Номера, бронирования и синхронизация календаря

Если вы управляете отелем, гостевым домом или объектом посуточной аренды, ваш ассистент может принимать бронирования номеров. Он проверяет, какие типы номеров свободны на даты звонящего, называет цену по вашим тарифам, собирает данные гостя и бронирует проживание. Синхронизация календаря с Booking.com, Airbnb и VRBO не позволяет продать одни и те же ночи дважды.

Бронирования работают на любом тарифе.

Прежде чем начать

Страницы Бронирования и Номера и тарифы находятся в разделе Текущая работа бокового меню. Они отображаются по умолчанию, когда в разделе Отрасль на странице Компания → Профиль выбрано Отель / гостиничный бизнес, а также для любого рабочего пространства, где уже есть типы номеров. Если вы их не видите, нажмите Настроить это меню рядом с «Текущая работа» и включите их.

Шаг 1: Добавьте типы номеров

Откройте Номера и тарифы и нажмите Добавить тип номера. Тип номера — это вид номера, который вы сдаёте, например «Двухместный с видом на море». Заполните:

• Имя и, при желании, Категорию.
• Цену за ночь.
• Сколько таких номеров: сколько одинаковых единиц можно забронировать одновременно.
• Взрослые и Дети: сколько гостей вмещает одна единица. Дети считаются сверх взрослых.
• Удобства (через запятую) и Описание. Ассистент зачитывает их, когда его спрашивают, например «есть ли ванна?».
• Можно забронировать. Закрытые типы номеров не предлагаются звонящим.

Чтобы взимать больше в высокий сезон или праздники, нажмите Добавить тариф в разделе Сезонные тарифы и укажите диапазон дат и цену за ночь. Каждая ночь проживания оценивается отдельно, поэтому проживание, захватывающее высокий сезон, оценивается корректно. Без сезонных тарифов цена за ночь применяется круглый год.

Шаг 2: Задайте правила проживания

На вкладке Настройки отеля:

Нажмите Сохранить настройки.

Шаг 3: Включите бронирования для ассистента

1. Откройте Ассистенты, затем ассистента, затем вкладку Возможности.
2. Включите Принимать бронирования номеров и сохраните.

После этого вкладка подтвердит, для скольких типов номеров ассистент принимает бронирования.

Как ассистент бронирует проживание

1. Он спрашивает даты заезда и выезда (или дату прибытия и число ночей) и количество взрослых и детей.
2. Он проверяет, какие типы номеров свободны и достаточно велики, и предлагает их с ценой за ночь и итоговой суммой.
3. Когда звонящий выбирает номер, ассистент зачитывает сводку, узнаёт имя гостя и, если тот хочет письмо с подтверждением, его email-адрес.
4. Он бронирует проживание только после того, как звонящий скажет «да», затем называет номер бронирования и время заезда.

Тип номера считается свободным, когда для любой из этих ночей забронировано меньше единиц, чем указано в Сколько таких номеров. Учитываются запрошенные, подтверждённые бронирования и бронирования с заездом, включая ночи, заблокированные вашими другими каналами продаж.

Гость получает подтверждение по email, если указал его, и SMS-сообщением, если ваше рабочее пространство может ему писать. При выключенном автоматическом подтверждении в сообщении говорится, что бронирование получено и вы подтвердите его в ближайшее время. Второе сообщение приходит, когда вы его подтверждаете.

Звонящие также могут спрашивать о забронированном проживании. Ассистент находит бронирования звонящего по номеру, с которого он звонит, и может отменить одно из них до заезда. При этом он упоминает вашу политику отмены.

Страница «Бронирования»

Бронирования показывает Заезды сегодня и Выезды сегодня сверху, затем предстоящие проживания. Фильтруйте по статусу или ищите по номеру бронирования, гостю или телефону. Экспорт CSV скачивает список.

Откройте бронирование, чтобы менять его статус: Подтвердить, Заезд, Выезд, Неявка или Отменить бронирование. Причина, указанная при отмене, отправляется гостю.

Чтобы добавить проживание вручную, нажмите Новое бронирование, выберите даты и гостей и нажмите Проверить доступность. Проверка учитывает и блокировки Booking.com и Airbnb. Цены берутся из типа номера и его сезонных тарифов. Бронирования, добавленные вручную, обходят минимальный и максимальный срок проживания.

Участники команды, у которых в разделе Настройки → Уведомления включены Бронирования, узнают о новых и отменённых бронированиях.

Синхронизация календаря с Booking.com, Airbnb и VRBO

Синхронизация календаря работает через ссылки iCal в обоих направлениях. Обмениваются только заблокированными датами. Тарифы, имена гостей и другие данные не передаются, и это не прямое подключение к этим сайтам.

У каждого типа номера свой календарь на вкладке Синхронизация календаря раздела Номера и тарифы:

• Адрес экспорта: ссылка на ночи, забронированные в Ringhum. Вставьте её в Booking.com, Airbnb или VRBO, чтобы они заблокировали эти ночи. Гости там видят только «Забронировано через Ringhum», никогда — имена.
• Импортированные календари: ссылки экспорта с этих сайтов. Их бронирования затем блокируют номер в Ringhum и отображаются на странице Бронирования как импортированные блокировки.

Подключение канала

1. В Ringhum откройте Номера и тарифы → Синхронизация календаря и нажмите Копировать рядом с Адресом экспорта типа номера.
2. В канале откройте настройки синхронизации календаря соответствующего объявления или номера и добавьте новый импортированный календарь с этим адресом:
   • Booking.com: в экстранете перейдите в Тарифы и доступность → Синхронизация календарей.
   • Airbnb: откройте настройки Доступности объявления и найдите Подключить календари (или Синхронизировать календари).
   • VRBO: откройте календарь объявления и найдите настройки импорта и экспорта календаря.
3. На той же странице канала скопируйте собственную ссылку экспорта канала.
4. Вернувшись в Ringhum, нажмите Изменить на типе номера, нажмите Добавить календарь в разделе Импортировать календари, дайте ему Метку, например «Airbnb», и вставьте ссылку.
5. Нажмите Сохранить, затем Синхронизировать сейчас, чтобы прочитать его немедленно.

Примечание: Названия меню в каналах время от времени меняются. Если вы их не находите, поищите на страницах их справки «синхронизация календарей» или «iCal».

Как часто обновляется

• Ringhum читает импортированные календари каждый час. Синхронизировать сейчас читает их немедленно. Карточка показывает Последняя синхронизация и сколько импортированных блокировок впереди, либо ошибку, если ссылку не удалось прочитать.
• Каналы читают адрес экспорта Ringhum по собственному расписанию, обычно каждые несколько часов. Проживание, забронированное по телефону, может не сразу отобразиться там как заблокированное.
• Большинство каналов указывают одну единицу на календарь, поэтому каждое импортированное бронирование блокирует одну единицу типа номера. У типа номера с несколькими единицами может быть несколько импортированных календарей, по одному на объявление.

Импортированными блокировками управляют в канале. Когда бронирование там удаляется, блокировка исчезает из Ringhum при следующей синхронизации. Они не отправляют сообщения гостям и уведомления команде из Ringhum.

Важно: Перегенерировать адрес создаёт новый адрес экспорта. Старый перестаёт работать везде, куда был вставлен, поэтому новый нужно снова вставить в каждый канал.

Решение проблем

Ассистент говорит, что номер занят, хотя он выглядит свободным. Проверьте Бронирования на импортированные блокировки в эти ночи, а также убедитесь, что значение Сколько таких номеров указано верно.

Импортированный календарь показывает ошибку. Скопируйте ссылку экспорта из канала заново и замените её в типе номера. Ссылка должна быть полным адресом https://.

Гость не получил подтверждение. В бронировании должен быть указан email-адрес или номер телефона, на который ваше рабочее пространство может отправлять SMS.