Inbox-ul: mesaje, apeluri de revenire și conversații

Inbox este lista de sarcini a echipei dumneavoastră pentru tot ce asistenții nu au putut finaliza singuri: mesaje pentru o persoană, cereri de apel de revenire, mesaje vocale și lead-uri din apeluri, și conversații prin text, WhatsApp, Instagram, Messenger și chat de pe site. Fiecare element are o stare, o prioritate și un responsabil, astfel încât nimic nu se pierde și două persoane nu sună înapoi același client.

Ce ajunge în Inbox

Elementele din apeluri sunt create când apelul se încheie, cu rezumatul apelului ca text. Asistentul poate crea și un mesaj, un apel de revenire sau un lead în timpul apelului, cu o prioritate și un termen. Un element creat la încheierea unui apel este marcat cu prioritate ridicată atunci când apelantul a părut supărat.

Conversații: un element per solicitare

Mesajele text, WhatsApp și chat-urile sunt grupate. Cât timp solicitarea unei persoane este încă deschisă și a scris în ultimele 24 de ore, fiecare mesaj nou continuă același element și îl mută în vârful listei. Odată ce elementul este Gata, sau după o zi fără mesaje, următorul lor mesaj începe un element nou.

La aproximativ zece minute după ultimul mesaj, Ringhum scrie un scurt rezumat al conversației. Acesta apare în partea de sus a elementului cu una din aceste etichete:

Rezumatul listează, de asemenea, detaliile oferite de persoană, cum ar fi numele, e-mailul, telefonul sau ora preferată. Faceți clic pe Arată conversația pentru a citi mesajele în sine.

Parcurgerea listei

Deschideți Inbox din bara laterală. Contoarele din partea de sus afișează elementele Deschise, În desfășurare și Prioritate ridicată. Elementele cu prioritate ridicată sunt întotdeauna listate primele, apoi cele mai noi.

• Deschise afișează tot ce nu este încă finalizat. Ale mele afișează propriile dumneavoastră elemente nefinalizate. Gata și Toate afișează restul.
• Filtrați după tip cu Toate tipurile, și după persoană cu Oricine sau Nealocat.
• Caută caută în titluri și text.
• Exportă CSV descarcă elementele care se potrivesc cu filtrul curent de stare și tip.

Lista se actualizează automat în fiecare minut.

Alocați, prioritizați și închideți

Faceți clic pe un element pentru a-l deschide în dreapta. Puteți apoi:

1. Alocați-l: alegeți un membru al echipei în meniul derulant Nealocat. Acesta primește o notificare și un e-mail. Un element deschis se mută la În desfășurare.
2. Schimbați prioritatea: faceți clic pe Marchează ca ridicată, sau pe Prioritate normală pentru a o coborî din nou.
3. Sunați înapoi: faceți clic pe Sună urmat de numărul de format de pe telefonul dumneavoastră. Pentru elementele de apel, Deschide transcrierea arată întregul apel.
4. Adăugați o notă: scrieți în Adaugă o notă… și faceți clic pe Adaugă. Notele sunt vizibile doar pentru echipa dumneavoastră.
5. Finalizați: faceți clic pe Gata. Pentru a-l readuce, faceți clic pe Redeschide. Puteți face clic și pe bifă (Marchează ca finalizat) lângă un element din listă.

Proprietarii, Administratorii și Membrii pot gestiona elemente. Vizualizatorii pot citi Inbox-ul, dar nu pot schimba sau răspunde la nimic.

Răspundeți la texte, WhatsApp și chat-uri

Elementele de conversație au o casetă Răspunde. Răspunsul pleacă pe canalul folosit de persoană.

1. Deschideți elementul și scrieți în caseta de răspuns.
2. Faceți clic pe Trimite SMS, Trimite pe WhatsApp sau Trimite.

Elementul se mută la În desfășurare. Pentru a vedea istoricul complet al persoanei, faceți clic pe Deschide întreaga conversație, care deschide Mesaje.

Lucruri de știut:

• WhatsApp permite răspunsuri libere doar în decurs de 24 de ore de la ultimul mesaj al persoanei. După aceea, aceasta trebuie să vă scrie mai întâi. Consultați WhatsApp.
• Mesajele text pot fi trimise în planurile Solo, Team și Scale. Pe Starter puteți primi texte, dar nu puteți răspunde prin text. Consultați Mesaje text.
• Răspunsurile la chat-ul de pe site apar în chat-ul de pe site-ul dumneavoastră.
• Dacă asistentul a răspuns aceleiași persoane de multe ori în ultima oră, se oprește pentru a evita o buclă de răspunsuri. Elementul este setat cu prioritate ridicată și afișează o notă. Răspundeți dumneavoastră; asistentul răspunde din nou după o oră.

Depanare

„Răspuns netrimis: …” Mesajul spune de ce. Motive comune: trimiterea de mesaje text nu este inclusă în planul dumneavoastră, persoana a răspuns STOP, niciun număr nu are mesajele text activate, nu mai există credit pentru mesaje peste plan, sau chat-ul de pe site nu mai există.

„Acest mesaj nu are un număr de telefon la care să se poată răspunde.” Ringhum nu știe unde să trimită răspunsul. Contactați persoana în alt mod.

O conversație este marcată Gata, dar clientul are încă nevoie de ajutor. Faceți clic pe Redeschide. Dacă scrie din nou, se pornește un element nou.

Am șters din greșeală un mesaj vocal. Ștergerea unui element nu poate fi anulată. Pentru un mesaj vocal, înregistrarea este ștearsă și ea, inclusiv din apel.

Sfat: Trimiteți elementele din inbox către Slack, Microsoft Teams, un serviciu de asistență sau un instrument de sarcini, astfel încât echipa dumneavoastră să le vadă acolo unde lucrează deja. Consultați Alegerea a ceea ce este trimis.