Rum, bokningar och kalendersynk

Om du driver ett hotell, gästhus eller semesteruthyrning kan din assistent ta emot rumsbokningar. Den kontrollerar vilka rumstyper som är lediga för uppringarens datum, ger ett pris från dina priser, samlar in gästens uppgifter och bokar vistelsen. Kalendersynk med Booking.com, Airbnb och VRBO förhindrar att samma nätter säljs dubbelt.

Bokningar fungerar på alla planer.

Innan du börjar

Sidorna är Bokningar och Rum och priser i delen Verksamhet i sidomenyn. De visas som standard när Bransch under Företag → Profil är inställd på Hotell/besöksnäring, och för alla arbetsytor som redan har rumstyper. Om du inte ser dem, klicka på Ordna den här menyn bredvid Verksamhet och slå på dem.

Steg 1: Lägg till dina rumstyper

Öppna Rum och priser och klicka på Lägg till rumstyp. En rumstyp är en typ av rum du hyr ut, till exempel "Dubbelrum med havsutsikt". Fyll i:

• Namn och, valfritt, Kategori.
• Pris per natt.
• Hur många av det här rummet: hur många identiska enheter som kan bokas samtidigt.
• Vuxna och Barn: hur många gäster en enhet rymmer. Barn räknas utöver vuxna.
• Bekvämligheter (kommaseparerat) och Beskrivning. Assistenten läser upp dem när den frågas, till exempel "har det badkar?".
• Bokningsbar. Stängda rumstyper erbjuds inte till uppringare.

För att ta mer betalt under högsäsong eller på helgdagar, klicka på Lägg till pris under Säsongspriser och ange ett datumintervall och ett pris per natt. Varje natt av en vistelse prissätts för sig, så en vistelse som löper in i högsäsong prissätts korrekt. Utan säsongspriser gäller priset per natt hela året.

Steg 2: Ställ in dina husregler

På fliken Hotellinställningar:

Klicka på Spara inställningar.

Steg 3: Slå på rumsbokningar för assistenten

1. Öppna Assistenter, sedan assistenten, sedan fliken Förmågor.
2. Slå på Ta emot rumsbokningar och spara.

Fliken bekräftar sedan hur många rumstyper assistenten tar emot bokningar för.

Hur assistenten bokar en vistelse

1. Den frågar efter in- och utcheckningsdatum (eller ankomstdatum och antal nätter) och hur många vuxna och barn.
2. Den kontrollerar vilka rumstyper som är lediga och tillräckligt stora, och erbjuder dem med pris per natt och totalsumma.
3. När uppringaren väljer ett rum läser den upp sammanfattningen, får gästens namn och, om de vill ha ett bekräftelsemejl, deras e-postadress.
4. Den bokar vistelsen bara efter att uppringaren säger ja, och ger sedan bokningsnumret och incheckningstiden.

En rumstyp är ledig när färre enheter är bokade för någon av dessa nätter än Hur många av det här rummet. Förfrågade, bekräftade och incheckade bokningar räknas, inklusive nätter blockerade av dina andra bokningskanaler.

Gästen får en bekräftelse via e-post om de angav en, och via sms om din arbetsyta kan sms:a dem. Med automatisk bekräftelse avstängt säger sms:et att bokningen mottagits och att du kommer bekräfta den inom kort. De får ett andra meddelande när du bekräftar den.

Uppringare kan också fråga om en vistelse de bokat. Assistenten hittar uppringarens egna bokningar via numret de ringer från, och kan avboka en innan incheckning. Den nämner då din avbokningspolicy.

Sidan Bokningar

Bokningar visar Ankomster idag och Avresor idag högst upp, sedan dina kommande vistelser. Filtrera efter status eller sök efter bokningsnummer, gäst eller telefon. Exportera CSV laddar ner listan.

Öppna en bokning för att flytta den genom dess statusar: Bekräfta, Checka in, Checka ut, Uteblivet eller Avboka bokning. En orsak du anger vid avbokning skickas till gästen.

För att lägga till en vistelse för hand, klicka på Ny bokning, välj datum och gäster, och klicka på Kontrollera tillgänglighet. Kontrollen räknar även med block från Booking.com och Airbnb. Priser kommer från rumstypen och dess säsongspriser. Bokningar tillagda för hand hoppar över minsta och längsta vistelse.

Teammedlemmar med Bokningar påslaget under Inställningar → Aviseringar informeras om nya och avbokade bokningar.

Kalendersynk med Booking.com, Airbnb och VRBO

Kalendersynk fungerar via iCal-länkar i båda riktningarna. Bara blockerade datum utbyts. Priser, gästnamn och andra uppgifter gör det inte, och det är ingen direkt koppling till de sajterna.

Varje rumstyp har sin egen kalender på fliken Kalendersynkronisering i Rum och priser:

• Exportadress: en länk till nätterna bokade i Ringhum. Du klistrar in den i Booking.com, Airbnb eller VRBO så att de blockerar de nätterna. Gäster där ser bara "Reserverad via Ringhum", aldrig namn.
• Importerade kalendrar: exportlänkarna från de sajterna. Deras bokningar blockerar sedan rummet i Ringhum och visas på sidan Bokningar som importerade block.

Anslut en kanal

1. Öppna i Ringhum Rum och priser → Kalendersynkronisering och klicka på Kopiera bredvid rumstypens Exportadress.
2. På kanalen öppnar du kalendersynkroniseringsinställningarna för den matchande annonsen eller rummet, och lägger till en ny importerad kalender med den adressen:
   • Booking.com: gå i Extranet till Priser och tillgänglighet → Synkronisera kalendrar.
   • Airbnb: öppna annonsens inställningar för Tillgänglighet och leta efter Anslut kalendrar (eller Synkronisera kalendrar).
   • VRBO: öppna annonsens kalender och leta efter inställningarna för import- och exportkalender.
3. På samma kanalsida kopierar du kanalens egen exportlänk.
4. Tillbaka i Ringhum klickar du på Redigera på rumstypen, klickar på Lägg till kalender under Importera kalendrar, ger den en Etikett som "Airbnb", och klistrar in länken.
5. Klicka på Spara, sedan Synkronisera nu för att läsa den direkt.

Obs: Kanalernas menynamn ändras då och då. Om du inte hittar dem, sök på deras hjälpsidor efter "synkronisera kalendrar" eller "iCal".

Hur ofta det uppdateras

• Ringhum läser importerade kalendrar varje timme. Synkronisera nu läser dem omedelbart. Kortet visar Senast synkad och hur många importerade block som ligger framåt, eller felet om en länk inte kunde läsas.
• Kanalerna läser Ringhums exportadress enligt sitt eget schema, oftast var några timme. En vistelse bokad per telefon kan ta ett tag att visas som blockerad där.
• De flesta kanaler listar en enhet per kalender, så varje importerad bokning blockerar en enhet av rumstypen. En rumstyp med flera enheter kan ha flera importerade kalendrar, en per annons.

Importerade block hanteras på kanalen. När en bokning tas bort där försvinner blocket från Ringhum vid nästa synk. De skickar inga gästmeddelanden eller teamaviseringar från Ringhum.

Viktigt: Generera om adress skapar en ny exportadress. Den gamla slutar fungera överallt den klistrats in, så klistra in den nya i varje kanal igen.

Felsökning

Assistenten säger att ett rum är fullt, men det ser ledigt ut. Kontrollera Bokningar för importerade block de nätterna, och kontrollera att Hur många av det här rummet är korrekt.

En importerad kalender visar ett fel. Kopiera exportlänken från kanalen igen och ersätt den i rumstypen. Länken måste vara en fullständig https://-adress.

En gäst fick ingen bekräftelse. Bokningen behöver en e-postadress, eller ett telefonnummer din arbetsyta kan sms:a.