum kliknij Edytuj przy typie pokoju, kliknij Dodaj kalendarz w sekcji Importuj kalendarze, nadaj mu Etykietę, taką jak „Airbnb”, i wklej link.
5. Kliknij Zapisz, a następnie Synchronizuj teraz, aby odczytać go od razu.

Uwaga: Nazwy menu w kanałach czasem się zmieniają. Jeśli ich nie znajdujesz, przeszukaj ich strony pomocy pod hasłem „synchronizuj kalendarze” lub „iCal”.

Jak często się aktualizuje

• Ringhum odczytuje zaimportowane kalendarze co godzinę. Synchronizuj teraz odczytuje je natychmiast. Karta pokazuje Ostatnia synchronizacja oraz ile zaimportowanych blokad jest przed Tobą, albo błąd, jeśli link nie mógł zostać odczytany.
• Kanały odczytują adres eksportu Ringhum według własnego harmonogramu, zwykle co kilka godzin. Pobyt zarezerwowany telefonicznie może pojawić się tam jako zablokowany dopiero po pewnym czasie.
• Większość kanałów przypisuje jedną jednostkę na kalendarz, więc każda zaimportowana rezerwacja blokuje jedną jednostkę danego typu pokoju. Typ pokoju z kilkoma jednostkami może mieć kilka zaimportowanych kalendarzy, po jednym na ofertę.

Zaimportowane blokady są zarządzane w kanale. Gdy rezerwacja zostaje tam usunięta, blokada znika z Ringhum przy kolejnej synchronizacji. Nie wysyłają wiadomości do gości ani powiadomień zespołu z Ringhum.

Ważne: Wygeneruj adres ponownie tworzy nowy adres eksportu. Stary przestaje działać wszędzie tam, gdzie został wklejony, więc wklej nowy ponownie w każdym kanale.

Rozwiązywanie problemów

Asystent mówi, że pokój jest pełny, ale wygląda na wolny. Sprawdź Rezerwacje pod kątem zaimportowanych blokad w tych nocach oraz upewnij się, że Ile jest takich pokoi jest poprawne.

Zaimportowany kalendarz pokazuje błąd. Skopiuj ponownie link eksportu z kanału i zastąp go w typie pokoju. Link musi być pełnym adresem https://.

Gość nie otrzymał potwierdzenia. Rezerwacja wymaga adresu e-mail lub numeru telefonu, na który Twoja przestrzeń robocza może wysyłać SMS-y.