Cum este calculată disponibilitatea

Când un apelant cere o programare, sau un client vă deschide pagina de programări, Ringhum calculează orele libere pe loc. Asistentul dumneavoastră și pagina de programări folosesc același calcul, așa că nu sunt niciodată în dezacord. Acest articol explică fiecare regulă, unde o setați și cum se combină între ele.

Toate orele folosesc fusul orar al spațiului dumneavoastră de lucru, pe care îl setați la Setări → Spațiu de lucru → Fusul orar al spațiului de lucru.

Unde sunt setările

Majoritatea regulilor se află la Companie → Program și programări. Faceți clic pe Salvează programul și regulile după o modificare.

Regulile, pas cu pas

Pentru fiecare zi, Ringhum aplică aceste verificări în ordine:

1. Zile închise. Dacă data este listată la Sărbători și zile de închidere, toată ziua este închisă.
2. Program de lucru. Intervalele orare ale zilei sunt singurele ore care pot fi programate. O zi fără niciun interval este închisă. Adăugați un al doilea interval pentru o pauză de prânz, de exemplu 9:00-12:00 și 13:00-17:00.
3. Aceeași zi. Dacă Permite programări în aceeași zi este dezactivat, ziua curentă nu oferă nicio oră.
4. Orizont de programare. Zilele mai îndepărtate decât Programare posibilă cu până la (zile înainte) nu oferă nicio oră.
5. Preaviz minim. Orele care încep mai devreme decât Preaviz minim (ore) de acum sunt excluse.
6. Ore candidate. Orele de început sunt stabilite de la deschiderea fiecărui interval, la o distanță de o Durata intervalului una de alta. O oră de început este păstrată doar dacă întreaga programare, folosind Durata serviciului, se termină înainte de închiderea acelui interval.
7. Programări existente. Programările programate și confirmate blochează ora respectivă, extinsă cu Pauza între programări (min) pe ambele părți. Programările anulate, finalizate și neprezentările nu blochează nimic.
8. Calendare conectate. Orele ocupate din calendarele conectate la Integrări blochează, de asemenea, timp. Consultați Calendare și ore ocupate.

Ce rămâne este oferit. Într-un apel, asistentul oferă câteva dintre aceste ore deodată. Pe pagina de programări, clienții văd toate orele pentru ziua aleasă.

Notă: Durata intervalului și durata serviciului sunt lucruri diferite. Durata intervalului este spațiul dintre posibilele ore de început. Durata este cât durează programarea. Un serviciu de 45 de minute cu o durată a intervalului de 30 de minute poate începe la 9:00, 9:30, 10:00 și așa mai departe.

Membrii personalului

Când un client cere o anumită persoană:

• Doar programările proprii ale acelei persoane îi blochează orele. Programările altor persoane nu o fac.
• Orele ocupate din calendarele conectate blochează totuși pe toată lumea, pentru că se aplică întregului spațiu de lucru.
• Dacă persoana are propriul program de lucru, acesta înlocuiește programul dumneavoastră de lucru pentru programările sale. Programul de lucru per persoană poate fi setat, momentan, doar prin API. Fără el, se aplică programul dumneavoastră de lucru.

Când clientul nu alege pe nimeni (Oricine disponibil pe pagina de programări), fiecare programare activă din spațiul de lucru blochează ora, indiferent cu cine este.

Important: Cu Oricine disponibil, afacerea dumneavoastră poate avea o singură programare la un moment dat. Dacă mai multe persoane fac programări în paralel, cereți clienților să aleagă o persoană și asigurați-vă că fiecare persoană este listată în Companie → Director de echipă.

Un exemplu practic

Presupunem că aveți aceste setări:

• Program de lucru marți: 9:00-12:00 și 13:00-17:00
• Durata intervalului: 30 min
• Pauza între programări (min): 15
• Preaviz minim (ore): 2
• Serviciul durează 45 de minute
• O programare este deja realizată între 10:00 și 10:45

Programarea existentă blochează intervalul 9:45-11:00 după adăugarea pauzei de 15 minute pe ambele părți. Pentru o programare de 45 de minute, marți se oferă:

Dacă un client întreabă la 8:30 în acea marți, preavizul minim de 2 ore elimină și ora 9:00, pentru că aceasta începe înainte de 10:30.

Programări care ocolesc regulile

• Programările adăugate manual. Programări → Programare nouă realizează programarea pentru ora introdusă de dumneavoastră, fără a verifica disponibilitatea, astfel încât puteți suprapune programări intenționat. Clientul primește totuși o confirmare.
• Mutarea unei programări. Reprogramează la o programare verifică dacă noua oră este liberă și în cadrul programului de lucru. Dacă nu, vedeți „Ora respectivă nu este disponibilă.”

Depanare

Asistentul spune că nu există ore libere, dar calendarul pare gol. Verificați, în această ordine: ziua nu este la Sărbători și zile de închidere, ziua are program de lucru, data se încadrează în Programare posibilă cu până la (zile înainte), iar ora a trecut de Preaviz minim (ore). Apoi verificați calendarele dumneavoastră conectate pentru evenimente ocupate în ziua respectivă.

O zi de închidere setată anul trecut nu închide ziua în acest an. O zi de închidere se aplică la o singură dată exactă. Adăugați din nou sărbătorile anuale pentru fiecare an.

Un serviciu lung nu afișează niciodată nicio oră. Întregul serviciu trebuie să se încadreze într-un singur interval de program. Un serviciu de 120 de minute nu poate fi programat într-un interval 9:00-10:30 și nu se poate desfășura peste o pauză de prânz.

Doi clienți au fost programați la aceeași oră. Acest lucru se întâmplă atunci când o programare are un membru al personalului, iar cealaltă nu, sau când cineva a fost adăugat manual la Programări. Consultați secțiunea despre personal de mai sus.