Programul de lucru și comportamentul în afara programului

Asistentul dumneavoastră poate răspunde non-stop. Programul de lucru vă permite să decideți ce se întâmplă atunci când sunteți închis: asistentul continuă să răspundă sau apelanții aud o scurtă întâmpinare și lasă un mesaj vocal. Acest articol explică ambele opțiuni și celelalte setări care îi spun asistentului când sunteți deschis.

Două locuri care descriu programul dumneavoastră

Ringhum păstrează două setări conexe. Este util să știți ce face fiecare.

Ambele folosesc fusul orar al spațiului dumneavoastră de lucru. Verificați-l la Setări → Spațiu de lucru → Fusul orar al spațiului de lucru.

Important: Păstrați cele două setări sincronizate. Dacă programul de lucru din pagina Companie spune că închideți la ora 18:00, setați și programul de lucru al asistentului să se închidă la 18:00.

Setați programul de lucru

1. Mergeți la Companie și deschideți fila Program și programări.
2. La Program de lucru, setați orele pentru fiecare zi. Folosiți + Adaugă ore pentru un al doilea interval, de exemplu în jurul unei pauze de prânz. Marcați o zi Închis dacă nu deschideți.
3. Copiază luni pe Ma–Vi economisește timp când zilele lucrătoare sunt la fel.
4. La Sărbători și zile de închidere, faceți clic pe + Adaugă o zi de închidere pentru fiecare zi în care sunteți închis. Asistentul le spune apelanților că sunteți închis și nu programează în aceste zile.
5. Faceți clic pe Salvează programul și regulile.

Acest program face parte din informațiile despre companie pe care le primește asistentul atunci când Folosește profilul companiei este activ. Asistentul cunoaște, de asemenea, data de astăzi și ora curentă din locul unde se află afacerea dumneavoastră, așa că poate spune unui apelant dacă sunteți deschis chiar acum.

Activați programul de lucru pentru un asistent

1. Deschideți Asistenți, faceți clic pe asistent și mergeți la fila Comportament.
2. În cardul Program de lucru, activați Folosește programul de lucru. Când este dezactivat, asistentul se comportă la fel non-stop.
3. Setați Deschide și Închide.
4. La Zile, selectați zilele în care sunteți deschis. Luni-Vineri sunt selectate implicit.
5. Alegeți ce se întâmplă la În afara programului de lucru.
6. Faceți clic pe Salvează modificările.

Asistentul folosește o singură oră de deschidere și una de închidere pentru toate zilele selectate. O zi neselectată este considerată închisă toată ziua.

În afara programului de lucru: două opțiuni

Asistentul continuă să răspundă (cu mesajul din afara programului)

Apelurile sunt preluate de asistent ca de obicei. Acesta poate răspunde la întrebări, prelua mesaje și face programări pentru momentul în care sunteți deschis, folosind programul de lucru din pagina Companie.

Redă o întâmpinare și înregistrează un mesaj vocal

Asistentul nu răspunde. Apelantul aude Întâmpinarea pentru mesageria vocală și poate lăsa un mesaj după semnalul sonor. Dacă lăsați întâmpinarea goală, apelanții aud: „Mulțumim că ați sunat la [numele companiei dumneavoastră]. În acest moment suntem închiși. Vă rugăm să lăsați numele, numărul și un mesaj scurt după semnalul sonor și vă vom suna înapoi.”

Un mesaj vocal poate avea până la 3 minute. Poate fi mai scurt atunci când spațiul dumneavoastră de lucru are puține minute și credit rămas. Fiecare mesaj vocal ajunge în Inbox cu înregistrarea și o transcriere, astfel încât echipa dumneavoastră să poată asculta și suna înapoi. Membrii echipei care au Mesaje vocale noi activat la Setări → Notificări sunt notificați.

Mesajul din afara programului

Când folosiți programul de lucru, puteți scrie un Mesaj din afara programului, de până la 500 de caractere, de exemplu: „Mulțumim că ați sunat. În acest moment suntem închiși, dar pot prelua un mesaj sau vă pot face o programare pentru mâine.”

Mesajul este folosit de widget-ul de pe site-ul dumneavoastră. Când apelurile vocale din widget sunt închise, vizitatorii văd acest mesaj sub un buton Momentan închis. Dacă îl lăsați gol, aceștia văd: „În acest moment suntem închiși. Vă rugăm încercați din nou în timpul programului de lucru.”

Notă: La apelurile telefonice, asistentul își ia orele de deschidere din Companie → Program și programări. Pentru a modela ce spune despre faptul că este închis în timpul apelurilor, adăugați o linie în instrucțiunile dumneavoastră, de exemplu: „Când suntem închiși, spune asta, apoi oferă-te să preiei un mesaj sau să programezi o oră pentru când suntem deschiși.”

Widget-ul de site în afara programului

Apelurile vocale din widget urmează programul de lucru al asistentului:

Apelurile vocale din widget sunt de asemenea închise ori de câte ori starea asistentului nu este Activ. Chat-ul din widget nu este afectat de programul de lucru. Consultați Widget de site.

Întrebări frecvente

Asistentul spune că suntem închiși când suntem deschiși. Verificați fusul orar al spațiului de lucru la Setări → Spațiu de lucru, apoi programul de lucru și zilele de închidere la Companie → Program și programări, și programul de lucru propriu al asistentului din fila Comportament.

Pot să închid pentru prânz? În pagina Companie, da: adăugați un al doilea interval cu + Adaugă ore. Programul de lucru propriu al asistentului are o singură oră de deschidere și una de închidere pe zi.