Kalendarze i zajęte terminy

Gdy asystent proponuje terminy wizyt, korzysta z Twoich godzin otwarcia i zasad rezerwacji, wizyt już zapisanych w Ringhum oraz zajętych terminów z każdego połączonego kalendarza. Połączenie kalendarza, z którego już korzystasz, zapobiega temu, by asystent umówił wizytę na czas wizyty u dentysty, spotkania lub rezerwacji zrobionej gdzie indziej. Niektóre kalendarze są tylko odczytywane. Google Calendar może też otrzymywać rezerwacje zrobione przez asystenta.

Które kalendarze możesz połączyć

Google Calendar łączy się poprzez zalogowanie do Twojego konta Google. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling i Square Appointments łączą się za pomocą klucza API lub tokenu dostępu z danej usługi. Okno połączenia pokazuje, gdzie go znaleźć. Zobacz Łączenie aplikacji.

Jak działają zajęte terminy

• Zajęte terminy blokują całą przestrzeń roboczą. Zajęty blok w połączonym kalendarzu usuwa ten czas dla każdego członka personelu i każdej usługi.
• Ringhum odczytuje Twój kalendarz, gdy asystent lub klient na Twojej stronie rezerwacji szuka wolnych terminów. Nie kopiuje Twoich wydarzeń do Ringhum.
• Zajęte terminy są przechowywane przez około dwie minuty. Dodanie wydarzenia do kalendarza może potrwać do dwóch minut, zanim zablokuje asystenta.
• Dla Google Calendar Ringhum odczytuje główny kalendarz konta Google, do którego się zalogowałeś.
• Dla Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling i Square Appointments za zajęte liczą się rezerwacje w danej usłudze. Odwołane rezerwacje nie.

Twoje własne zasady rezerwacji nadal obowiązują dodatkowo: godziny otwarcia, święta, odstępy, wyprzedzenie oraz jak daleko naprzód klienci mogą rezerwować. Zobacz Zasady dostępności.

Dwukierunkowa synchronizacja z Google Calendar

Gdy łączysz Google Calendar, dzieją się dwie rzeczy:

1. Zajęte terminy w Twoim kalendarzu Google blokują dostępność asystenta.
2. Każda wizyta umówiona w Ringhum, czy to przez asystenta, Twój zespół, stronę rezerwacji czy API, jest dodawana do Twojego kalendarza Google. Wydarzenie pokazuje usługę, imię i nazwisko klienta oraz numer telefonu i adres e-mail, jeśli zostały podane. Przełożona wizyta przesuwa wydarzenie. Odwołana wizyta je usuwa.

Karta Google Calendar pokazuje połączone konto oraz to, czy „rezerwacje są do niego zapisywane”, czy jest „tylko do odczytu”.

Zatrzymaj zapisywanie rezerwacji do Google Calendar

Jeśli chcesz, aby Google Calendar tylko blokował terminy, ale nie odbierał rezerwacji:

1. Otwórz Integracje i znajdź kartę Google Calendar.
2. Kliknij Przestań zapisywać rezerwacje.

Karta pokazuje teraz tylko do odczytu. Twoje zajęte terminy nadal blokują asystenta. Aby ponownie zacząć zapisywać, kliknij Zapisuj rezerwacje. Rezerwacje zrobione, gdy zapisywanie było wyłączone, nie są dodawane później.

Uwaga: Wstrzymanie Google Calendar zatrzymuje obie strony. Podczas wstrzymania jego zajęte terminy również nie blokują asystenta.

Kanał kalendarza (ICS)

Karta Kanał kalendarza (ICS) daje Ci prywatny link do Twoich wizyt w Ringhum. Zasubskrybuj go w Apple Calendar, Outlooku, Google Calendar lub dowolnej aplikacji kalendarza, która akceptuje adres URL kalendarza. Wtedy zobaczysz swoje rezerwacje obok innych wydarzeń.

1. Na karcie Kanał kalendarza (ICS) kliknij Kopiuj link.
2. W swojej aplikacji kalendarza dodaj kalendarz przez URL (często nazywane „subskrybuj” lub „z adresu URL”) i wklej link.

Kanał zawiera wizyty z ostatnich 60 dni oraz wszystkie przyszłe. To Twoja aplikacja kalendarza decyduje, jak często się odświeża, więc zmiany mogą tam pojawić się z opóźnieniem. Kanał działa jednokierunkowo: wydarzenia w Twoim kalendarzu nie blokują asystenta.

Ważne: Każdy, kto ma ten link, może zobaczyć Twoje wizyty. Jeśli został udostępniony przez pomyłkę, kliknij Wygeneruj ponownie. Stary link przestaje działać, a każdy kalendarz z niego korzystający trzeba zasubskrybować ponownie z nowym linkiem.

Hotele: Booking.com, Airbnb i Vrbo

Kalendarze pokoi nie są łączone tutaj. Konfiguruje się je dla każdego pokoju osobno w Pokoje i ceny, za pomocą linków kalendarza w obu kierunkach. Zaimportowane kalendarze są odczytywane mniej więcej raz na godzinę, a Ty możesz kliknąć Synchronizuj teraz przy pokoju, aby odczytać je od razu. Zobacz Pokoje, rezerwacje i synchronizacja kalendarza.

Rozwiązywanie problemów

Asystent zaproponował termin, który jest zajęty w moim kalendarzu. Sprawdź, czy karta kalendarza pokazuje Połączono, a nie Błąd lub Wstrzymano. Jeśli dodałeś wydarzenie w ciągu ostatnich kilku minut, poczekaj i spróbuj ponownie. W przypadku Google Calendar upewnij się, że wydarzenie znajduje się w głównym kalendarzu połączonego konta i nie jest oznaczone jako wolne.

Otrzymałem e-mail informujący, że Google Calendar jest rozłączony. Połączenie z Google wygasło lub zostało usunięte. Dopóki nie połączysz się ponownie, jego zajęte terminy nie są odczytywane, a rezerwacje mogą pokrywać się z Twoimi wydarzeniami w Google. Kliknij Połącz ponownie na karcie Google Calendar i zaloguj się ponownie. Ten e-mail jest wysyłany do właściciela przestrzeni roboczej maksymalnie raz dziennie.

Rezerwacje nie pojawiają się w Google Calendar. Sprawdź, czy karta mówi, że rezerwacje są do niego zapisywane, a nie tylko do odczytu. Jeśli karta pokazuje Błąd, kliknij Połącz ponownie.

Nie mogę połączyć Google Calendar ani Calendly. Oba są częścią planów Team i Scale. W innych planach użyj kanału kalendarza, Cal.com, Acuity Scheduling lub Square Appointments. Zobacz Zmiana planów.