Godziny pracy i zachowanie poza godzinami pracy

Twój asystent może odpowiadać przez całą dobę. Godziny pracy pozwalają Ci zdecydować, co dzieje się, gdy jesteś zamknięty: asystent nadal odpowiada albo dzwoniący słyszą krótkie powitanie i zostawiają wiadomość głosową. Ten artykuł wyjaśnia obie opcje oraz pozostałe ustawienia informujące asystenta, kiedy jesteś otwarty.

Dwa miejsca opisujące Twoje godziny

Ringhum przechowuje dwa powiązane ustawienia. Warto wiedzieć, za co odpowiada każde z nich.

Oba korzystają ze strefy czasowej Twojej przestrzeni roboczej. Sprawdź ją w Ustawienia → Przestrzeń robocza → Strefa czasowa przestrzeni roboczej.

Ważne: Dbaj o spójność obu ustawień. Jeśli Twoje godziny otwarcia na stronie Firma mówią, że zamykasz się o 18:00, ustaw godziny pracy asystenta na zamknięcie również o 18:00.

Ustaw godziny otwarcia

1. Przejdź do Firma i otwórz kartę Godziny i rezerwacje.
2. W sekcji Godziny otwarcia ustaw godziny dla każdego dnia. Użyj + Dodaj godziny, aby dodać drugi przedział, na przykład na przerwę obiadową. Oznacz dzień jako Zamknięte, jeśli nie jesteś wtedy otwarty.
3. Kopiuj poniedziałek na wt–pt oszczędza czas, gdy dni robocze są takie same.
4. W sekcji Święta i dni zamknięcia kliknij + Dodaj zamknięcie dla każdego dnia, w którym jesteś zamknięty. Asystent informuje dzwoniących, że jesteś zamknięty, i nie umawia wizyt w te dni.
5. Kliknij Zapisz godziny i zasady.

Te godziny są częścią informacji o firmie, które otrzymuje asystent, gdy włączona jest opcja Użyj profilu firmy. Asystent zna też dzisiejszą datę i bieżącą godzinę w miejscu, gdzie znajduje się Twoja firma, więc może powiedzieć dzwoniącemu, czy jesteś teraz otwarty.

Włącz godziny pracy dla asystenta

1. Otwórz Asystenci, kliknij asystenta i przejdź do karty Zachowanie.
2. W karcie Godziny pracy włącz Użyj godzin pracy. Gdy ta opcja jest wyłączona, asystent zachowuje się tak samo przez całą dobę.
3. Ustaw Otwiera i Zamyka.
4. W sekcji Dni wybierz dni, w które jesteś otwarty. Domyślnie zaznaczone są dni od poniedziałku do piątku.
5. Wybierz, co się dzieje w sekcji Poza godzinami pracy.
6. Kliknij Zapisz zmiany.

Asystent używa jednej godziny otwarcia i jednej godziny zamknięcia dla wszystkich wybranych dni. Dzień, który nie jest zaznaczony, liczy się jako zamknięty przez cały dzień.

Poza godzinami pracy: dwie opcje

Asystent nadal odpowiada (z komunikatem poza godzinami pracy)

Połączenia są odbierane przez asystenta jak zwykle. Może nadal odpowiadać na pytania, przyjmować wiadomości i umawiać wizyty na czas, gdy jesteś otwarty, korzystając z Twoich godzin otwarcia ze strony Firma.

Odtwórz powitanie i nagraj wiadomość głosową

Asystent nie odpowiada. Dzwoniący słyszy Twoje Powitanie poczty głosowej i może zostawić wiadomość po sygnale. Jeśli zostawisz powitanie puste, dzwoniący usłyszą: „Dziękujemy za telefon do [nazwa Twojej firmy]. Jesteśmy teraz zamknięci. Zostaw imię, numer i krótką wiadomość po sygnale, a oddzwonimy”.

Wiadomość głosowa może trwać do 3 minut. Może być krótsza, gdy Twojej przestrzeni roboczej brakuje minut i środków. Każda wiadomość głosowa trafia do Odebrane wraz z nagraniem i transkrypcją, więc Twój zespół może jej odsłuchać i oddzwonić. Członkowie zespołu, którzy mają włączoną opcję Nowe wiadomości głosowe w Ustawienia → Powiadomienia, otrzymują powiadomienie.

Komunikat poza godzinami pracy

Gdy korzystasz z godzin pracy, możesz napisać Komunikat poza godzinami pracy, do 500 znaków, na przykład: „Dziękujemy za telefon. Jesteśmy teraz zamknięci, ale mogę przyjąć wiadomość lub umówić Cię na jutro”.

Ten komunikat jest używany przez Twój widżet na stronie internetowej. Gdy połączenia głosowe w widżecie są zamknięte, odwiedzający widzą ten komunikat pod przyciskiem Obecnie zamknięte. Jeśli zostawisz go pustym, zobaczą „Jesteśmy teraz zamknięci. Spróbuj ponownie w godzinach pracy”.

Uwaga: Podczas rozmów telefonicznych asystent bierze swoje godziny otwarcia z Firma → Godziny i rezerwacje. Aby ukształtować to, co mówi o byciu zamkniętym podczas rozmów, dodaj linijkę do swoich instrukcji, na przykład: „Gdy jesteśmy zamknięci, powiedz to, a następnie zaproponuj przyjęcie wiadomości lub umówienie terminu, gdy jesteśmy otwarci”.

Widżet na stronie poza godzinami pracy

Połączenia głosowe w widżecie podążają za godzinami pracy asystenta:

Połączenia głosowe w widżecie są też zamknięte zawsze, gdy status asystenta nie jest Aktywny. Czat w widżecie nie podlega godzinom pracy. Zobacz Widżet na stronie internetowej.

Najczęstsze pytania

Asystent mówi, że jesteśmy zamknięci, gdy jesteśmy otwarci. Sprawdź strefę czasową przestrzeni roboczej w Ustawienia → Przestrzeń robocza, następnie godziny otwarcia i zamknięcia w Firma → Godziny i rezerwacje, a na koniec własne godziny pracy asystenta na karcie Zachowanie.

Czy mogę zamknąć się na przerwę obiadową? Na stronie Firma tak: dodaj drugi przedział za pomocą + Dodaj godziny. Własne godziny pracy asystenta mają jedną godzinę otwarcia i jedną godzinę zamknięcia na dzień.