Panel Odebrane: wiadomości, oddzwonienia i rozmowy

Odebrane to lista zadań Twojego zespołu dla wszystkiego, czego asystenci nie mogli zakończyć samodzielnie: wiadomości dla konkretnej osoby, prośby o oddzwonienie, wiadomości głosowe i leady z połączeń, a także rozmowy tekstowe, WhatsApp, Instagram, Messenger i czatu na stronie internetowej. Każdy element ma status, priorytet i właściciela, dzięki czemu nic się nie gubi i dwie osoby nie oddzwaniają do tego samego klienta.

Co trafia do panelu Odebrane

Elementy z połączeń są tworzone, gdy połączenie się kończy, z podsumowaniem połączenia jako tekstem. Asystent może też utworzyć wiadomość, oddzwonienie lub leada w trakcie połączenia, z priorytetem i terminem realizacji. Element utworzony po zakończeniu połączenia jest oznaczany jako wysoki priorytet, gdy dzwoniący wydawał się zdenerwowany.

Rozmowy: jeden element na zapytanie

SMS-y, wiadomości WhatsApp i czaty są grupowane. Dopóki zapytanie danej osoby jest wciąż otwarte, a ona napisała w ciągu ostatnich 24 godzin, każda nowa wiadomość kontynuuje ten sam element i przenosi go na górę listy. Gdy element ma status Gotowe albo minie dzień bez wiadomości, kolejna wiadomość tej osoby rozpoczyna nowy element.

Około dziesięć minut po ostatniej wiadomości Ringhum tworzy krótkie podsumowanie rozmowy. Pojawia się ono na górze elementu z jedną z tych etykiet:

Podsumowanie wymienia też dane, które podała dana osoba, takie jak imię, e-mail, telefon czy preferowany termin. Kliknij Pokaż rozmowę, aby przeczytać same wiadomości.

Przechodzenie przez listę

Otwórz Odebrane w pasku bocznym. Liczniki na górze pokazują elementy Otwarte, W toku i Wysoki priorytet. Elementy o wysokim priorytecie są zawsze wymienione jako pierwsze, potem najnowsze.

• Otwarte pokazuje wszystko, co jeszcze nie zostało zrobione. Moje pokazuje Twoje własne niezakończone elementy. Gotowe i Wszystkie pokazują resztę.
• Filtruj według typu przy pomocy Wszystkie typy oraz według osoby przy pomocy Dowolna osoba lub Nieprzypisane.
• Szukaj przeszukuje tytuły i tekst.
• Eksportuj CSV pobiera elementy pasujące do bieżących filtrów statusu i typu.

Lista odświeża się samodzielnie co minutę.

Przypisywanie, priorytetyzowanie i zamykanie

Kliknij element, aby otworzyć go po prawej stronie. Możesz wtedy:

1. Przypisać go: wybierz członka zespołu w rozwijanej liście Nieprzypisane. Otrzymuje powiadomienie i e-mail. Otwarty element przechodzi do W toku.
2. Zmienić priorytet: kliknij Oznacz jako wysoki albo Normalny priorytet, aby go obniżyć z powrotem.
3. Oddzwonić: kliknij Zadzwoń wraz z numerem, aby wybrać go ze swojego telefonu. Przy elementach połączeń Otwórz transkrypcję pokazuje całe połączenie.
4. Dodać notatkę: wpisz tekst w Dodaj notatkę… i kliknij Dodaj. Notatki są widoczne tylko dla Twojego zespołu.
5. Zakończyć: kliknij Gotowe. Aby przywrócić element, kliknij Otwórz ponownie. Możesz też kliknąć znacznik (Oznacz jako zrobione) obok elementu na liście.

Właściciele, administratorzy i członkowie mogą zarządzać elementami. Przeglądający mogą czytać panel Odebrane, ale nie mogą niczego zmieniać ani na nic odpowiadać.

Odpowiadanie na SMS-y, WhatsApp i czaty

Elementy rozmów mają pole Odpowiedz. Odpowiedź wychodzi kanałem, którego użyła dana osoba.

1. Otwórz element i wpisz tekst w polu odpowiedzi.
2. Kliknij Wyślij SMS, Wyślij przez WhatsApp lub Wyślij.

Element przechodzi do W toku. Aby zobaczyć pełną historię danej osoby, kliknij Otwórz całą rozmowę, co otwiera Wiadomości.

Warto wiedzieć:

• WhatsApp pozwala na swobodne odpowiedzi tylko w ciągu 24 godzin od ostatniej wiadomości danej osoby. Później musi najpierw napisać do Ciebie. Zobacz WhatsApp.
• Wiadomości tekstowe można wysyłać w planach Solo, Team i Scale. W planie Starter możesz odbierać SMS-y, ale nie odpowiadać SMS-em. Zobacz Wiadomości tekstowe.
• Odpowiedzi w czacie na stronie pojawiają się w czacie na Twojej stronie internetowej.
• Jeśli asystent odpowiedział tej samej osobie wiele razy w ciągu ostatniej godziny, wstrzymuje się, aby uniknąć pętli odpowiedzi. Element jest ustawiany jako wysoki priorytet i pokazuje ostrzeżenie. Odpowiedz samodzielnie; asystent znów zacznie odpowiadać po upływie godziny.

Rozwiązywanie problemów

„Odpowiedź nie wysłana: …” Wiadomość mówi dlaczego. Częste powody: wysyłanie SMS-ów nie jest częścią Twojego planu, osoba odpowiedziała STOP, żaden numer nie ma włączonych SMS-ów, brak środków na wiadomości ponad plan, albo czat na stronie już nie istnieje.

„Ta wiadomość nie ma numeru telefonu do odpowiedzi.” Ringhum nie wie, dokąd wysłać odpowiedź. Skontaktuj się z daną osobą w inny sposób.

Rozmowa jest oznaczona jako Gotowe, ale klient nadal potrzebuje pomocy. Kliknij Otwórz ponownie. Jeśli napisze ponownie, rozpoczyna się nowy element.

Przez pomyłkę usunąłem wiadomość głosową. Usunięcia elementu nie można cofnąć. W przypadku wiadomości głosowej nagranie również zostaje usunięte, także z samego połączenia.

Wskazówka: Wysyłaj elementy panelu Odebrane do Slacka, Microsoft Teams, systemu obsługi zgłoszeń lub narzędzia zadań, aby Twój zespół widział je tam, gdzie już pracuje. Zobacz Wybór, co jest wysyłane.