Подтверждения, напоминания и изменения

Каждая запись на приём в Ringhum автоматически запускает отправку сообщений. Неважно, забронировал ли её ассистент во время звонка или в чате, клиент записался на вашей странице бронирования или вы добавили запись вручную. Клиент сразу получает подтверждение и напоминание за день до встречи. Его также уведомляют о переносе или отмене записи. Ваша команда тоже остаётся в курсе.

Как сообщения доходят до клиента

Каждое сообщение клиенту может отправляться двумя способами:

• По email, если в записи указан email-адрес клиента. Письма с подтверждением, переносом и напоминанием содержат файл календаря (appointment.ics), который добавляет встречу в календарь клиента в один клик.
• По SMS/сообщению, если ваше рабочее пространство может писать клиенту. Если клиент писал на ваш номер WhatsApp за последние 24 часа, сообщение уходит в WhatsApp. В остальных случаях — по SMS с номера, одобренного для отправки сообщений.

Когда возможны оба варианта, клиент получает оба сообщения. Когда невозможен ни один, сообщение не отправляется, но запись всё равно создаётся.

Отправка SMS включена в планы Solo, Team и Scale и требует номера, одобренного для отправки сообщений. См. SMS-сообщения. На плане Starter клиенты получают письма, а также сообщения в WhatsApp, если недавно писали вам туда.

Совет: Спрашивайте email-адрес. Ассистент запрашивает его при записи и произносит по буквам для проверки, а письмо с подтверждением — единственное сообщение с файлом календаря.

Что получает клиент

Сообщения с подтверждением, переносом и напоминанием предлагают клиенту ответить или позвонить вам, чтобы что-то изменить. В письмах указаны Что, Когда (с часовым поясом), С кем (сотрудник, если назначен) и Где. Где — это адрес места проведения встречи или адрес вашей компании из Компания → Профиль. Если в вашем профиле указан публичный номер телефона, в письме предлагается позвонить по нему для изменений. Если ваша страница бронирования включена, в письме также есть кнопка Выбрать другое время.

Письма несут название вашей компании. На планах с брендированием писем они также несут ваш логотип, цвета и формулировки. См. Брендирование писем.

Напоминания

Напоминания отправляются автоматически примерно за 24 часа до начала встречи. Включать ничего не нужно. Ringhum проверяет каждые 30 минут записи, которые начинаются через 23–25 часов.

• Каждая запись получает одно напоминание.
• Перенос записи сбрасывает её напоминание, так что клиент получает напоминание о новом времени.
• Напоминания отправляются только по запланированным и подтверждённым записям. По отменённым — нет.
• Запись, созданная менее чем примерно за 23 часа до встречи, не получает напоминания, так как время его отправки уже прошло. Эту роль выполняет подтверждение.

В деталях записи в разделе Записи на приём отображается поле Уведомлён(а) со временем отправки подтверждения, а после отправки напоминания — отметка «напоминание отправлено».

Изменение и отмена

Из панели управления. Откройте запись в разделе Записи на приём:

1. Чтобы перенести её, выберите новую дату и время в блоке Перенести и нажмите Переместить. Также можно нажать на одно из предложенных свободных времён. Клиент получит сообщение о переносе.
2. Чтобы отменить запись, нажмите Отмена и подтвердите действие. Клиент получит сообщение об отмене.
3. Действия Отметить подтверждённым, Завершён и Неявка только меняют статус. Клиенту при этом ничего не отправляется.

Примечание: При отмене из панели управления клиенту отправляется причина «Отменено пользователем» с указанием вашего имени.

Клиентом. Клиенты меняют записи, позвонив вам или написав. Если для ассистента включена функция Записывать на приём, он может находить предстоящие записи звонящего по номеру телефона, с которого поступил звонок или сообщение, и переносить или отменять их. При этом отправляются те же сообщения, что и при изменении вами самими.

Что получает ваша команда

Каждый участник, у которого в разделе Настройки → Уведомления включён пункт Записи на приём, получает письмо и уведомление в приложении при создании, переносе или отмене записи. Уведомление ведёт прямо к записи.

Те же события также:

• отправляются на ваши вебхуки как appointment.booked, appointment.rescheduled и appointment.cancelled,
• отправляются в подключённые приложения, которые принимают события записей,
• записываются в подключённые календари, принимающие бронирования, например Google Calendar.

Чтобы видеть все записи в своём собственном календарном приложении, используйте Записи на приём → Лента календаря и подпишитесь на ссылку из Google, Apple или Outlook. У каждой записи также есть ссылка Скачать .ics.

Частые вопросы

Клиент не получил SMS/сообщение. Проверьте, что в записи указан номер телефона и что у вашего рабочего пространства есть номер, одобренный для отправки сообщений, либо что клиент писал вам в WhatsApp за последние 24 часа. Клиент, ответивший STOP, больше не получает сообщений.

Клиент не получил письмо. В записи должен быть указан email-адрес. Его можно увидеть в деталях записи. Попросите клиента проверить папку со спамом.

Можно ли отключить напоминания или изменить время их отправки? Нет. Напоминания всегда отправляются примерно за 24 часа до встречи, теми же каналами, что и подтверждение.

Отправляются ли подтверждения при тестовых звонках? Бронирования, сделанные во время тестового звонка, подчиняются тем же правилам, что и настоящие, поэтому при тестировании используйте собственный номер телефона и email.