Ta emot beställningar och slå upp beställningar

Din assistent kan ta emot beställningar för avhämtning, leverans eller att äta på plats, under samtal och i textkonversationer. Den säljer bara det som finns på din meny, till dina priser, och den prissätter varje beställning med dina avgifter och regler innan kunden bekräftar. Beställningar hamnar på en livetavla för ditt kök eller din butik, och kan skickas till ditt kassasystem, din nätbutik eller kvittoskrivare. Uppringare kan också fråga var deras beställning är.

Beställningar fungerar på alla planer.

Innan du börjar

Beställningssidorna är Beställningar och Meny och produkter i delen Verksamhet i sidomenyn. De visas som standard när Bransch under Företag → Profil är Restaurang eller Detaljhandel/e-handel, och för alla arbetsytor som redan har produkter eller beställningar. Om du inte ser dem, klicka på Ordna den här menyn bredvid Verksamhet och slå på dem.

Steg 1: Lägg till din meny

Öppna Meny och produkter. På fliken Produkter, klicka på Lägg till produkt och fyll i:

• Namn, Pris, Kategori och Beskrivning. Assistenten använder beskrivningen för att svara på frågor som "är den stark?".
• Alternativ: grupper av val som storlekar eller tillägg. För varje grupp väljer du Måste välja (uppringaren måste välja en) eller Flera tillåtna. Varje val kan ha ett Extra pris.
• SKU/kassakod, om ditt kassasystem behöver en.
• Tillgänglig. Slutsålda produkter erbjuds inte till uppringare. Du kan också klicka på en produkts märkning Tillgänglig eller Slutsåld i listan för att växla den.

Du kan också importera din meny på fliken Importera:

• Från din butik eller ditt kassasystem: anslut Square, Clover, HubRise, Shopify eller WooCommerce under Integrationer, klicka sedan på Importera meny. Produkter, priser, storlekar och tillägg förs över. Kör det igen när som helst för att hämta ändringar. Inget raderas.
• Från ett kalkylblad: ladda upp en CSV-fil vars första rad namnger kolumnerna, med minst name och price. Valfria kolumner är category, description, options och sku. Rader med samma namn och kategori uppdaterar den befintliga produkten.

I kolumnen options betyder en * efter ett gruppnamn att uppringaren måste välja en, ett + betyder valfritt antal, och +2 efter ett val lägger till 2,00 till priset. Till exempel: Storlek*: Liten, Mellan +2, Stor +4; Tillägg+: Ost +1.5, Oliver +1.

Steg 2: Ställ in dina beställningsregler

På fliken Avhämtning och leverans:

Klicka på Spara inställningar.

Steg 3: Slå på beställningar för assistenten

1. Öppna Assistenter, sedan assistenten, sedan fliken Förmågor.
2. Slå på Ta emot beställningar och spara.

Fliken bekräftar sedan hur många produkter assistenten tar emot beställningar från, eller varnar dig om att din meny är tom.

Hur assistenten tar emot en beställning

1. Den tar emot beställningen artikel för artikel och frågar bara om obligatoriska val, som storlek, och antal.
2. Den prissätter beställningen med din meny, avgifter och minimum. Den räknar aldrig ut totalsummor själv. Om något är fel, som en okänd artikel, en saknad storlek eller ett stängt kök, löser den det med uppringaren.
3. Den frågar om avhämtning eller leverans (bara det du erbjuder) och tar den fullständiga adressen för leverans.
4. Den får uppringarens namn. Numret de ringer från sparas automatiskt.
5. Den läser upp beställningen och totalsumman och lägger den bara efter att uppringaren säger ja.

Kunden får sedan en bekräftelse. Via sms läser den till exempel "Northside Pizza: beställning #1042 mottagen, totalt 245 kr." Via e-post får de hela beställningen om de angav en adress. Om du ställt in en betallänk för beställningar inkluderas den. Se Betallänkar.

Beställningstavlan

Beställningar → Tavla visar öppna beställningar i kolumner: Nytt, Bekräftad, Förbereds, Redo, och Ute för leverans om ni levererar. Beställningar mer än 12 timmar framåt väntar under Schemalagd senare. Historik listar varje beställning, med sökning efter beställningsnummer, namn eller telefon, och Exportera CSV.

Varje beställning flyttas framåt med ett klick: Acceptera, Börja förbereda, Markera som klar, Ute för leverans (bara leveransbeställningar), sedan Slutför beställning. Kunden informeras när beställningen bekräftas, är klar, är på väg eller avbokas. Du kan också Avbryt beställning, med en valfri orsak som skickas till kunden, och Markera som betald.

För att lägga till en beställning för hand, klicka på Ny beställning. Priser kommer från din meny, och dina beställningsregler kontrolleras inte.

Teammedlemmar med Beställningar påslaget under Inställningar → Aviseringar informeras om nya och avbokade beställningar.

Skicka beställningar till dina andra verktyg

Anslut dessa under Integrationer, så skickas nya beställningar dit automatiskt:

När du avbokar en beställning i Ringhum avbokas den i Square, HubRise, Shopify och WooCommerce också, och tas bort från Clover. Andra statusändringar hanteras i de apparna. Beställningens rad Skickat till visar vart den gick. Använd Senaste leveranser på varje apps kort för att kontrollera vad som skickats. Se Felsöka leveranser.

Beställningsuppslag och avbokningar

Uppringare kan fråga "var är min beställning?":

• Beställningar gjorda i Ringhum hittas via numret uppringaren ringer från, eller via ett beställningsnummer de ger. Av integritetsskäl hittar assistenten bara uppringarens egna beställningar.
• Beställningar från en ansluten Shopify- eller WooCommerce-butik kan också hittas via e-posten som användes vid kassan eller beställningsnumret. Assistenten läser upp statusen, artiklarna, totalsumman och eventuella spårningsuppgifter.

Uppringare kan avboka sin egen beställning medan den är Nytt eller Bekräftad. När förberedelsen har börjat erbjuder assistenten i stället att ta emot ett meddelande till ditt team.

Felsökning

Assistenten erbjuder inte att ta emot beställningar. Kontrollera att Ta emot beställningar är på under assistentens Förmågor, och att minst en produkt är markerad Tillgänglig.

Assistenten säger att ni har stängt. Ta emot beställningar utanför öppettider är av, och beställningen är för en tid utanför dina öppettider. Uppringare kan fortfarande beställa för en senare tid.

En beställning nådde inte mitt kassasystem. Öppna appens kort under Integrationer och kontrollera Senaste leveranser för felet.