Otevírací doba a chování mimo ni

Váš asistent může odpovídat nepřetržitě. Otevírací doba vám umožňuje rozhodnout, co se stane, když máte zavřeno: asistent stále odpovídá, nebo volající uslyší krátký pozdrav a zanechají hlasovou zprávu. Tento článek vysvětluje obě možnosti a další nastavení, která asistentovi říkají, kdy máte otevřeno.

Dvě místa, která popisují vaši dobu

Ringhum udržuje dvě související nastavení. Je dobré vědět, co dělá každé z nich.

Obě nastavení používají časové pásmo vašeho pracovního prostoru. Zkontrolujte jej v Nastavení → Workspace → Časové pásmo workspace.

Důležité: Udržujte obě nastavení sladěná. Pokud otevírací doba na stránce Společnost uvádí, že zavíráte v 18:00, nastavte na 18:00 i otevírací dobu asistenta.

Nastavení otevírací doby

1. Přejděte na Společnost a otevřete záložku Doba a rezervace.
2. V sekci Otevírací doba nastavte časy pro každý den. Pomocí + Přidat čas přidáte druhý časový rozsah, například kolem polední pauzy. Den, kdy nemáte otevřeno, označte jako Uzavřeno.
3. Zkopírovat pondělí na út–pá ušetří psaní, pokud jsou pracovní dny stejné.
4. V sekci Svátky a zavírací dny klikněte na + Přidat zavírací den pro každý den, kdy máte zavřeno. Asistent volajícím řekne, že máte zavřeno, a na tyto dny nic nerezervuje.
5. Klikněte na Uložit dobu a pravidla.

Tato otevírací doba je součástí firemních informací, které asistent dostává, je-li zapnuté Používat profil firmy. Asistent také zná dnešní datum a aktuální čas v místě vaší firmy, takže dokáže volajícímu říct, zda máte právě otevřeno.

Zapnutí otevírací doby pro asistenta

1. Otevřete Asistenti, klikněte na asistenta a přejděte na záložku Chování.
2. V kartě Otevírací doba zapněte Používat otevírací dobu. Je-li vypnuto, chová se asistent stejně po celý den.
3. Nastavte Otevírá a Zavírá.
4. V sekci Dny vyberte dny, kdy máte otevřeno. Ve výchozím nastavení jsou vybrané pondělí až pátek.
5. Zvolte, co se stane Mimo otevírací dobu.
6. Klikněte na Uložit změny.

Asistent používá jeden čas otevření a jeden čas zavření pro všechny vybrané dny. Den, který není vybraný, se počítá jako celodenně uzavřený.

Mimo otevírací dobu: dvě možnosti

Asistent stále odpovídá (se zprávou mimo otevírací dobu)

Hovory přijímá asistent jako obvykle. Stále umí odpovídat na otázky, zaznamenávat zprávy a rezervovat termíny na dobu, kdy máte otevřeno, na základě vaší otevírací doby ze stránky Společnost.

Přehrát pozdrav a nahrát hlasovou zprávu

Asistent neodpovídá. Volající uslyší váš Pozdrav pro hlasovou zprávu a po tónu může zanechat zprávu. Pokud pozdrav ponecháte prázdný, volající uslyší: „Děkujeme za zavolání do [vaše firma]. Nyní máme zavřeno. Zanechte prosím po tónu své jméno, číslo a krátkou zprávu a zavoláme vám zpět.“

Hlasová zpráva může trvat až 3 minuty. Může být kratší, pokud má váš pracovní prostor málo minut a kreditu. Každá hlasová zpráva se objeví v Doručené poště s nahrávkou a přepisem, aby si ji váš tým mohl poslechnout a zavolat zpět. Členové týmu, kteří mají v Nastavení → Oznámení zapnuté Nové hlasové zprávy, dostanou oznámení.

Zpráva mimo otevírací dobu

Když používáte otevírací dobu, můžete napsat Zprávu mimo otevírací dobu o délce do 500 znaků, například: „Děkujeme za zavolání. Nyní máme zavřeno, ale mohu zaznamenat zprávu nebo vás zarezervovat na zítřek.“

Tuto zprávu využívá váš widget na webu. Když jsou hlasové hovory ve widgetu mimo dobu uzavřené, vidí návštěvníci tuto zprávu pod tlačítkem Nyní zavřeno. Pokud ji ponecháte prázdnou, uvidí „Nyní máme zavřeno. Zkuste to prosím znovu během otevírací doby.“

Poznámka: Při telefonních hovorech čerpá asistent svou otevírací dobu ze Společnost → Doba a rezervace. Chcete-li upravit, co při hovorech říká o zavření, přidejte do pokynů větu, například: „Když máme zavřeno, řekněte to a poté nabídněte zaznamenání zprávy nebo rezervaci na dobu, kdy máme otevřeno.“

Widget na webu mimo otevírací dobu

Hlasové hovory ve widgetu se řídí otevírací dobou asistenta:

Hlasové hovory ve widgetu jsou uzavřené také vždy, když stav asistenta není Aktivní. Otevírací doba neovlivňuje chat ve widgetu. Viz Widget na webu.

Časté dotazy

Asistent říká, že máme zavřeno, přestože máme otevřeno. Zkontrolujte časové pásmo pracovního prostoru v Nastavení → Workspace, poté otevírací dobu a zavírací dny v Společnost → Doba a rezervace a nakonec vlastní otevírací dobu asistenta na záložce Chování.

Mohu zavřít na oběd? Na stránce Společnost ano: přidejte druhý rozsah pomocí + Přidat čas. Vlastní otevírací doba asistenta má jeden čas otevření a jeden čas zavření za den.