Как рассчитывается доступность

Когда звонящий просит записать его на приём или клиент открывает вашу страницу бронирования, Ringhum рассчитывает свободное время прямо на месте. Ваш ассистент и страница бронирования используют один и тот же расчёт, поэтому они никогда не расходятся. В этой статье объясняется каждое правило, где оно настраивается и как они сочетаются друг с другом.

Всё время указывается в часовом поясе вашего рабочего пространства, который задаётся в Настройки → Рабочее пространство → Часовой пояс рабочего пространства.

Где находятся настройки

Большинство правил находятся в разделе Компания → Часы работы и бронирование. После изменения нажмите Сохранить часы и правила.

Правила по шагам

Для каждого дня Ringhum применяет эти проверки по порядку:

1. Закрытия. Если дата указана в Праздники и закрытия, весь день закрыт.
2. Часы работы. Бронировать можно только временные диапазоны этого дня. День без диапазона считается закрытым. Добавьте второй диапазон для обеденного перерыва, например 9:00–12:00 и 13:00–17:00.
3. Тот же день. Если Разрешить записи в тот же день выключено, на сегодня время не предлагается.
4. Горизонт бронирования. Дни, отстоящие дальше, чем Бронировать заранее до (дней), не предлагают времени.
5. Минимальное уведомление. Время, начинающееся раньше, чем через Минимальное уведомление (часов) от текущего момента, исключается.
6. Возможное время. Время начала выстраивается от начала каждого диапазона с шагом в Длительность слота. Время начала сохраняется только если вся запись, с учётом Длительности услуги, заканчивается до конца этого диапазона.
7. Существующие записи. Запланированные и подтверждённые записи блокируют своё время, расширенное Буфером между записями (мин) с обеих сторон. Отменённые, завершённые записи и записи с неявкой ничего не блокируют.
8. Подключённые календари. Занятое время из календарей, подключённых в разделе Интеграции, тоже блокирует время. См. Календари и занятое время.

Всё, что осталось, предлагается клиенту. При звонке ассистент предлагает сразу несколько таких вариантов времени. На странице бронирования клиенты видят все варианты за выбранный день.

Примечание: Длительность слота и длительность услуги — разные вещи. Длительность слота — это интервал между возможными временами начала. Длительность — то, сколько длится сама запись. Услуга длительностью 45 минут при длительности слота 30 минут может начинаться в 9:00, 9:30, 10:00 и так далее.

Сотрудники

Когда клиент просит конкретного сотрудника:

• Только собственные записи этого сотрудника блокируют его время. Записи других сотрудников на это не влияют.
• Занятое время из подключённых календарей по-прежнему блокирует всех, так как оно относится ко всему рабочему пространству.
• Если у сотрудника есть собственные рабочие часы, они заменяют ваши часы работы для его записей. Рабочие часы для отдельного сотрудника пока можно задать только через API. Без них применяются ваши общие часы работы.

Когда клиент не выбирает конкретного человека (Кто угодно из доступных на странице бронирования), любая активная запись в рабочем пространстве блокирует это время, независимо от того, с кем она.

Важно: При выборе Кто угодно из доступных ваш бизнес может держать только одну запись одновременно. Если несколько сотрудников принимают записи параллельно, просите клиентов выбирать конкретного человека и убедитесь, что каждый сотрудник указан в Компания → Список команды.

Разобранный пример

Предположим, у вас такие настройки:

• Часы работы во вторник: 9:00–12:00 и 13:00–17:00
• Длительность слота: 30 мин
• Буфер между записями (мин): 15
• Минимальное уведомление (часов): 2
• Услуга длится 45 минут
• Уже забронирована одна запись с 10:00 до 10:45

Существующая запись блокирует время с 9:45 до 11:00 с учётом 15-минутного буфера с обеих сторон. Для 45-минутной записи вторник предлагает:

Если клиент обращается в 8:30 в тот же вторник, минимальное уведомление в 2 часа также исключает 9:00, поскольку оно начинается раньше 10:30.

Записи, которые обходят правила

• Записи, добавленные вручную. Записи на приём → Новая запись бронирует введённое вами время без проверки доступности, так что вы можете сознательно перебронировать. Клиент всё равно получает подтверждение.
• Перенос записи. Функция Перенести на записи проверяет, что новое время свободно и попадает в часы работы. Если нет, вы увидите сообщение «Это время недоступно.».

Решение проблем

Ассистент говорит, что нет свободного времени, хотя календарь выглядит пустым. Проверьте по порядку: день не указан в Праздники и закрытия, у дня есть часы работы, дата входит в Бронировать заранее до (дней), а время находится за пределами Минимального уведомления (часов). Затем проверьте подключённые календари на занятые события в этот день.

Закрытие, которое я настроил(а) в прошлом году, не закрывает день в этом году. Закрытие относится к одной конкретной дате. Ежегодные праздники нужно добавлять заново каждый год.

Длинная услуга никогда не показывает варианты времени. Вся услуга должна умещаться в один диапазон часов работы. 120-минутную услугу нельзя забронировать в диапазоне 9:00–10:30, и она не переносится через обеденный перерыв.

Два клиента были записаны на одно и то же время. Это происходит, когда у одной записи указан сотрудник, а у другой — нет, либо когда запись добавлена вручную в разделе Записи на приём. См. раздел о сотрудниках выше.