Inkorgen: meddelanden, återuppringningar och konversationer

Inkorgen är ditt teams att göra-lista för allt assistenterna inte kunde slutföra själva: meddelanden till en person, begäranden om återuppringning, röstmeddelanden och leads från samtal, och sms-, WhatsApp-, Instagram-, Messenger- och webbplatschattkonversationer. Varje objekt har en status, en prioritet och en ägare, så inget försvinner och två personer ringer inte samma kund tillbaka.

Vad som hamnar i Inkorgen

Objekt från samtal skapas när samtalet avslutas, med samtalssammanfattningen som text. Assistenten kan också skapa ett meddelande, en återuppringning eller ett lead under samtalet, med en prioritet och en förfallotid. Ett objekt som skapas när ett samtal avslutas markeras med hög prioritet när uppringaren verkade upprörd.

Konversationer: ett objekt per förfrågan

Sms, WhatsApp-meddelanden och chattar grupperas. Medan en persons förfrågan fortfarande är öppen och de skrev under de senaste 24 timmarna fortsätter varje nytt meddelande samma objekt och flyttar det högst upp i listan. När objektet är Klar, eller efter en dag utan meddelanden, startar deras nästa meddelande ett nytt objekt.

Cirka tio minuter efter det senaste meddelandet skriver Ringhum en kort sammanfattning av konversationen. Den visas högst upp i objektet med en av dessa etiketter:

Sammanfattningen listar också uppgifter personen gav, till exempel deras namn, e-post, telefon eller önskad tid. Klicka på Visa konversationen för att läsa meddelandena själva.

Arbeta igenom listan

Öppna Inkorg i sidomenyn. Räknarna högst upp visar objekten Öppen, Pågår och Hög prioritet. Objekt med hög prioritet listas alltid först, sedan de nyaste.

• Öppen visar allt som inte är klart än. Mina visar dina egna objekt som inte är klara. Klar och Alla visar resten.
• Filtrera efter typ med Alla typer, och efter person med Vem som helst eller Ej tilldelad.
• Sök letar i titlar och text.
• Exportera CSV laddar ner objekten som matchar det aktuella status- och typfiltret.

Listan uppdateras automatiskt varje minut.

Tilldela, prioritera och avsluta

Klicka på ett objekt för att öppna det till höger. Du kan då:

1. Tilldela det: välj en teammedlem i rullistan Ej tilldelad. De får en avisering och ett e-postmeddelande. Ett öppet objekt flyttas till Pågår.
2. Ändra prioriteten: klicka på Markera hög, eller Normal prioritet för att sänka den igen.
3. Ring tillbaka: klicka på Ring följt av numret för att ringa från din telefon. För samtalsobjekt visar Öppna transkript hela samtalet.
4. Lägg till en anteckning: skriv i Lägg till en anteckning… och klicka på Lägg till. Anteckningar syns bara för ditt team.
5. Avsluta: klicka på Klar. För att ta tillbaka det, klicka på Öppna igen. Du kan också klicka på bocken (Markera som klar) bredvid ett objekt i listan.

Ägare, administratörer och medlemmar kan hantera objekt. Granskare kan läsa Inkorgen men kan inte ändra eller svara på något.

Svara på sms, WhatsApp och chattar

Konversationsobjekt har en ruta för Svara. Svaret skickas ut på kanalen personen använde.

1. Öppna objektet och skriv i svarsrutan.
2. Klicka på Skicka sms, Skicka på WhatsApp eller Skicka.

Objektet flyttas till Pågår. För att se personens fullständiga historik, klicka på Öppna hela konversationen, som öppnar Meddelanden.

Bra att veta:

• WhatsApp tillåter bara fritt formulerade svar inom 24 timmar från personens senaste meddelande. Efter det måste de skriva till dig först. Se WhatsApp.
• Sms kan skickas på planerna Solo, Team och Scale. På Starter kan du ta emot sms men inte svara via sms. Se SMS.
• Svar i Webbplatschatten visas i chatten på din webbplats.
• Om assistenten har svarat samma person många gånger den senaste timmen pausar den för att undvika en svarsloop. Objektet sätts till hög prioritet och visar en notis. Svara själv; assistenten svarar igen efter timmen.

Felsökning

"Svar inte skickat: …" Meddelandet talar om varför. Vanliga orsaker: att skicka sms ingår inte i din plan, personen svarade STOPP, inget nummer har sms påslaget, det finns inget saldo kvar för meddelanden utöver planen, eller webbplatschatten finns inte längre.

"Det här meddelandet har inget telefonnummer att svara till." Ringhum vet inte vart svaret ska skickas. Kontakta personen på ett annat sätt.

En konversation är markerad Klar men kunden behöver fortfarande hjälp. Klicka på Öppna igen. Om de skriver igen startas ett nytt objekt.

Jag raderade ett röstmeddelande av misstag. Att radera ett objekt kan inte ångras. För ett röstmeddelande raderas inspelningen också, inklusive från samtalet.

Tips: Skicka inkorgsobjekt till Slack, Microsoft Teams, en helpdesk eller ett uppgiftsverktyg, så att ditt team ser dem där de redan arbetar. Se Välja vad som skickas.