Przyjmowanie zamówień i sprawdzanie ich statusu

Twój asystent może przyjmować zamówienia na odbiór, dostawę lub na miejscu, podczas rozmów i w rozmowach tekstowych. Sprzedaje tylko to, co jest w Twoim menu, w Twoich cenach, i wycenia każde zamówienie z uwzględnieniem Twoich opłat i zasad, zanim klient je potwierdzi. Zamówienia trafiają na aktywną tablicę dla Twojej kuchni lub sklepu i mogą być wysyłane do Twojej kasy, sklepu internetowego lub drukarki paragonów. Dzwoniący mogą też zapytać, gdzie jest ich zamówienie.

Przyjmowanie zamówień działa w każdym planie.

Zanim zaczniesz

Strony zamówień to Zamówienia i Menu i produkty w części Bieżąca działalność paska bocznego. Pokazują się domyślnie, gdy Branża w Firma → Profil to Restauracja lub Handel detaliczny / e-commerce, oraz dla każdej przestrzeni roboczej, która ma już produkty lub zamówienia. Jeśli ich nie widzisz, kliknij Uporządkuj to menu obok Bieżąca działalność i je włącz.

Krok 1: Dodaj swoje menu

Otwórz Menu i produkty. Na karcie Produkty kliknij Dodaj produkt i wypełnij:

• Nazwę, Cenę, Kategorię i Opis. Asystent używa opisu, aby odpowiadać na pytania takie jak „czy to jest ostre?”.
• Opcje: grupy wyborów, takie jak rozmiary lub dodatki. Dla każdej grupy wybierz Wymagany wybór (dzwoniący musi coś wybrać) albo Możliwy wielokrotny wybór. Każdy wybór może mieć Dopłatę.
• SKU / kod POS, jeśli potrzebuje tego Twoja kasa.
• Dostępny. Wyprzedane produkty nie są proponowane dzwoniącym. Możesz też kliknąć odznakę produktu Dostępny lub Wyprzedany na liście, aby ją przełączyć.

Możesz też zaimportować swoje menu na karcie Import:

• Ze swojego sklepu lub systemu POS: połącz Square, Clover, HubRise, Shopify lub WooCommerce w Integracje, a następnie kliknij Importuj menu. Produkty, ceny, rozmiary i modyfikatory zostają przeniesione. Uruchom ponownie w dowolnym momencie, aby uwzględnić zmiany. Nic nie jest usuwane.
• Z arkusza kalkulacyjnego: prześlij plik CSV, którego pierwszy wiersz nazywa kolumny, zawierający co najmniej name i price. Opcjonalne kolumny to category, description, options i sku. Wiersze o tej samej nazwie i kategorii aktualizują istniejący produkt.

W kolumnie options * po nazwie grupy oznacza, że dzwoniący musi coś wybrać, + oznacza dowolną liczbę, a +2 po wyborze dodaje 2,00 do ceny. Na przykład: Size*: Small, Medium +2, Large +4; Extras+: Cheese +1.5, Olives +1.

Krok 2: Ustaw swoje zasady zamówień

Na karcie Odbiór i dostawa:

Kliknij Zapisz ustawienia.

Krok 3: Włącz przyjmowanie zamówień dla asystenta

1. Otwórz Asystenci, wybierz asystenta, a następnie kartę Umiejętności.
2. Włącz Przyjmuj zamówienia i zapisz.

Karta potwierdza wtedy, z ilu produktów asystent przyjmuje zamówienia, albo ostrzega, że Twoje menu jest puste.

Jak asystent przyjmuje zamówienie

1. Przyjmuje zamówienie pozycja po pozycji i pyta tylko o wymagane wybory, takie jak rozmiar, oraz o ilość.
2. Wycenia zamówienie na podstawie Twojego menu, opłat i minimów. Nigdy sam nie wylicza sum. Jeśli coś nie zgadza się, na przykład nieznana pozycja, brakujący rozmiar albo zamknięta kuchnia, wyjaśnia to z dzwoniącym.
3. Pyta o odbiór albo dostawę (tylko to, co oferujesz) i przy dostawie pobiera pełny adres.
4. Pyta o imię dzwoniącego. Numer, z którego dzwoni, jest zapisywany automatycznie.
5. Odczytuje zamówienie i sumę na głos i składa je dopiero po tym, jak dzwoniący powie „tak”.

Klient otrzymuje wtedy potwierdzenie. SMS-em odczytuje na przykład: „Northside Pizza: zamówienie #1042 przyjęte, suma 24,50 USD”. E-mailem otrzymuje pełne zamówienie, jeśli podał adres. Jeśli skonfigurowałeś link do płatności dla zamówień, jest on dołączony. Zobacz Linki do płatności.

Tablica Zamówień

Zamówienia → Tablica pokazuje otwarte zamówienia w kolumnach: Nowe, Potwierdzone, W przygotowaniu, Gotowe oraz W dostawie, jeśli dostarczasz. Zamówienia na więcej niż 12 godzin naprzód czekają w sekcji Zaplanowane na później. Historia wymienia każde zamówienie, z wyszukiwaniem po numerze zamówienia, nazwie lub telefonie, oraz Eksportuj CSV.

Każde zamówienie posuwa się naprzód jednym kliknięciem: Przyjmij, Rozpocznij przygotowanie, Oznacz jako gotowe, W dostawie (tylko zamówienia z dostawą), a następnie Zakończ zamówienie. Klient jest informowany, gdy zamówienie jest potwierdzone, gotowe, w drodze lub odwołane. Możesz też kliknąć Anuluj zamówienie, z opcjonalnym powodem wysyłanym do klienta, oraz Oznacz jako opłacone.

Aby dodać zamówienie ręcznie, kliknij Nowe zamówienie. Ceny pochodzą z Twojego menu, a Twoje zasady zamówień nie są sprawdzane.

Członkowie zespołu z włączoną opcją Zamówienia w Ustawienia → Powiadomienia są informowani o nowych i odwołanych zamówieniach.

Wysyłanie zamówień do Twoich innych narzędzi

Połącz je w Integracje, a nowe zamówienia będą tam wysyłane automatycznie:

Gdy odwołujesz zamówienie w Ringhum, jest ono odwoływane też w Square, HubRise, Shopify i WooCommerce, a w Clover jest usuwane. Inne zmiany statusu są zarządzane w tych aplikacjach. Wiersz Wysłano do zamówienia pokazuje, dokąd trafiło. Użyj Ostatnich dostarczeń na karcie każdej aplikacji, aby sprawdzić, co zostało wysłane. Zobacz Rozwiązywanie problemów z dostarczaniem.

Sprawdzanie statusu i odwoływanie zamówień

Dzwoniący mogą zapytać „gdzie jest moje zamówienie?”:

• Zamówienia przyjęte w Ringhum są znajdowane po numerze, z którego dzwoni rozmówca, albo po podanym przez niego numerze zamówienia. Dla ochrony prywatności asystent znajduje tylko własne zamówienia dzwoniącego.
• Zamówienia z połączonego sklepu Shopify lub WooCommerce można też znaleźć po adresie e-mail użytym przy zakupie albo po numerze zamówienia. Asystent odczytuje status, pozycje, sumę i wszelkie dane śledzenia przesyłki.

Dzwoniący mogą odwołać własne zamówienie, dopóki jest Nowe lub Potwierdzone. Gdy przygotowanie już się rozpoczęło, asystent oferuje zamiast tego przyjęcie wiadomości dla Twojego zespołu.

Rozwiązywanie problemów

Asystent nie proponuje przyjęcia zamówienia. Sprawdź, czy Przyjmuj zamówienia jest włączone w Umiejętnościach asystenta oraz czy co najmniej jeden produkt jest oznaczony jako Dostępny.

Asystent mówi, że jesteście zamknięci. Przyjmuj zamówienia poza godzinami otwarcia jest wyłączone, a zamówienie dotyczy czasu poza Twoimi godzinami otwarcia. Dzwoniący nadal mogą zamówić na późniejszy termin.

Zamówienie nie dotarło do mojego systemu POS. Otwórz kartę aplikacji w Integracje i sprawdź Ostatnie dostarczenia pod kątem błędu.