Jak obliczana jest dostępność

Gdy dzwoniący prosi o wizytę albo klient otwiera Twoją stronę rezerwacji, Ringhum na bieżąco wylicza wolne terminy. Twój asystent i strona rezerwacji korzystają z tych samych obliczeń, więc nigdy się nie rozmijają. Ten artykuł wyjaśnia każdą zasadę, gdzie ją ustawiasz i jak się ze sobą łączą.

Wszystkie godziny używają strefy czasowej Twojej przestrzeni roboczej, którą ustawiasz w Ustawienia → Przestrzeń robocza → Strefa czasowa przestrzeni roboczej.

Gdzie znaleźć ustawienia

Większość zasad znajduje się w Firma → Godziny i rezerwacje. Po każdej zmianie kliknij Zapisz godziny i zasady.

Zasady krok po kroku

Dla każdego dnia Ringhum stosuje te sprawdzenia po kolei:

1. Zamknięcia. Jeśli data znajduje się w sekcji Święta i dni zamknięcia, cały dzień jest zamknięty.
2. Godziny otwarcia. Jedyne terminy, które można zarezerwować, to przedziały czasowe danego dnia. Dzień bez przedziału jest zamknięty. Dodaj drugi przedział na przerwę obiadową, na przykład 9:00–12:00 i 13:00–17:00.
3. Ten sam dzień. Jeśli Zezwól na rezerwacje tego samego dnia jest wyłączone, dzisiaj nie oferuje żadnych terminów.
4. Horyzont rezerwacji. Dni bardziej odległe niż Rezerwacja z wyprzedzeniem do (dni) nie oferują żadnych terminów.
5. Minimalne wyprzedzenie. Terminy zaczynające się wcześniej niż Minimalne wyprzedzenie (godziny) od teraz są pomijane.
6. Potencjalne terminy. Godziny rozpoczęcia są rozkładane od początku każdego przedziału, w odstępach równych Długości slotu. Godzina rozpoczęcia jest zachowywana tylko wtedy, gdy cała wizyta, uwzględniając Czas trwania usługi, kończy się przed zamknięciem tego przedziału.
7. Istniejące wizyty. Zaplanowane i potwierdzone wizyty blokują swój czas, poszerzony o Odstęp między wizytami (min) z obu stron. Wizyty odwołane, zakończone i oznaczone jako nieobecność niczego nie blokują.
8. Połączone kalendarze. Zajęte terminy z kalendarzy połączonych w sekcji Integracje również blokują czas. Zobacz Kalendarze i zajęte terminy.

Wszystko, co pozostanie, jest oferowane. Podczas rozmowy asystent proponuje kilka z tych terminów naraz. Na stronie rezerwacji klienci widzą wszystkie terminy dla wybranego dnia.

Uwaga: Długość slotu i czas trwania to dwie różne rzeczy. Długość slotu to odstęp między możliwymi godzinami rozpoczęcia. Czas trwania to długość samej wizyty. Usługa trwająca 45 minut przy długości slotu 30 minut może zacząć się o 9:00, 9:30, 10:00 i tak dalej.

Członkowie personelu

Gdy klient prosi o konkretną osobę:

• Tylko wizyty tej osoby blokują jej terminy. Wizyty innych osób ich nie blokują.
• Zajęte terminy z połączonych kalendarzy nadal blokują wszystkich, ponieważ dotyczą całej przestrzeni roboczej.
• Jeśli dana osoba ma własne godziny pracy, zastępują one Twoje godziny otwarcia przy jej rezerwacjach. Godziny pracy dla poszczególnych osób można obecnie ustawić wyłącznie przez API. Bez nich obowiązują Twoje godziny otwarcia.

Gdy klient nie wybiera nikogo konkretnego (Ktokolwiek dostępny na stronie rezerwacji), każda aktywna wizyta w przestrzeni roboczej blokuje ten czas, niezależnie z kim jest.

Ważne: Przy opcji Ktokolwiek dostępny Twoja firma może mieć tylko jedną wizytę na raz. Jeśli kilka osób przyjmuje wizyty równolegle, poproś klientów o wybór konkretnej osoby i upewnij się, że każda z nich znajduje się w Firma → Katalog zespołu.

Przykład obliczeń

Załóżmy, że masz następujące ustawienia:

• Godziny otwarcia we wtorek: 9:00–12:00 i 13:00–17:00
• Długość slotu: 30 min
• Odstęp między wizytami (min): 15
• Minimalne wyprzedzenie (godziny): 2
• Usługa trwa 45 minut
• Jedna wizyta jest już zarezerwowana od 10:00 do 10:45

Istniejąca wizyta blokuje przedział od 9:45 do 11:00 po dodaniu 15-minutowego odstępu z obu stron. Dla 45-minutowej wizyty wtorek oferuje:

Jeśli klient pyta o 8:30 w ten wtorek, 2-godzinne minimalne wyprzedzenie usuwa też 9:00, ponieważ zaczyna się przed 10:30.

Rezerwacje pomijające zasady

• Wizyty dodane ręcznie. Wizyty → Nowa wizyta umawia wpisany przez Ciebie termin bez sprawdzania dostępności, więc możesz celowo zarezerwować więcej niż jest to możliwe. Klient nadal otrzymuje potwierdzenie.
• Przełożenie wizyty. Opcja Przełóż przy wizycie sprawdza, czy nowy termin jest wolny i mieści się w godzinach otwarcia. Jeśli nie, zobaczysz komunikat „Ten termin jest niedostępny”.

Rozwiązywanie problemów

Asystent mówi, że nie ma wolnych terminów, ale kalendarz wygląda na pusty. Sprawdź po kolei: czy dzień nie jest w sekcji Święta i dni zamknięcia, czy dzień ma godziny otwarcia, czy data mieści się w Rezerwacja z wyprzedzeniem do (dni) oraz czy termin jest po upływie Minimalnego wyprzedzenia (godziny). Następnie sprawdź połączone kalendarze pod kątem zajętych wydarzeń tego dnia.

Dzień zamknięcia ustawiony w zeszłym roku nie zamyka tego dnia w tym roku. Dzień zamknięcia dotyczy jednej konkretnej daty. Coroczne święta trzeba dodawać ponownie co roku.

Długa usługa nigdy nie pokazuje żadnych terminów. Cała usługa musi zmieścić się w jednym przedziale otwarcia. 120-minutowej usługi nie można zarezerwować w przedziale 9:00–10:30, a usługa nie może przebiegać przez przerwę obiadową.

Dwóch klientów zostało umówionych na tę samą godzinę. Dzieje się tak, gdy jedna rezerwacja ma przypisanego członka personelu, a druga nie, albo gdy ktoś został dodany ręcznie w sekcji Wizyty. Zobacz sekcję o personelu powyżej.