Confirmări, mementouri și modificări

Fiecare programare din Ringhum trimite mesaje automat. Nu contează dacă asistentul a realizat-o într-un apel sau într-un chat, dacă un client a făcut-o pe pagina dumneavoastră de programări sau dacă ați adăugat-o manual. Clientul primește imediat o confirmare și un memento cu o zi înainte. Este anunțat atunci când programarea este mutată sau anulată. Echipa dumneavoastră este, de asemenea, ținută la curent.

Cum ajung mesajele la client

Fiecare mesaj către client poate fi trimis în două moduri:

• Prin e-mail, atunci când programarea are adresa de e-mail a clientului. E-mailurile de confirmare, reprogramare și memento includ un fișier de calendar (appointment.ics) care adaugă programarea în calendarul clientului dintr-o singură atingere.
• Prin mesaj text, atunci când spațiul dumneavoastră de lucru poate trimite mesaje text clientului. Dacă acesta a scris pe numărul dumneavoastră de WhatsApp în ultimele 24 de ore, mesajul este trimis pe WhatsApp. În caz contrar, este trimis prin SMS de la un număr aprobat pentru mesaje text.

Când ambele sunt posibile, clientul primește ambele mesaje. Când niciuna nu este posibilă, nu se trimite niciun mesaj, iar programarea rămâne totuși realizată.

Trimiterea de SMS-uri este inclusă în planurile Solo, Team și Scale și necesită un număr aprobat pentru mesaje text. Consultați Mesaje text (SMS). În planul Starter, clienții primesc e-mailuri, plus mesaje pe WhatsApp atunci când v-au scris recent acolo.

Sfat: Solicitați o adresă de e-mail. Asistentul o cere atunci când realizează o programare și o repetă pentru confirmare, iar e-mailul de confirmare este singurul mesaj care conține fișierul de calendar.

Ce primește clientul

Mesajele de confirmare, reprogramare și memento îi spun clientului să răspundă sau să vă sune pentru a face o modificare. E-mailurile afișează Ce (What), Când (When, cu fusul orar), Cu (With, membrul echipei, dacă există) și Unde (Where). Unde este adresa locației programării sau adresa afacerii dumneavoastră din Companie → Profil. Dacă aveți un număr de telefon public pe profil, e-mailul indică să fie sunat pentru modificări. Dacă pagina dumneavoastră de programări este activă, e-mailul are și un buton Programează altă oră.

E-mailurile conțin numele companiei dumneavoastră. În planurile cu personalizare a e-mailului, ele conțin și logo-ul, culorile și formularea dumneavoastră. Consultați Personalizarea e-mailului.

Mementouri

Mementourile sunt trimise automat cu aproximativ 24 de ore înainte de ora de început. Nu este nimic de activat. Ringhum verifică la fiecare 30 de minute programările care încep peste 23-25 de ore de acum.

• Fiecare programare primește un singur memento.
• Mutarea unei programări îi resetează mementoul, astfel încât clientul este anunțat despre noua oră.
• Sunt anunțate prin memento doar programările programate și confirmate. Cele anulate nu sunt.
• O programare realizată cu mai puțin de aproximativ 23 de ore înainte nu primește memento, deoarece ora sa de memento a trecut deja. Confirmarea acoperă acest caz.

Detaliile programării din Programări afișează Notificat, cu ora confirmării, și „memento trimis” după ce mementoul a fost transmis.

Modificare și anulare

Din tabloul de bord. Deschideți programarea din Programări:

1. Pentru a o muta, alegeți o nouă dată și oră la Reprogramează și faceți clic pe Mută. Puteți face clic și pe una dintre orele libere sugerate. Clientul primește un mesaj de „reprogramat”.
2. Pentru a o anula, faceți clic pe Anulează și confirmați. Clientul primește un mesaj de anulare.
3. Marchează ca fiind confirmat, Finalizat și Neprezentare doar modifică starea. Nu trimit nimic clientului.

Notă: Când anulați din tabloul de bord, motivul trimis clientului este „Anulat de” urmat de numele dumneavoastră.

De către client. Clienții modifică programările sunându-vă sau scriindu-vă. Când Face programări este activ pentru asistent, acesta poate găsi programările viitoare ale apelantului după numărul de telefon de la care sună sau scrie și le poate muta sau anula. Se trimit aceleași mesaje ca atunci când faceți dumneavoastră modificarea.

Ce primește echipa dumneavoastră

Fiecare membru care are Programări activat la Setări → Notificări primește un e-mail și o notificare în aplicație atunci când o programare este realizată, reprogramată sau anulată. Notificarea leagă către programare.

Aceleași evenimente sunt, de asemenea:

• trimise către webhook-urile dumneavoastră ca appointment.booked, appointment.rescheduled și appointment.cancelled,
• trimise către aplicațiile conectate care primesc evenimente de programare,
• scrise în calendarele conectate care acceptă programări, precum Google Calendar.

Pentru a vedea toate programările în propria dumneavoastră aplicație de calendar, folosiți Programări → Flux de calendar și abonați-vă la link din Google, Apple sau Outlook. Fiecare programare are și un link Descarcă .ics.

Întrebări frecvente

Clientul nu a primit un mesaj text. Verificați dacă programarea are un număr de telefon și dacă spațiul dumneavoastră de lucru are un număr aprobat pentru mesaje text, sau dacă clientul v-a scris pe WhatsApp în ultimele 24 de ore. Un client care a răspuns STOP nu mai primește mesaje text.

Clientul nu a primit un e-mail. Programarea are nevoie de o adresă de e-mail. O puteți vedea în detaliile programării. Cereți clientului să verifice folderul de spam.

Pot dezactiva mementourile sau schimba momentul în care sunt trimise? Nu. Mementourile sunt trimise întotdeauna cu aproximativ 24 de ore înainte, prin aceleași canale ca și confirmarea.

Apelurile de test trimit confirmări? Programările realizate într-un apel de test respectă aceleași reguli ca cele reale, așa că folosiți propriul dumneavoastră număr de telefon și e-mail atunci când testați.