Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungen

Jeder Termin in Ringhum löst automatisch Nachrichten aus. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Assistent ihn bei einem Anruf oder in einem Chat gebucht hat, ob ein Kunde ihn auf Ihrer Buchungsseite gebucht hat oder ob Sie ihn selbst eingetragen haben. Der Kunde erhält sofort eine Bestätigung und am Tag davor eine Erinnerung. Er wird informiert, wenn der Termin verschoben oder storniert wird. Auch Ihr Team wird auf dem Laufenden gehalten.

Wie Nachrichten den Kunden erreichen

Jede Kundennachricht kann auf zwei Wegen versendet werden:

• Per E-Mail, wenn dem Termin die E-Mail-Adresse des Kunden hinterlegt ist. Bestätigungs-, Verschiebungs- und Erinnerungs-E-Mails enthalten eine Kalenderdatei (appointment.ics), mit der der Termin per Fingertipp in den Kalender des Kunden übernommen wird.
• Per Textnachricht, wenn Ihr Workspace dem Kunden Textnachrichten senden kann. Hat der Kunde in den letzten 24 Stunden an Ihre WhatsApp-Nummer geschrieben, geht die Nachricht über WhatsApp raus. Andernfalls per SMS von einer für Textnachrichten freigegebenen Nummer.

Wenn beides möglich ist, erhält der Kunde beides. Ist keines der beiden möglich, wird keine Nachricht gesendet, der Termin bleibt trotzdem gebucht.

Der Versand von SMS ist in den Plänen Solo, Team und Scale enthalten und erfordert eine für Textnachrichten freigegebene Nummer. Siehe Textnachrichten (SMS). Im Starter-Plan erhalten Kunden E-Mails sowie WhatsApp-Nachrichten, wenn sie Ihnen dort kürzlich geschrieben haben.

Tipp: Bitten Sie um eine E-Mail-Adresse. Der Assistent fragt beim Buchen danach und buchstabiert sie zurück, und die Bestätigungs-E-Mail ist die einzige Nachricht, die die Kalenderdatei enthält.

Was der Kunde erhält

Bestätigungs-, Verschiebungs- und Erinnerungsnachrichten fordern den Kunden auf, für eine Änderung zu antworten oder Sie anzurufen. Die E-Mails zeigen Was, Wann (mit Zeitzone), Mit (das Teammitglied, falls vorhanden) und Wo. Wo ist die Adresse des Ortes des Termins oder Ihre Unternehmensadresse aus Unternehmen → Profil. Wenn Sie in Ihrem Profil eine öffentliche Telefonnummer hinterlegt haben, weist die E-Mail darauf hin, für Änderungen dort anzurufen. Ist Ihre Buchungsseite aktiv, enthält die E-Mail auch eine Schaltfläche Andere Zeit buchen.

E-Mails tragen Ihren Unternehmensnamen. In Plänen mit E-Mail-Branding tragen sie außerdem Ihr Logo, Ihre Farben und Ihren Wortlaut. Siehe E-Mail-Branding.

Erinnerungen

Erinnerungen werden automatisch etwa 24 Stunden vor der Startzeit verschickt. Es gibt nichts, was Sie aktivieren müssten. Ringhum prüft alle 30 Minuten, welche Termine zwischen 23 und 25 Stunden ab jetzt beginnen.

• Jeder Termin erhält eine Erinnerung.
• Das Verschieben eines Termins setzt seine Erinnerung zurück, sodass der Kunde an die neue Zeit erinnert wird.
• Nur geplante und bestätigte Termine werden erinnert. Stornierte Termine nicht.
• Ein Termin, der weniger als etwa 23 Stunden im Voraus gebucht wird, erhält keine Erinnerung, da sein Erinnerungszeitpunkt bereits verstrichen ist. Die Bestätigung deckt das ab.

Die Termindetails unter Termine zeigen Benachrichtigt mit dem Zeitpunkt der Bestätigung sowie "Erinnerung gesendet", sobald die Erinnerung verschickt wurde.

Ändern und stornieren

Über das Dashboard. Öffnen Sie den Termin unter Termine:

1. Um ihn zu verschieben, wählen Sie unter Verschieben ein neues Datum und eine neue Uhrzeit und klicken Sie auf Verschieben. Sie können auch auf eine der vorgeschlagenen freien Zeiten klicken. Der Kunde erhält eine Nachricht über die Verschiebung.
2. Um ihn zu stornieren, klicken Sie auf Stornieren und bestätigen Sie. Der Kunde erhält eine Stornierungsnachricht.
3. Als bestätigt markieren, Abgeschlossen und Nicht erschienen ändern nur den Status. Sie senden nichts an den Kunden.

Hinweis: Wenn Sie über das Dashboard stornieren, lautet der an den Kunden gesendete Grund "Storniert von" gefolgt von Ihrem Namen.

Durch den Kunden. Kunden ändern Buchungen, indem sie Sie anrufen oder Ihnen schreiben. Ist Termine buchen für den Assistenten aktiviert, kann er die anstehenden Termine des Anrufers anhand der Telefonnummer, von der aus er anruft oder schreibt, finden und verschieben oder stornieren. Dabei gehen dieselben Nachrichten hinaus wie wenn Sie es selbst tun.

Was Ihr Team erhält

Jedes Mitglied, bei dem Termine unter Einstellungen → Benachrichtigungen aktiviert ist, erhält eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung, wenn ein Termin gebucht, verschoben oder storniert wird. Die Benachrichtigung verlinkt zum Termin.

Dieselben Ereignisse werden außerdem:

• an Ihre Webhooks als appointment.booked, appointment.rescheduled und appointment.cancelled gesendet,
• an verbundene Apps gesendet, die Terminereignisse empfangen,
• in verbundene Kalender geschrieben, die Buchungen akzeptieren, etwa Google Calendar.

Um alle Termine in Ihrer eigenen Kalender-App zu sehen, verwenden Sie Termine → Kalender-Feed und abonnieren Sie den Link von Google, Apple oder Outlook. Jeder Termin hat außerdem einen Link .ics herunterladen.

Häufige Fragen

Der Kunde hat keine Textnachricht erhalten. Prüfen Sie, ob dem Termin eine Telefonnummer hinterlegt ist und ob Ihr Workspace über eine für Textnachrichten freigegebene Nummer verfügt, oder ob der Kunde Ihnen in den letzten 24 Stunden auf WhatsApp geschrieben hat. Ein Kunde, der mit STOP geantwortet hat, erhält keine Textnachrichten mehr.

Der Kunde hat keine E-Mail erhalten. Der Termin benötigt eine E-Mail-Adresse. Sie können sie in den Termindetails sehen. Bitten Sie den Kunden, den Spam-Ordner zu prüfen.

Kann ich Erinnerungen abschalten oder den Versandzeitpunkt ändern? Nein. Erinnerungen werden immer etwa 24 Stunden vorher über dieselben Kanäle wie die Bestätigung verschickt.

Lösen Testanrufe Bestätigungen aus? Buchungen, die bei einem Testanruf vorgenommen werden, folgen denselben Regeln wie echte, verwenden Sie beim Testen also Ihre eigene Telefonnummer und E-Mail-Adresse.