WhatsApp-meddelanden och -samtal

Du kan ansluta ett telefonnummer till WhatsApp Business. Din assistent besvarar då WhatsApp-meddelanden och WhatsApp-samtal till det numret, med samma kunskap, förmågor och instruktioner den använder på telefon. Varje WhatsApp-konversation hamnar också i din inkorg, så att ditt team kan gå in när som helst. WhatsApp ingår i alla planer.

Innan du börjar

• Numret måste vara aktivt och köpt i Ringhum. Ett nummer som fortfarande väntar på dokument kan inte anslutas än.
• Numret får inte redan vara registrerat på WhatsApp eller WhatsApp Business.
• Tilldela en assistent till numret. Utan en anländer meddelanden fortfarande, men ingen besvarar dem automatiskt.
• Bara arbetsytans Ägare och Administratörer kan slå på eller av WhatsApp.

Slå på WhatsApp för ett nummer

1. Öppna Telefonnummer.
2. Hitta numret och klicka på Aktivera WhatsApp i kolumnen WhatsApp.
3. Ange ett Visningsnamn. Personer ser det här namnet när de skriver eller ringer dig på WhatsApp, så använd ditt företagsnamn som kunder känner det.
4. Lägg valfritt till en Anteckning till oss, till exempel om numret varit på WhatsApp tidigare.
5. Klicka på Begär WhatsApp.

Konfigurationen är automatisk och tar vanligtvis några minuter. WhatsApp skickar en verifieringskod till numret, vi anger den åt dig och slår på WhatsApp, och Meta granskar sedan visningsnamnet. Medan detta pågår visar numret Konfigureras och fortsätter ta emot vanliga samtal och sms. När det är klart ändras statusen till Aktiv och ditt team får en avisering.

Obs: Om statusen visar Kunde inte konfigureras visas orsaken under. Åtgärda den och klicka på Försök igen.

Redigera din WhatsApp-profil

När numret är aktivt klickar du på Redigera profil bredvid det. Du kan ändra:

• Profilbild: en kvadratisk JPEG eller PNG, upp till 5 MB.
• Visningsnamn: en ändring granskas av Meta innan den visas.
• Kategori, Om (upp till 139 tecken), Beskrivning, E-post, Webbplats och Adress.

När du sparar sidan Företag kopieras dess om-text, beskrivning, e-post, webbplats och adress till din WhatsApp-profil också. Visningsnamnet lämnas orört.

AI svarar på WhatsApp-meddelanden

AI-svar är på som standard för ett WhatsApp-nummer. Assistenten svarar på frågor från din kunskapsbank och kan boka tider, ta emot beställningar och rumsbokningar, och ta emot meddelanden till ditt team, beroende på dess förmågor. Den läser också röstmeddelanden, foton och dokument personer skickar.

För att stänga av assistenten för ett nummer, klicka på AI-svar på i kolumnen WhatsApp. Det ändras till AI-svar av, och meddelanden går då bara till din inkorg och Meddelanden för ditt team att besvara.

När assistenten svarar får ditt team en sammanfattning av konversationen när den blir tyst, i stället för en avisering för varje meddelande. När AI-svar är av meddelar varje inkommande meddelande teamet.

Obs: Assistenten svarar samma person högst 30 gånger i timmen. Om en konversation når den gränsen pausar assistenten för den personen, och konversationen markeras med hög prioritet i inkorgen så att någon i ditt team kan ta över.

24-timmarsregeln

WhatsApp tillåter bara ett företag att skicka ett fritt formulerat meddelande inom 24 timmar från personens senaste meddelande. Detta gäller för assistenten och för ditt team.

• Svara från Meddelanden eller från inkorgen medan fönstret är öppet.
• Efter 24 timmars tystnad måste personen skriva till dig först. Meddelanden visar en notis i stället för svarsrutan.
• Att starta en ny WhatsApp-konversation med ett mallmeddelande stöds inte än.

När du skickar ett meddelande från en kontakts sida går det via WhatsApp medan den personens 24-timmarsfönster är öppet, och annars som ett sms (om sms är aktiverat på ett av dina nummer).

WhatsApp-samtal

När WhatsApp-samtal är på visar numret samtal bredvid sin Aktiv-status. Personer kan då ringa ditt nummer från WhatsApp, och assistenten svarar precis som ett telefonsamtal. Samtalet visas under Samtal med en WhatsApp-märkning, med fullständig transkribering och sammanfattning.

Samtal slås på under konfigurationen. Om WhatsApp inte tillåter samtal på numret än får du veta att meddelanden är igång och att samtal kommer senare. Vi fortsätter kontrollera och slår på det så snart WhatsApp tillåter det.

Ring en kund på WhatsApp

Din assistent kan också ringa en kund på WhatsApp, men WhatsApp kräver personens tillstånd först.

1. Öppna Kontakter och välj personen.
2. I kortet WhatsApp klickar du på Be om tillstånd att ringa. Personen får ett WhatsApp-meddelande med en knapp för Tillåt.
3. När de accepterar visar kortet Samtal tillåtna, antingen permanent eller fram till ett datum. Om de inte valde en period gäller tillståndet i 7 dagar.
4. Klicka på Ring på WhatsApp. Assistenten vald bredvid Ring nu lägger samtalet.

Tillståndsförfrågan är i sig ett fritt formulerat meddelande, så den kan bara skickas inom 24 timmar från personens senaste WhatsApp-meddelande.

Viktigt: WhatsApp tillåter inte företag att starta samtal till nummer i USA, Kanada, Egypten, Vietnam eller Nigeria. Personer i de länderna kan fortfarande ringa dig på WhatsApp.

Prissättning

WhatsApp använder samma planminuter som dina telefonsamtal.

Ett meddelande som misslyckas att skickas återbetalas. Längre AI-konversationer kan använda lite mer; se Chattar och AI-användning.

Felsökning

Kolumnen WhatsApp visar ett streck. Numret aktiveras fortfarande, eller det köptes inte i Ringhum. Bara nummer köpta här kan anslutas.

"WhatsApp tillåter bara ett fritt formulerat svar inom 24 timmar från personens senaste meddelande." Fönstret är stängt. Vänta på att personen skriver till dig igen.

"Den här personen har inte tillåtit WhatsApp-samtal än." Skicka en tillståndsförfrågan från kontaktens sida och vänta på att de trycker på Tillåt.

"Du behöver ett nummer med WhatsApp-samtal påslaget." WhatsApp-samtal är inte aktivt på något av dina nummer än. Kontrollera kolumnen WhatsApp under Telefonnummer.

Hur stänger jag av WhatsApp? Klicka på Stäng av i kolumnen WhatsApp. Personer kan inte längre skriva till eller ringa numret på WhatsApp. Du kan begära det igen senare.