Potwierdzenia, przypomnienia i zmiany

Każda wizyta w Ringhum automatycznie wysyła wiadomości. Nie ma znaczenia, czy asystent umówił ją podczas rozmowy telefonicznej lub czatu, czy klient umówił ją na Twojej stronie rezerwacji, czy dodałeś ją ręcznie. Klient od razu otrzymuje potwierdzenie oraz przypomnienie dzień wcześniej. Jest informowany, gdy wizyta zostaje przełożona lub odwołana. Twój zespół również jest na bieżąco informowany.

Jak wiadomości docierają do klienta

Każda wiadomość do klienta może zostać wysłana na dwa sposoby:

• E-mailem, gdy wizyta ma podany adres e-mail klienta. E-maile z potwierdzeniem, zmianą terminu i przypomnieniem zawierają plik kalendarza (appointment.ics), który jednym dotknięciem dodaje wizytę do kalendarza klienta.
• SMS-em, gdy Twoja przestrzeń robocza może wysyłać SMS-y do klienta. Jeśli klient napisał na Twój numer WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin, wiadomość zostaje wysłana przez WhatsApp. W przeciwnym razie zostaje wysłana SMS-em z numeru zatwierdzonego do wysyłania wiadomości tekstowych.

Gdy oba sposoby są możliwe, klient otrzymuje obie wiadomości. Gdy żaden nie jest możliwy, żadna wiadomość nie zostaje wysłana, a wizyta i tak jest umówiona.

Wysyłanie SMS-ów jest częścią planów Solo, Team i Scale i wymaga numeru zatwierdzonego do wysyłania wiadomości tekstowych. Zobacz Wiadomości tekstowe (SMS). W planie Starter klienci otrzymują e-maile oraz wiadomości WhatsApp, jeśli niedawno napisali tam do Ciebie.

Wskazówka: Poproś o adres e-mail. Asystent pyta o niego przy umawianiu wizyty i odczytuje go na głos, a e-mail z potwierdzeniem to jedyna wiadomość zawierająca plik kalendarza.

Co otrzymuje klient

Wiadomości z potwierdzeniem, zmianą terminu i przypomnieniem mówią klientowi, aby odpowiedział lub zadzwonił, jeśli chce coś zmienić. E-maile pokazują Co, Kiedy (ze strefą czasową), Z kim (członek zespołu, jeśli dotyczy) oraz Gdzie. Gdzie to adres miejsca wizyty lub adres Twojej firmy z Firma → Profil. Jeśli masz publiczny numer telefonu w profilu, e-mail informuje, że zmiany można zgłosić telefonicznie pod tym numerem. Jeśli Twoja strona rezerwacji jest włączona, e-mail zawiera również przycisk Umów inny termin.

E-maile zawierają nazwę Twojej firmy. W planach z brandingiem e-maili zawierają również Twoje logo, kolory i treści. Zobacz Branding e-maili.

Przypomnienia

Przypomnienia są wysyłane automatycznie około 24 godziny przed rozpoczęciem wizyty. Nie trzeba niczego włączać. Ringhum sprawdza co 30 minut wizyty rozpoczynające się za 23 do 25 godzin od teraz.

• Każda wizyta otrzymuje jedno przypomnienie.
• Przełożenie wizyty resetuje jej przypomnienie, dzięki czemu klient zostaje przypomniany o nowym terminie.
• Przypomnienia dotyczą tylko wizyt zaplanowanych i potwierdzonych. Odwołane nie otrzymują przypomnień.
• Wizyta umówiona z wyprzedzeniem mniejszym niż około 23 godziny nie otrzymuje przypomnienia, ponieważ jego termin już minął. Zajmuje się tym potwierdzenie.

Szczegóły wizyty w sekcji Wizyty pokazują Powiadomiono z godziną potwierdzenia oraz „wysłano przypomnienie”, gdy przypomnienie zostało już wysłane.

Zmiana i odwoływanie

Z panelu. Otwórz wizytę w sekcji Wizyty:

1. Aby ją przełożyć, wybierz nową datę i godzinę w sekcji Przełóż i kliknij Przenieś. Możesz też kliknąć jeden z sugerowanych wolnych terminów. Klient otrzymuje wiadomość o przełożeniu.
2. Aby ją odwołać, kliknij Anuluj i potwierdź. Klient otrzymuje wiadomość o odwołaniu.
3. Oznacz jako potwierdzone, Zakończone i Nieobecność zmieniają jedynie status. Nie wysyłają niczego do klienta.

Uwaga: Gdy odwołujesz wizytę z panelu, powód wysłany do klienta to „Odwołane przez” wraz z Twoim imieniem i nazwiskiem.

Przez klienta. Klienci zmieniają rezerwacje, dzwoniąc lub pisząc do Ciebie. Gdy opcja Umawiaj wizyty jest włączona dla asystenta, może on znaleźć nadchodzące wizyty dzwoniącego na podstawie numeru, z którego dzwoni lub pisze, i je przełożyć lub odwołać. Wysyłane są te same wiadomości, co gdy robisz to samodzielnie.

Co otrzymuje Twój zespół

Każdy członek zespołu, który ma włączoną opcję Wizyty w sekcji Ustawienia → Powiadomienia, otrzymuje e-mail i powiadomienie w aplikacji, gdy wizyta zostaje umówiona, przełożona lub odwołana. Powiadomienie prowadzi do wizyty.

Te same zdarzenia są również:

• wysyłane do Twoich webhooków jako appointment.booked, appointment.rescheduled i appointment.cancelled,
• wysyłane do połączonych aplikacji, które odbierają zdarzenia wizyt,
• zapisywane w połączonych kalendarzach akceptujących rezerwacje, na przykład w Google Calendar.

Aby zobaczyć wszystkie wizyty we własnej aplikacji kalendarza, użyj Wizyty → Kanał kalendarza i subskrybuj link z Google, Apple lub Outlook. Każda wizyta ma też link Pobierz .ics.

Najczęstsze pytania

Klient nie otrzymał SMS-a. Sprawdź, czy wizyta ma podany numer telefonu i czy Twoja przestrzeń robocza ma numer zatwierdzony do wysyłania wiadomości tekstowych, lub czy klient napisał do Ciebie na WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin. Klient, który odpowiedział STOP, nie otrzymuje już wiadomości tekstowych.

Klient nie otrzymał e-maila. Wizyta musi mieć podany adres e-mail. Możesz go zobaczyć w szczegółach wizyty. Poproś klienta o sprawdzenie folderu spam.

Czy mogę wyłączyć przypomnienia lub zmienić moment ich wysyłki? Nie. Przypomnienia zawsze są wysyłane około 24 godziny wcześniej, tymi samymi kanałami co potwierdzenie.

Czy testowe połączenia wysyłają potwierdzenia? Rezerwacje dokonane podczas testowego połączenia podlegają tym samym zasadom co prawdziwe, więc podczas testów używaj własnego numeru telefonu i adresu e-mail.