Wie Verfügbarkeit berechnet wird

Wenn ein Anrufer nach einem Termin fragt oder ein Kunde Ihre Buchungsseite öffnet, ermittelt Ringhum die freien Zeiten in Echtzeit. Ihr Assistent und die Buchungsseite verwenden dieselbe Berechnung, sodass sie nie widersprüchliche Angaben machen. Dieser Artikel erklärt jede Regel, wo Sie sie einstellen und wie sie zusammenwirken.

Alle Zeiten verwenden die Zeitzone Ihres Workspace, die Sie unter Einstellungen → Workspace → Zeitzone des Workspace festlegen.

Wo sich die Einstellungen befinden

Die meisten Regeln finden Sie unter Unternehmen → Zeiten & Buchung. Klicken Sie nach einer Änderung auf Zeiten & Regeln speichern.

Die Regeln Schritt für Schritt

Für jeden Tag wendet Ringhum diese Prüfungen in dieser Reihenfolge an:

1. Schließtage. Ist das Datum unter Feiertage & Schließtage eingetragen, ist der ganze Tag geschlossen.
2. Öffnungszeiten. Die Zeitbereiche des Tages sind die einzigen buchbaren Zeiten. Ein Tag ohne Bereich ist geschlossen. Fügen Sie für eine Mittagspause einen zweiten Bereich hinzu, zum Beispiel 9:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00 Uhr.
3. Gleicher Tag. Ist Buchungen am selben Tag erlauben ausgeschaltet, bietet der heutige Tag keine Zeiten.
4. Buchungshorizont. Tage, die weiter in der Zukunft liegen als Buchbar bis (Tage im Voraus), bieten keine Zeiten.
5. Mindestvorlauf. Zeiten, die früher als der Mindestvorlauf (Stunden) ab jetzt beginnen, werden weggelassen.
6. Mögliche Zeiten. Startzeiten werden ab dem Beginn jedes Bereichs im Abstand der Slot-Länge aufgereiht. Eine Startzeit wird nur beibehalten, wenn der gesamte Termin mit der Dauer der Leistung vor Ende dieses Bereichs endet.
7. Bestehende Termine. Geplante und bestätigte Termine blockieren ihre Zeit, erweitert um den Puffer dazwischen (Min.) auf beiden Seiten. Stornierte, abgeschlossene und nicht wahrgenommene Termine blockieren nichts.
8. Verbundene Kalender. Als beschäftigt markierte Zeiten aus Kalendern, die Sie unter Integrationen verbunden haben, blockieren ebenfalls Zeit. Siehe Kalender und beschäftigte Zeiten.

Was übrig bleibt, wird angeboten. Bei einem Anruf bietet der Assistent einige dieser Zeiten auf einmal an. Auf der Buchungsseite sehen Kunden alle davon für den gewählten Tag.

Hinweis: Slot-Länge und Dauer sind zwei verschiedene Dinge. Die Slot-Länge ist der Abstand zwischen möglichen Startzeiten. Die Dauer ist, wie lange der Termin dauert. Eine 45-minütige Leistung mit 30-minütiger Slot-Länge kann um 9:00, 9:30, 10:00 Uhr und so weiter beginnen.

Mitarbeiter

Fragt ein Kunde nach einer bestimmten Person:

• Nur die eigenen Termine dieser Person blockieren deren Zeiten. Termine für andere Personen tun das nicht.
• Als beschäftigt markierte Zeiten aus verbundenen Kalendern blockieren weiterhin für alle, da sie für den gesamten Workspace gelten.
• Hat die Person eigene Arbeitszeiten, ersetzen diese für ihre Buchungen Ihre Öffnungszeiten. Arbeitszeiten pro Person lassen sich derzeit nur über die API festlegen. Ohne solche gelten Ihre Öffnungszeiten.

Wählt der Kunde niemanden aus (Jeder verfügbar auf der Buchungsseite), blockiert jeder aktive Termin im Workspace die Zeit, unabhängig davon, mit wem er ist.

Wichtig: Bei Jeder verfügbar kann Ihr Unternehmen nur einen Termin gleichzeitig halten. Nehmen mehrere Personen parallel Termine wahr, bitten Sie Kunden, eine Person auszuwählen, und stellen Sie sicher, dass jede Person unter Unternehmen → Teamverzeichnis eingetragen ist.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, Sie haben folgende Einstellungen:

• Öffnungszeiten am Dienstag: 9:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00 Uhr
• Slot-Länge: 30 Min.
• Puffer dazwischen (Min.): 15
• Mindestvorlauf (Stunden): 2
• Die Leistung dauert 45 Minuten
• Ein Termin ist bereits von 10:00 bis 10:45 Uhr gebucht

Der bestehende Termin blockiert 9:45 bis 11:00 Uhr, sobald der 15-minütige Puffer auf beiden Seiten hinzugefügt wird. Für einen 45-minütigen Termin bietet der Dienstag:

Fragt ein Kunde an diesem Dienstag um 8:30 Uhr an, entfernt der Mindestvorlauf von 2 Stunden zusätzlich 9:00 Uhr, da diese Zeit vor 10:30 Uhr beginnt.

Buchungen, die die Regeln umgehen

• Termine, die Sie von Hand hinzufügen. Termine → Neuer Termin bucht die eingegebene Zeit ohne Verfügbarkeitsprüfung, sodass Sie absichtlich überbuchen können. Der Kunde erhält trotzdem eine Bestätigung.
• Einen Termin verschieben. Verschieben bei einem Termin prüft, ob die neue Zeit frei und innerhalb der Öffnungszeiten liegt. Falls nicht, sehen Sie "Dieser Zeitpunkt ist nicht verfügbar."

Problembehandlung

Der Assistent sagt, es gibt keine freien Zeiten, aber der Kalender sieht leer aus. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Der Tag ist nicht unter Feiertage & Schließtage eingetragen, der Tag hat Öffnungszeiten, das Datum liegt innerhalb von Buchbar bis (Tage im Voraus), und die Zeit liegt nach dem Mindestvorlauf (Stunden). Prüfen Sie dann Ihre verbundenen Kalender auf als beschäftigt markierte Termine an diesem Tag.

Ein Schließtag, den ich letztes Jahr eingetragen habe, schließt den Tag dieses Jahr nicht. Ein Schließtag gilt für ein genaues Datum. Tragen Sie jährliche Feiertage für jedes Jahr erneut ein.

Für eine lange Leistung werden nie Zeiten angezeigt. Die gesamte Leistung muss in einen Öffnungsbereich passen. Eine 120-minütige Leistung lässt sich nicht in einem Bereich von 9:00 bis 10:30 Uhr buchen, und sie läuft nicht über eine Mittagspause hinweg.

Zwei Kunden wurden zur gleichen Zeit gebucht. Das passiert, wenn eine Buchung ein Teammitglied hat und die andere nicht, oder wenn jemand von Hand unter Termine hinzugefügt wurde. Siehe den Abschnitt zu Mitarbeitern oben.