Öppettider och beteende utanför öppettider

Din assistent kan svara dygnet runt. Öppettider låter dig bestämma vad som händer när du har stängt: assistenten fortsätter svara, eller uppringare hör en kort hälsning och lämnar ett röstmeddelande. Den här artikeln förklarar båda alternativen och de andra inställningarna som talar om för assistenten när du har öppet.

Två ställen som beskriver dina öppettider

Ringhum har två relaterade inställningar. Det hjälper att veta vad var och en gör.

Båda använder din arbetsytas tidszon. Kontrollera den under Inställningar → Arbetsyta → Arbetsytans tidszon.

Viktigt: Håll de två synkroniserade. Om dina öppettider på sidan Företag säger att du stänger kl. 18 ska du också ställa in assistentens öppettider till att stänga kl. 18.

Ställ in dina öppettider

1. Gå till Företag och öppna fliken Öppettider och bokning.
2. Under Öppettider ställer du in tiderna för varje dag. Använd + Lägg till tider för ett andra intervall, till exempel kring en lunchpaus. Markera en dag Stängt om du inte har öppet.
3. Kopiera måndag till tis–fre sparar tid när vardagarna är likadana.
4. Under Helgdagar och stängningar klickar du på + Lägg till en stängning för varje dag du har stängt. Assistenten talar om för uppringare att ni har stängt och bokar inte dessa dagar.
5. Klicka på Spara tider och regler.

Dessa tider är en del av företagsinformationen assistenten får när Använd företagsprofilen är påslaget. Assistenten känner också till dagens datum och den aktuella tiden där ditt företag finns, så den kan tala om för en uppringare om ni har öppet just nu.

Slå på öppettider för en assistent

1. Öppna Assistenter, klicka på assistenten och gå till fliken Beteende.
2. I kortet Öppettider slår du på Använd öppettider. Med det avstängt beter sig assistenten likadant dygnet runt.
3. Ställ in Öppnar och Stänger.
4. Under Dagar väljer du vilka dagar ni har öppet. Måndag till fredag är valda som standard.
5. Välj vad som händer under Utanför öppettider.
6. Klicka på Spara ändringar.

Assistenten använder en öppningstid och en stängningstid för alla valda dagar. En dag som inte är vald räknas som stängd hela dagen.

Utanför öppettider: två alternativ

Assistenten fortsätter svara (med meddelandet för stängt)

Samtal besvaras av assistenten som vanligt. Den kan fortfarande svara på frågor, ta emot meddelanden och boka tider för när ni har öppet, med dina öppettider från sidan Företag.

Spela upp en hälsning och spela in ett röstmeddelande

Assistenten svarar inte. Uppringaren hör din Röstmeddelandehälsning och kan lämna ett meddelande efter tonen. Om du lämnar hälsningen tom hör uppringare: "Tack för att du ringer [ditt företag]. Vi har stängt just nu. Lämna gärna ditt namn, nummer och ett kort meddelande efter tonen så ringer vi tillbaka."

Ett röstmeddelande kan vara upp till 3 minuter långt. Det kan bli kortare om din arbetsyta har lite minuter och saldo kvar. Varje röstmeddelande hamnar i Inkorgen med inspelningen och en transkribering, så ditt team kan lyssna och ringa tillbaka. Teammedlemmar som har Nya röstmeddelanden påslaget under Inställningar → Aviseringar meddelas.

Meddelandet för stängt

När du använder öppettider kan du skriva ett Meddelande för stängt, upp till 500 tecken, till exempel: "Tack för att du ringer. Vi har stängt just nu, men jag kan ta emot ett meddelande eller boka in dig imorgon."

Meddelandet används av din webbplatswidget. När röstsamtal i widgeten är stängda ser besökare det här meddelandet under en knapp för För närvarande stängt. Om du lämnar det tomt ser de "Vi har stängt just nu. Försök igen under öppettider."

Obs: Vid telefonsamtal hämtar assistenten sina öppettider från Företag → Öppettider och bokning. För att forma vad den säger om att ha stängt på samtal, lägg till en rad i dina instruktioner, till exempel: "När vi har stängt, säg det, och erbjud sedan att ta emot ett meddelande eller boka en tid för när vi har öppet."

Webbplatswidgeten utanför öppettider

Röstsamtal i widgeten följer assistentens öppettider:

Röstsamtal i widgeten är också stängda när assistentens status inte är Aktiv. Widgetchatten påverkas inte av öppettider. Se Webbplatswidget.

Vanliga frågor

Assistenten säger att vi har stängt när vi har öppet. Kontrollera arbetsytans tidszon under Inställningar → Arbetsyta, sedan öppettiderna och stängningarna under Företag → Öppettider och bokning, och assistentens egna öppettider på fliken Beteende.

Kan jag stänga för lunch? På sidan Företag, ja: lägg till ett andra intervall med + Lägg till tider. Assistentens egna öppettider har en öppningstid och en stängningstid per dag.