Potvrzení, připomínky a změny

Každý termín v Ringhum automaticky odesílá zprávy. Nezáleží na tom, zda jej zarezervoval asistent při hovoru nebo v chatu, zákazník na vaší rezervační stránce, nebo jste jej přidali ručně. Zákazník dostane potvrzení ihned a den předem připomínku. Je informován, když se termín přeloží nebo zruší. Informován zůstává i váš tým.

Jak se zprávy dostávají k zákazníkovi

Každá zpráva pro zákazníka může jít ven dvěma způsoby:

• E-mailem, pokud má termín e-mailovou adresu zákazníka. Potvrzovací e-maily, e-maily o přeložení a připomínky obsahují soubor kalendáře (appointment.ics), který jedním klepnutím přidá termín do zákazníkova kalendáře.
• Textovou zprávou, pokud to váš pracovní prostor zákazníkovi umožňuje. Pokud zákazník napsal na vaše číslo WhatsApp v posledních 24 hodinách, jde zpráva na WhatsApp. Jinak jde formou SMS z čísla schváleného pro SMS.

Když jsou možné obě cesty, dostane zákazník obě. Když není možná žádná, žádná zpráva se neodešle a termín je přesto zarezervovaný.

Odesílání SMS je součástí tarifů Solo, Team a Scale a vyžaduje číslo schválené pro SMS. Viz Textové zprávy (SMS). V tarifu Starter dostávají zákazníci e-maily a zprávy na WhatsApp, pokud vám tam nedávno napsali.

Tip: Ptejte se na e-mailovou adresu. Asistent se na ni ptá při rezervaci a přehláskuje ji zpět a potvrzovací e-mail je jediná zpráva, která nese soubor kalendáře.

Co zákazník dostává

Potvrzovací zprávy, zprávy o přeložení a připomínky říkají zákazníkovi, aby pro změnu odpověděl nebo vám zavolal. E-maily zobrazují Co, Kdy (s časovým pásmem), S kým (zaměstnanec, pokud je uveden) a Kde. Kde je adresa místa konání termínu, nebo adresa vaší firmy ze Společnost → Profil. Pokud máte ve svém profilu veřejné telefonní číslo, e-mail vyzývá k zavolání na něj kvůli změnám. Pokud je vaše rezervační stránka zapnutá, obsahuje e-mail i tlačítko Vybrat jiný termín.

E-maily nesou název vaší firmy. V tarifech se značkou e-mailů nesou i vaše logo, barvy a formulace. Viz Značka e-mailů.

Připomínky

Připomínky se odesílají automaticky přibližně 24 hodin před začátkem termínu. Nic k tomu není třeba zapínat. Ringhum kontroluje každých 30 minut termíny, které začínají za 23 až 25 hodin od nynějška.

• Ke každému termínu patří jedna připomínka.
• Přeložení termínu resetuje jeho připomínku, takže zákazník dostane připomínku na nový čas.
• Připomínka se posílá jen u naplánovaných a potvrzených termínů. Zrušené se nepřipomínají.
• Termín zarezervovaný méně než přibližně 23 hodin dopředu žádnou připomínku nedostane, protože jeho čas na připomínku už uplynul. Pokryje to potvrzení.

Podrobnosti termínu v Termínech zobrazují Upozorněno s časem potvrzení a „připomínka odeslána“, jakmile připomínka odejde.

Změny a rušení

Z přehledu. Otevřete termín v Termínech:

1. Chcete-li jej přeložit, vyberte nové datum a čas v Přeložit a klikněte na Přesunout. Můžete také kliknout na jeden z navrhovaných volných časů. Zákazník dostane zprávu o přeložení.
2. Chcete-li jej zrušit, klikněte na Zrušit a potvrďte. Zákazník dostane zprávu o zrušení.
3. Označit jako potvrzené, Dokončeno a Nedostavil se mění jen stav. Zákazníkovi se kvůli nim nic neodesílá.

Poznámka: Když termín zrušíte z přehledu, důvod odeslaný zákazníkovi je „Zrušeno uživatelem“ a poté vaše jméno.

Zákazníkem. Zákazníci mění rezervace tím, že vám zavolají nebo napíší. Když má asistent zapnuté Rezervovat termíny, umí podle telefonního čísla, ze kterého volající volá nebo píše, najít jeho nadcházející termíny a přeložit nebo zrušit je. Odesílají se stejné zprávy jako v případě, kdy to provedete sami.

Co dostává váš tým

Každý člen, který má v Nastavení → Oznámení zapnuté Termíny, dostane e-mail a oznámení v aplikaci, když je termín zarezervován, přeložen nebo zrušen. Oznámení odkazuje na daný termín.

Stejné události se také:

• odesílají do vašich webhooků jako appointment.booked, appointment.rescheduled a appointment.cancelled,
• odesílají do propojených aplikací, které přijímají události termínů,
• zapisují do propojených kalendářů, které přijímají rezervace, například Google Kalendáře.

Chcete-li vidět všechny termíny ve své vlastní kalendářové aplikaci, použijte Termíny → Feed kalendáře a přihlaste se k odběru odkazu z Google, Apple nebo Outlooku. Každý termín má také odkaz Stáhnout .ics.

Časté dotazy

Zákazník nedostal textovou zprávu. Zkontrolujte, že má termín telefonní číslo a že má váš pracovní prostor číslo schválené pro SMS, nebo že vám zákazník v posledních 24 hodinách napsal na WhatsApp. Zákazník, který odpověděl STOP, textové zprávy dál nedostává.

Zákazník nedostal e-mail. Termín potřebuje e-mailovou adresu. Vidíte ji v podrobnostech termínu. Požádejte zákazníka, ať zkontroluje složku se spamem.

Mohu vypnout připomínky nebo změnit, kdy se odesílají? Ne. Připomínky se vždy odesílají přibližně 24 hodin předem, stejnými kanály jako potvrzení.

Odesílají testovací hovory potvrzení? Rezervace vytvořené při testovacím hovoru se řídí stejnými pravidly jako skutečné, takže při testování použijte vlastní telefonní číslo a e-mail.