Jak se počítá dostupnost

Když volající požádá o termín, nebo zákazník otevře vaši rezervační stránku, Ringhum ihned spočítá volné časy. Váš asistent i rezervační stránka používají stejný výpočet, takže si nikdy neodporují. Tento článek vysvětluje každé pravidlo, kde jej nastavujete a jak se kombinují.

Všechny časy používají časové pásmo vašeho pracovního prostoru, které nastavíte v Nastavení → Workspace → Časové pásmo workspace.

Kde nastavení najdete

Většina pravidel je v Společnost → Doba a rezervace. Po každé změně klikněte na Uložit dobu a pravidla.

Pravidla krok za krokem

Pro každý den uplatňuje Ringhum tyto kontroly v pořadí:

1. Zavírací dny. Pokud je datum uvedeno v Svátky a zavírací dny, je celý den uzavřený.
2. Otevírací doba. Rezervovat lze pouze v časových rozsazích daného dne. Den bez rozsahu je uzavřený. Pro polední pauzu přidejte druhý rozsah, například 9:00 až 12:00 a 13:00 až 17:00.
3. Stejný den. Pokud je Povolit rezervace v den termínu vypnuto, dnešní den nenabízí žádné časy.
4. Horizont rezervace. Dny vzdálenější než Rezervovat až (dní dopředu) nenabízejí žádné časy.
5. Minimální předstih. Časy začínající dříve než za Minimální předstih (hodiny) od nynějška se vynechávají.
6. Kandidátní časy. Počáteční časy se rozvrhnou od začátku každého rozsahu, vzdálené o Délku termínu. Počáteční čas se ponechá, jen pokud celá schůzka, s využitím Délky dané služby, skončí do konce daného rozsahu.
7. Existující termíny. Naplánované a potvrzené termíny blokují svůj čas, rozšířený o Rezervu mezi termíny (min) na obou stranách. Zrušené, dokončené termíny a termíny bez dostavení se neblokují nic.
8. Připojené kalendáře. Obsazené časy z kalendářů propojených v Integrace také blokují čas. Viz Kalendáře a obsazené časy.

Nabízí se to, co zbyde. Při hovoru asistent najednou nabídne několik z těchto časů. Na rezervační stránce vidí zákazníci všechny časy pro den, který si zvolí.

Poznámka: Délka termínu a délka trvání jsou dvě různé věci. Délka termínu je rozestup mezi možnými počátečními časy. Délka trvání je to, jak dlouho schůzka trvá. Služba trvající 45 minut s 30minutovou délkou termínu může začít v 9:00, 9:30, 10:00 a tak dále.

Zaměstnanci

Když zákazník požádá o konkrétní osobu:

• Jeho časy blokují pouze vlastní termíny dané osoby. Termíny ostatních osob je neblokují.
• Obsazené časy z propojených kalendářů blokují všechny bez rozdílu, protože se vztahují na celý pracovní prostor.
• Pokud má daná osoba vlastní pracovní dobu, nahrazuje tato doba pro její rezervace vaši otevírací dobu. Pracovní dobu jednotlivce lze v současnosti nastavit pouze přes API. Bez ní platí vaše otevírací doba.

Pokud si zákazník nikoho nevybere (Kdokoli dostupný na rezervační stránce), blokuje čas jakýkoli aktivní termín v pracovním prostoru, ať už je s kýmkoli.

Důležité: S volbou Kdokoli dostupný může vaše firma mít najednou jen jeden termín. Pokud několik lidí přijímá termíny paralelně, požádejte zákazníky, aby si vybrali osobu, a ujistěte se, že je každá osoba uvedena v Společnost → Adresář týmu.

Praktický příklad

Předpokládejme, že máte tato nastavení:

• Otevírací doba v úterý: 9:00 až 12:00 a 13:00 až 17:00
• Délka termínu: 30 min
• Rezerva mezi termíny (min): 15
• Minimální předstih (hodiny): 2
• Služba trvá 45 minut
• Jeden termín je již zarezervován od 10:00 do 10:45

Existující termín blokuje 9:45 až 11:00, jakmile se na obou stranách přidá 15minutová rezerva. Pro 45minutovou schůzku nabízí úterý:

Pokud se zákazník zeptá v úterý v 8:30, dvouhodinový minimální předstih navíc odstraní i 9:00, protože začíná dříve než v 10:30.

Rezervace, které pravidla obcházejí

• Termíny přidané ručně. Termíny → Nový termín zarezervuje čas, který zadáte, bez ověření dostupnosti, takže můžete záměrně přerezervovat. Zákazník přesto dostane potvrzení.
• Přesun termínu. Přeložit u termínu ověří, že nový čas je volný a spadá do otevírací doby. Pokud ne, zobrazí se „Tento čas není dostupný.“

Řešení potíží

Asistent říká, že nejsou žádné volné termíny, ale kalendář vypadá prázdně. Zkontrolujte v tomto pořadí: den není v Svátky a zavírací dny, den má otevírací dobu, datum je v rámci Rezervovat až (dní dopředu) a čas je za Minimální předstih (hodiny). Poté zkontrolujte propojené kalendáře, zda v ten den nejsou obsazené události.

Zavírací den, který jsem nastavil loni, letos den nezavírá. Zavírací den platí pro jedno konkrétní datum. Výroční svátky je třeba přidávat znovu každý rok.

Dlouhá služba nikdy nezobrazuje žádné termíny. Celá služba se musí vejít do jednoho otevíracího rozsahu. 120minutovou službu nelze rezervovat v rozsahu 9:00 až 10:30 a nemůže probíhat přes polední pauzu.

Dva zákazníci byli zarezervováni na stejný čas. K tomu dochází, když má jedna rezervace přiřazeného zaměstnance a druhá ne, nebo když byl někdo přidán ručně v Termíny. Viz oddíl o zaměstnancích výše.