Meddelanden, återuppringningar och brådskande samtal

Vissa uppringare behöver en person. Din assistent kopplar inte samtal till ditt team. Den tar emot ett meddelande eller en begäran om återuppringning med allt ditt team behöver för att följa upp, och flaggar de som är brådskande. Den här artikeln förklarar hur det fungerar och hur du ser till att inget missas.

Slå på det

1. Öppna Assistenter, klicka på assistenten och gå till fliken Förmågor.
2. Slå på Ta emot ett meddelande.
3. Klicka på Spara ändringar.

Ta emot ett meddelande är påslaget som standard för nya assistenter. Den fungerar vid telefonsamtal och i chattar på WhatsApp, sms och webbplatschatten.

Vad assistenten gör

När assistenten inte kan hjälpa, eller någon är otillgänglig, erbjuder den ett av två saker:

Innan den sparar något:

• frågar den efter uppringarens namn. Den sparar aldrig ett meddelande utan ett.
• använder den numret uppringaren ringer från, och frågar bara efter ett annat nummer om de vill bli nådda någon annanstans.
• frågar den efter en e-postadress bara om dina instruktioner säger det, och stavar den tillbaka.
• bekräftar den uppgifterna för uppringaren.

Den talar aldrig om för en uppringare att någon återkommer förrän meddelandet eller återuppringningsbegäran faktiskt sparats.

Tips: För att samla in mer, säg det i dina instruktioner, till exempel: "Innan du tar emot ett meddelande, fråga också efter uppringarens adress och om de är en befintlig kund." Se Skriva bra instruktioner.

Brådskande samtal

När en uppringares meddelande är brådskande markerar assistenten det som brådskande. Det hamnar i Inkorgen som Hög prioritet, sorterat högst upp och visat med en röd prick.

Berätta för assistenten vad som räknas som brådskande för ditt företag, till exempel:

Behandla ett sprucket rör, gaslukt eller ingen värme som brådskande. Ta uppringarens adress och markera meddelandet brådskande.

Du kan ändra prioriteten själv när som helst med Markera hög eller Normal prioritet.

Var meddelanden hamnar

Varje meddelande, återuppringningsbegäran och röstmeddelande hamnar i Inkorgen, med en länk till samtalets transkribering och uppgifterna assistenten samlat in. Därifrån kan ditt team:

• tilldela det till en person. Att tilldela flyttar det till Pågår, och den tilldelade personen meddelas.
• ringa tillbaka personen med länken Ring, eller svara via sms eller WhatsApp när det är tillgängligt.
• lägga till anteckningar.
• markera det Klar, eller öppna det igen.

Använd filtren Öppen, Mina, Klar och Alla för att arbeta igenom listan, och Exportera CSV för att ladda ner den. Se Inkorg.

Hur ditt team meddelas

Röstmeddelanden har sin egen avisering, Nya röstmeddelanden. Se Aviseringar.

När en uppringare ber om en återuppringning och angett en e-postadress får de också ett e-postmeddelande som bekräftar att ditt team ringer tillbaka.

Ta över ett pågående samtal

Din assistent kopplar inte vidare samtal, men en teammedlem kan gå in medan ett samtal pågår.

1. Innan du behöver det, lägg till ditt telefonnummer under Inställningar → Profil.
2. Öppna Samtal och klicka på det pågående samtalet.
3. Klicka på Ta över och bekräfta.

Din telefon ringer. När du svarar stoppar assistenten och uppringaren hör dig. Samtalets utfall sätts till Kopplat. Bara en övertagning är möjlig per samtal, och din arbetsyta behöver tillräckligt med minuter eller saldo för båda benen av samtalet.

Testsamtal

Meddelanden och återuppringningsbegäranden från Lekplatsen simuleras och når inte Inkorgen. På ett testsamtal visas meddelanden assistenten sparar faktiskt i Inkorgen, så du kan se exakt vad ditt team kommer få.

Felsökning

Meddelanden når inte Inkorgen. Kontrollera att Ta emot ett meddelande är påslaget och sparat för den assistenten. Utan det kan assistenten bara säga att teamet återkommer till uppringaren; den kan inte spara något.

Jag får inga e-postmeddelanden om nya meddelanden. Öppna Inställningar → Aviseringar och slå på Samtal som kräver åtgärd. Varje teammedlem ställer in detta för sig själva.

"Lägg till ditt telefonnummer i Inställningar → Profil först." Ta över ringer din egen telefon, så det behöver ditt nummer. Lägg till det under Inställningar → Profil och försök igen.

"Det här samtalet pågår inte längre." eller "Det här samtalet har redan kopplats." Samtalet avslutades, eller någon tog redan över det. Öppna samtalssidan för att se transkriberingen, och använd Ring tillbaka om du behöver nå uppringaren.