Så beräknas tillgänglighet

När en uppringare ber om en tid, eller en kund öppnar din bokningssida, räknar Ringhum ut de lediga tiderna direkt. Din assistent och bokningssidan använder samma beräkning, så de säger aldrig emot varandra. Den här artikeln förklarar varje regel, var du ställer in den och hur de kombineras.

Alla tider använder din arbetsytas tidszon, som du ställer in under Inställningar → Arbetsyta → Arbetsytans tidszon.

Var inställningarna finns

De flesta reglerna finns under Företag → Öppettider och bokning. Klicka på Spara tider och regler efter en ändring.

Reglerna, steg för steg

För varje dag tillämpar Ringhum dessa kontroller i ordning:

1. Stängningar. Om datumet är listat under Helgdagar och stängningar är hela dagen stängd.
2. Öppettider. Dagens tidsintervall är de enda tider som kan bokas. En dag utan intervall är stängd. Lägg till ett andra intervall för en lunchpaus, till exempel 9:00 till 12:00 och 13:00 till 17:00.
3. Samma dag. Om Tillåt samma dags bokningar är avstängt erbjuder dagen idag inga tider.
4. Bokningshorisont. Dagar längre fram än Boka upp till (dagar i förväg) erbjuder inga tider.
5. Minsta varsel. Tider som börjar tidigare än Minsta varsel (timmar) från nu utesluts.
6. Kandidattider. Starttider läggs ut från öppningen av varje intervall, med Tidslucka mellan varje. En starttid behålls bara om hela den bokade tiden, med tjänstens Längd, hinner avslutas innan intervallet stänger.
7. Befintliga bokade tider. Schemalagda och bekräftade bokade tider blockerar sin tid, utökad med Buffert mellan (min) på båda sidor. Avbokade, slutförda och uteblivna bokade tider blockerar inget.
8. Anslutna kalendrar. Upptagna tider från kalendrar du anslutit under Integrationer blockerar också tid. Se Kalendrar och upptagna tider.

Det som blir kvar erbjuds. På ett samtal erbjuder assistenten några av dessa tider åt gången. På bokningssidan ser kunder alla av dem för den dag de väljer.

Obs: Tidslucka och längd är olika saker. Tidslucka är avståndet mellan möjliga starttider. Längd är hur länge den bokade tiden varar. En 45-minuters tjänst med en 30-minuters tidslucka kan börja kl. 9:00, 9:30, 10:00 och så vidare.

Personalmedlemmar

När en kund frågar efter en specifik person:

• Bara den personens egna bokade tider blockerar deras tider. Bokade tider för andra personer gör det inte.
• Upptagna tider från anslutna kalendrar blockerar fortfarande alla, eftersom de gäller för hela arbetsytan.
• Om personen har egna arbetstider ersätter de dina öppettider för deras bokningar. Arbetstider per person kan för närvarande bara ställas in via API:et. Utan dem gäller dina öppettider.

När kunden inte väljer någon specifik person (Vem som helst tillgänglig på bokningssidan) blockerar varje aktiv bokad tid i arbetsytan tiden, oavsett vem den är med.

Viktigt: Med Vem som helst tillgänglig kan ditt företag hålla bara en bokad tid åt gången. Om flera personer tar emot bokningar parallellt, be kunder välja en person, och se till att varje person är listad i Företag → Teamkatalog.

Ett genomräknat exempel

Anta att du har följande inställningar:

• Öppettider på tisdag: 9:00 till 12:00 och 13:00 till 17:00
• Tidslucka: 30 min
• Buffert mellan (min): 15
• Minsta varsel (timmar): 2
• Tjänsten är 45 minuter lång
• En bokad tid är redan bokad från 10:00 till 10:45

Den befintliga bokade tiden blockerar 9:45 till 11:00 när den 15-minuters bufferten läggs till på båda sidor. För en 45-minuters bokad tid erbjuder tisdagen:

Om en kund frågar klockan 8:30 den tisdagen tar också de 2 timmarnas minsta varsel bort 9:00, eftersom den börjar innan 10:30.

Bokningar som hoppar över reglerna

• Bokade tider du lägger till för hand. Bokade tider → Ny bokad tid bokar den tid du anger utan att kontrollera tillgänglighet, så du kan överboka avsiktligt. Kunden får ändå en bekräftelse.
• Att flytta en bokad tid. Boka om på en bokad tid kontrollerar att den nya tiden är ledig och inom öppettiderna. Om inte ser du "Den tiden är inte tillgänglig."

Felsökning

Assistenten säger att det inte finns några lediga tider, men kalendern ser tom ut. Kontrollera, i den här ordningen: dagen är inte under Helgdagar och stängningar, dagen har öppettider, datumet är inom Boka upp till (dagar i förväg), och tiden har passerat Minsta varsel (timmar). Kontrollera sedan dina anslutna kalendrar för upptagna händelser den dagen.

En stängning jag ställde in förra året stänger inte dagen i år. En stängning gäller för ett exakt datum. Lägg till årliga helgdagar igen för varje år.

En lång tjänst visar aldrig några tider. Hela tjänsten måste rymmas inom ett öppningsintervall. En 120-minuters tjänst kan inte bokas i ett 9:00–10:30-intervall, och den löper inte över en lunchpaus.

Två kunder bokades på samma tid. Detta händer när en bokning har en personalmedlem och den andra inte har det, eller när någon lagts till för hand under Bokade tider. Se personalavsnittet ovan.