Geschäftszeiten und Verhalten außerhalb der Geschäftszeiten

Ihr Assistent kann rund um die Uhr antworten. Mit den Geschäftszeiten entscheiden Sie, was passiert, wenn Sie geschlossen haben: Der Assistent antwortet weiter, oder Anrufer hören eine kurze Begrüßung und hinterlassen eine Sprachnachricht. Dieser Artikel erklärt beide Optionen und die weiteren Einstellungen, die dem Assistenten mitteilen, wann Sie geöffnet haben.

Zwei Stellen, die Ihre Zeiten beschreiben

Ringhum verwendet zwei zusammenhängende Einstellungen. Es hilft zu wissen, was jede davon bewirkt.

Beide verwenden die Zeitzone Ihres Workspace. Prüfen Sie diese unter Einstellungen → Workspace → Zeitzone des Workspace.

Wichtig: Halten Sie beide im Einklang. Wenn Ihre Öffnungszeiten auf der Unternehmensseite besagen, dass Sie um 18 Uhr schließen, stellen Sie die Geschäftszeiten des Assistenten ebenfalls auf 18 Uhr Schluss.

Öffnungszeiten festlegen

1. Gehen Sie zu Unternehmen und öffnen Sie den Tab Zeiten & Buchung.
2. Legen Sie unter Öffnungszeiten die Zeiten für jeden Tag fest. Verwenden Sie + Zeiten hinzufügen für einen zweiten Bereich, zum Beispiel um eine Mittagspause herum. Markieren Sie einen Tag als Geschlossen, wenn Sie nicht öffnen.
3. Montag auf Di–Fr übertragen spart Tipparbeit, wenn die Wochentage gleich sind.
4. Klicken Sie unter Feiertage & Schließtage für jeden Schließtag auf + Schließtag hinzufügen. Der Assistent teilt Anrufern mit, dass Sie geschlossen haben, und bucht an diesen Tagen nicht.
5. Klicken Sie auf Zeiten & Regeln speichern.

Diese Zeiten sind Teil der Unternehmensinformationen, die der Assistent erhält, wenn Unternehmensprofil verwenden aktiviert ist. Der Assistent kennt außerdem das heutige Datum und die aktuelle Uhrzeit an Ihrem Unternehmensstandort, sodass er einem Anrufer sagen kann, ob Sie gerade geöffnet haben.

Geschäftszeiten für einen Assistenten aktivieren

1. Öffnen Sie Assistenten, klicken Sie auf den Assistenten und wechseln Sie zum Tab Verhalten.
2. Schalten Sie in der Karte Geschäftszeiten Geschäftszeiten verwenden ein. Ist die Option ausgeschaltet, verhält sich der Assistent rund um die Uhr gleich.
3. Legen Sie Öffnet und Schließt fest.
4. Wählen Sie unter Tage die Tage aus, an denen Sie geöffnet haben. Standardmäßig sind Montag bis Freitag ausgewählt.
5. Wählen Sie unter Außerhalb der Geschäftszeiten, was geschehen soll.
6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Der Assistent verwendet für alle ausgewählten Tage eine Öffnungs- und eine Schlusszeit. Ein nicht ausgewählter Tag gilt den ganzen Tag über als geschlossen.

Außerhalb der Geschäftszeiten: zwei Optionen

Der Assistent antwortet weiterhin (mit der Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten)

Anrufe werden wie gewohnt vom Assistenten beantwortet. Er kann weiterhin Fragen beantworten, Nachrichten aufnehmen und Termine für Ihre Öffnungszeiten buchen, basierend auf den Öffnungszeiten von der Unternehmensseite.

Eine Begrüßung abspielen und eine Sprachnachricht aufnehmen

Der Assistent antwortet nicht. Der Anrufer hört Ihre Begrüßung für Sprachnachrichten und kann nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen. Lassen Sie die Begrüßung leer, hören Anrufer: "Danke für Ihren Anruf bei [Ihr Unternehmen]. Wir haben gerade geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Nachricht, wir rufen Sie zurück."

Eine Sprachnachricht kann bis zu 3 Minuten lang sein. Sie kann kürzer ausfallen, wenn Ihr Workspace nur noch wenige Minuten und wenig Guthaben hat. Jede Sprachnachricht landet mit Aufnahme und Transkription im Posteingang, sodass Ihr Team sie anhören und zurückrufen kann. Teammitglieder, bei denen Neue Sprachnachrichten unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert ist, werden benachrichtigt.

Die Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten

Wenn Sie Geschäftszeiten verwenden, können Sie eine Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten mit bis zu 500 Zeichen verfassen, zum Beispiel: "Danke für Ihren Anruf. Wir haben gerade geschlossen, aber ich kann eine Nachricht aufnehmen oder Sie für morgen einplanen."

Diese Nachricht wird von Ihrem Website-Widget verwendet. Sind Sprachanrufe im Widget geschlossen, sehen Besucher diese Nachricht unter einer Schaltfläche Derzeit geschlossen. Lassen Sie sie leer, sehen sie: "Wir haben gerade geschlossen. Bitte versuchen Sie es während der Geschäftszeiten erneut."

Hinweis: Bei Telefonanrufen entnimmt der Assistent seine Öffnungszeiten aus Unternehmen → Zeiten & Buchung. Um zu beeinflussen, was er bei Anrufen zum Thema Schließung sagt, fügen Sie Ihren Anweisungen eine Zeile hinzu, zum Beispiel: "Wenn wir geschlossen haben, sagen Sie das und bieten Sie dann an, eine Nachricht aufzunehmen oder einen Termin für unsere Öffnungszeiten zu buchen."

Das Website-Widget außerhalb der Geschäftszeiten

Sprachanrufe im Widget richten sich nach den Geschäftszeiten des Assistenten:

Sprachanrufe im Widget sind außerdem immer geschlossen, wenn der Status des Assistenten nicht Aktiv ist. Der Widget-Chat wird von den Geschäftszeiten nicht beeinflusst. Siehe Website-Widget.

Häufige Fragen

Der Assistent sagt, wir haben geschlossen, obwohl wir geöffnet haben. Prüfen Sie zunächst die Zeitzone des Workspace unter Einstellungen → Workspace, dann die Öffnungszeiten und Schließtage unter Unternehmen → Zeiten & Buchung und schließlich die eigenen Geschäftszeiten des Assistenten auf dem Tab Verhalten.

Kann ich für die Mittagspause schließen? Auf der Unternehmensseite ja: Fügen Sie mit + Zeiten hinzufügen einen zweiten Bereich hinzu. Die eigenen Geschäftszeiten des Assistenten haben pro Tag nur eine Öffnungs- und eine Schlusszeit.