Calendare și ore ocupate

Când asistentul oferă ore de programare, folosește programul dumneavoastră de lucru și regulile de programare, programările deja existente în Ringhum și orele ocupate din orice calendar conectat. Conectarea calendarului pe care îl folosiți deja împiedică asistentul să programeze peste o vizită la dentist, o întâlnire sau o programare făcută în altă parte. Unele calendare sunt doar citite. Google Calendar poate primi și programările realizate de asistent.

Ce calendare puteți conecta

Google Calendar se conectează prin autentificarea în contul dumneavoastră Google. Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling și Square Appointments se conectează cu o cheie API sau un token de acces din acel serviciu. Fereastra de conectare vă arată unde îl găsiți. Consultați Conectarea unei aplicații.

Cum funcționează orele ocupate

• Orele ocupate blochează întregul spațiu de lucru. Un interval ocupat dintr-un calendar conectat elimină acea oră pentru fiecare membru al personalului și fiecare serviciu.
• Ringhum vă citește calendarul atunci când asistentul, sau un client de pe pagina dumneavoastră de programări, caută ore libere. Nu copiază evenimentele dumneavoastră în Ringhum.
• Orele ocupate sunt păstrate în cache aproximativ două minute. Un eveniment pe care îl adăugați în calendar poate dura până la două minute să blocheze asistentul.
• Pentru Google Calendar, Ringhum citește calendarul principal al contului Google cu care v-ați autentificat.
• Pentru Calendly, Cal.com, Acuity Scheduling și Square Appointments, programările din acel serviciu contează ca ocupate. Programările anulate nu contează.

Propriile dumneavoastră reguli de programare se aplică în continuare peste acestea: program de lucru, sărbători, pauze, timp de preaviz și cu cât timp înainte pot clienții să facă programări. Consultați Reguli de disponibilitate.

Sincronizarea bidirecțională cu Google Calendar

Când conectați Google Calendar, se întâmplă două lucruri:

1. Orele ocupate din calendarul dumneavoastră Google blochează disponibilitatea asistentului.
2. Fiecare programare realizată în Ringhum, de către asistent, echipa dumneavoastră, pagina de programări sau API, este adăugată în calendarul dumneavoastră Google. Evenimentul afișează serviciul, numele clientului și numărul de telefon și e-mailul, atunci când au fost furnizate. O programare reprogramată mută evenimentul. O programare anulată îl elimină.

Cardul Google Calendar afișează contul conectat și dacă „programările sunt scrise în el” sau este „doar-citire”.

Opriți scrierea programărilor în Google Calendar

Dacă doriți ca Google Calendar doar să blocheze ore, fără să primească programări:

1. Deschideți Integrări și găsiți cardul Google Calendar.
2. Faceți clic pe Oprește scrierea rezervărilor.

Cardul afișează acum doar-citire. Orele dumneavoastră ocupate continuă să blocheze asistentul. Pentru a începe scrierea din nou, faceți clic pe Scrie rezervări. Programările realizate în timp ce scrierea era dezactivată nu sunt adăugate ulterior.

Notă: Punerea pe pauză a Google Calendar oprește ambele direcții. Cât timp este pe pauză, orele sale ocupate nu blochează nici ele asistentul.

Fluxul de calendar (ICS)

Cardul Flux de calendar (ICS) vă oferă un link privat către programările dumneavoastră Ringhum. Abonați-vă la el din Apple Calendar, Outlook, Google Calendar sau orice aplicație de calendar care acceptă un URL de calendar. Veți vedea apoi programările dumneavoastră alături de celelalte evenimente.

1. Pe cardul Flux de calendar (ICS), faceți clic pe Copiază linkul.
2. În aplicația dumneavoastră de calendar, adăugați un calendar prin URL (deseori numit „abonare” sau „din URL”) și lipiți linkul.

Fluxul include programările din ultimele 60 de zile și toate cele viitoare. Aplicația dumneavoastră de calendar decide cât de des se actualizează, așa că modificările pot dura ceva timp până apar acolo. Fluxul este unidirecțional: evenimentele din calendarul dumneavoastră nu blochează asistentul.

Important: Oricine are linkul poate vedea programările dumneavoastră. Dacă a fost partajat din greșeală, faceți clic pe Regenerează. Linkul vechi încetează să funcționeze, iar fiecare calendar care îl folosește trebuie abonat din nou cu noul link.

Hoteluri: Booking.com, Airbnb și Vrbo

Calendarele camerelor nu se conectează aici. Ele sunt configurate pentru fiecare cameră la Camere și tarife, folosind linkuri de calendar în ambele direcții. Calendarele importate sunt citite aproximativ o dată pe oră, iar dumneavoastră puteți face clic pe Sincronizează acum pe o cameră pentru a le citi imediat. Consultați Camere, rezervări și sincronizarea calendarului.

Depanare

Asistentul a oferit o oră care este ocupată în calendarul meu. Verificați dacă cardul calendarului afișează Conectat și nu Eroare sau Pauzat. Dacă ați adăugat evenimentul în ultimele câteva minute, așteptați și încercați din nou. Pentru Google Calendar, asigurați-vă că evenimentul este în calendarul principal al contului conectat și nu este marcat ca liber.

Am primit un e-mail care spune că Google Calendar este deconectat. Conexiunea cu Google a expirat sau a fost eliminată. Până când vă reconectați, orele sale ocupate nu sunt citite, iar programările s-ar putea suprapune cu evenimentele dumneavoastră din Google. Faceți clic pe Reconectează pe cardul Google Calendar și autentificați-vă din nou. Acest e-mail este trimis proprietarului spațiului de lucru cel mult o dată pe zi.

Programările nu apar în Google Calendar. Verificați dacă cardul spune că programările sunt scrise în el, nu doar-citire. Dacă cardul afișează Eroare, faceți clic pe Reconectează.

Nu pot conecta Google Calendar sau Calendly. Ambele fac parte din planurile Team și Scale. În alte planuri, folosiți fluxul de calendar, Cal.com, Acuity Scheduling sau Square Appointments. Consultați Schimbarea planurilor.