Camere, rezervări și sincronizarea calendarului

Dacă conduceți un hotel, o pensiune sau o închiriere de vacanță, asistentul dumneavoastră poate prelua rezervări de camere. Verifică ce tipuri de camere sunt libere pentru datele apelantului, oferă un preț din tarifele dumneavoastră, colectează detaliile oaspetelui și rezervă șederea. Sincronizarea calendarului cu Booking.com, Airbnb și VRBO împiedică vânzarea acelorași nopți de două ori.

Rezervările funcționează pe orice plan.

Înainte de a începe

Paginile sunt Rezervări și Camere și tarife, în secțiunea Operațiuni din bara laterală. Sunt afișate implicit atunci când Industrie din Companie → Profil este setat la Hotel / ospitalitate, și pentru orice spațiu de lucru care are deja tipuri de camere. Dacă nu le vedeți, faceți clic pe Aranjează acest meniu lângă Operațiuni și activați-le.

Pasul 1: Adăugați tipurile dumneavoastră de camere

Deschideți Camere și tarife și faceți clic pe Adaugă tip de cameră. Un tip de cameră este un fel de cameră pe care o închiriați, precum „Dublă cu vedere la mare”. Completați:

• Nume și, opțional, Categorie.
• Preț pe noapte.
• Câte camere de acest tip: câte unități identice pot fi rezervate în același timp.
• Adulți și Copii: câți oaspeți încap într-o unitate. Copiii se adaugă peste adulți.
• Facilități (separate prin virgulă) și Descriere. Asistentul le citește cu voce tare când i se cere, de exemplu „are cadă?”.
• Se poate programa. Tipurile de camere închise nu sunt oferite apelanților.

Pentru a taxa mai mult în sezonul înalt sau în sărbători, faceți clic pe Adaugă tarif la Tarife sezoniere și introduceți un interval de date și un preț pe noapte. Fiecare noapte a unei șederi este taxată separat, astfel încât o ședere care se întinde în sezonul înalt este taxată corect. Fără tarife sezoniere, prețul pe noapte se aplică tot anul.

Pasul 2: Setați regulile casei

În fila Setări hotel:

Faceți clic pe Salvează setările.

Pasul 3: Activați rezervările pentru asistent

1. Deschideți Asistenți, apoi asistentul, apoi fila Abilități.
2. Activați Preia rezervări de camere și salvați.

Fila confirmă apoi pentru câte tipuri de camere preia rezervări asistentul.

Cum rezervă asistentul o ședere

1. Cere datele de check-in și check-out (sau data sosirii și numărul de nopți) și câți adulți și copii.
2. Verifică ce tipuri de camere sunt libere și suficient de mari, și le oferă cu prețul pe noapte și totalul.
3. Când apelantul alege o cameră, citește rezumatul cu voce tare, obține numele oaspetelui și, dacă dorește un e-mail de confirmare, adresa lui de e-mail.
4. Rezervă șederea doar după ce apelantul spune da, apoi oferă numărul rezervării și ora de check-in.

Un tip de cameră este liber atunci când sunt rezervate mai puține unități pentru oricare dintre acele nopți decât Câte camere de acest tip. Rezervările solicitate, confirmate și în care oaspetele a făcut check-in contează, inclusiv nopțile blocate de celelalte canale dumneavoastră de rezervare.

Oaspetele primește o confirmare prin e-mail, dacă a oferit unul, și prin mesaj text, dacă spațiul dumneavoastră de lucru îi poate trimite mesaje text. Cu confirmarea automată dezactivată, mesajul spune că rezervarea a fost primită și că o veți confirma în curând. Primesc un al doilea mesaj când o confirmați.

Apelanții pot întreba și despre o ședere pe care au rezervat-o. Asistentul găsește rezervările proprii ale apelantului după numărul de la care sună și poate anula una înainte de check-in. Apoi menționează politica dumneavoastră de anulare.

Pagina Rezervări

Rezervări afișează Sosiri astăzi și Plecări astăzi în partea de sus, apoi șederile dumneavoastră viitoare. Filtrați după stare sau căutați după numărul rezervării, oaspete sau telefon. Exportă CSV descarcă lista.

Deschideți o rezervare pentru a-i schimba starea: Confirmă, Check-in, Check-out, Neprezentare sau Anulează rezervarea. Un motiv pe care îl oferiți la anulare este trimis oaspetelui.

Pentru a adăuga o ședere manual, faceți clic pe Rezervare nouă, alegeți datele și oaspeții, și faceți clic pe Verifică disponibilitatea. Verificarea numără și blocările de la Booking.com și Airbnb. Prețurile provin din tipul de cameră și tarifele sale sezoniere. Rezervările adăugate manual ocolesc sejurul minim și maxim.

Membrii echipei care au Rezervări activat la Setări → Notificări sunt anunțați despre rezervările noi și anulate.

Sincronizarea calendarului cu Booking.com, Airbnb și VRBO

Sincronizarea calendarului funcționează prin linkuri iCal în ambele direcții. Sunt schimbate doar datele blocate. Tarifele, numele oaspeților și alte detalii nu sunt schimbate, iar aceasta nu este o conexiune directă la acele site-uri.

Fiecare tip de cameră are propriul calendar în fila Sincronizare calendar din Camere și tarife:

• Adresă de export: un link către nopțile rezervate în Ringhum. Îl lipiți în Booking.com, Airbnb sau VRBO, astfel încât acestea să blocheze acele nopți. Oaspeții de acolo văd doar „Rezervat prin Ringhum”, niciodată nume.
• Calendare importate: linkurile de export de la acele site-uri. Rezervările lor blochează apoi camera în Ringhum și apar în pagina Rezervări ca blocări importate.

Conectați un canal

1. În Ringhum, deschideți Camere și tarife → Sincronizare calendar și faceți clic pe Copiază lângă Adresă de export a tipului de cameră.
2. Pe canal, deschideți setările de sincronizare a calendarului ale anunțului sau camerei corespunzătoare și adăugați un calendar importat nou cu acea adresă:
   • Booking.com: în Extranet, mergeți la Rates & Availability → Sync calendars.
   • Airbnb: deschideți setările Availability ale anunțului și căutați Connect calendars (sau Sync calendars).
   • VRBO: deschideți calendarul anunțului și căutați setările de import și export ale calendarului.
3. Pe aceeași pagină a canalului, copiați propriul link de export al canalului.
4. Înapoi în Ringhum, faceți clic pe Editează pe tipul de cameră, faceți clic pe Adaugă calendar la Importă calendare, dați-i o Etichetă, precum „Airbnb”, și lipiți linkul.
5. Faceți clic pe Salvează, apoi pe Sincronizează acum pentru a-l citi imediat.

Notă: Numele meniurilor canalelor se schimbă din când în când. Dacă nu le găsiți, căutați în paginile lor de ajutor „sync calendars” sau „iCal”.

Cât de des se actualizează

• Ringhum citește calendarele importate în fiecare oră. Sincronizează acum le citește imediat. Cardul afișează Ultima sincronizare și câte blocări importate sunt viitoare, sau eroarea dacă un link nu a putut fi citit.
• Canalele citesc adresa de export a Ringhum după propriul lor program, de obicei la câteva ore. O ședere rezervată la telefon poate dura ceva timp până apare ca blocată acolo.
• Majoritatea canalelor listează o unitate per calendar, așa că fiecare rezervare importată blochează o unitate a tipului de cameră. Un tip de cameră cu mai multe unități poate avea mai multe calendare importate, câte unul per anunț.

Blocările importate sunt gestionate pe canal. Când o rezervare este eliminată acolo, blocarea dispare din Ringhum la următoarea sincronizare. Ele nu trimit mesaje către oaspeți sau notificări către echipă din Ringhum.

Important: Regenerează adresa creează o nouă adresă de export. Cea veche încetează să funcționeze peste tot unde a fost lipită, așa că lipiți-o pe cea nouă din nou în fiecare canal.

Depanare

Asistentul spune că o cameră este plină, dar pare liberă. Verificați Rezervări pentru blocări importate în acele nopți și verificați dacă Câte camere de acest tip este corect.

Un calendar importat afișează o eroare. Copiați din nou linkul de export de pe canal și înlocuiți-l în tipul de cameră. Linkul trebuie să fie o adresă completă https://.

Un oaspete nu a primit o confirmare. Rezervarea are nevoie de o adresă de e-mail, sau de un număr de telefon căruia spațiul dumneavoastră de lucru îi poate trimite mesaje text.