Bekräftelser, påminnelser och ändringar

Varje bokad tid i Ringhum skickar meddelanden automatiskt. Det spelar ingen roll om assistenten bokade den under ett samtal eller i en chatt, om en kund bokade den på din bokningssida, eller om du lade till den för hand. Kunden får en bekräftelse direkt och en påminnelse dagen innan. De informeras när tiden flyttas eller avbokas. Ditt team hålls också informerat.

Så når meddelandena kunden

Varje kundmeddelande kan skickas på två sätt:

• Via e-post, när den bokade tiden har kundens e-postadress. Bekräftelse-, ombokning- och påminnelsemejl innehåller en kalenderfil (appointment.ics) som lägger till tiden i kundens kalender med ett enda tryck.
• Via sms, när din arbetsyta kan sms:a kunden. Om kunden skrev till ditt WhatsApp-nummer under de senaste 24 timmarna skickas sms:et via WhatsApp. Annars skickas det som SMS från ett nummer som är godkänt för sms.

När båda är möjliga får kunden båda. När ingetdera är möjligt skickas inget meddelande, men tiden bokas ändå.

Att skicka SMS ingår i planerna Solo, Team och Scale och kräver ett nummer godkänt för sms. Se SMS (textmeddelanden). På Starter-planen får kunder e-postmeddelanden, plus WhatsApp-meddelanden om de nyligen skrivit till dig där.

Tips: Be om en e-postadress. Assistenten frågar efter den när den bokar och stavar den tillbaka, och bekräftelsemejlet är det enda meddelandet som innehåller kalenderfilen.

Vad kunden får

Bekräftelse-, ombokning- och påminnelsemeddelanden ber kunden svara eller ringa dig för att göra en ändring. E-postmeddelandena visar Vad, När (med tidszonen), Med (personalmedlemmen, om någon) och Var. Var är adressen till tidens plats, eller din företagsadress från Företag → Profil. Om du har ett offentligt telefonnummer på din profil säger e-postmeddelandet att man kan ringa det för ändringar. Om din bokningssida är påslagen har e-postmeddelandet också en knapp för Boka en annan tid.

E-postmeddelanden bär ditt företagsnamn. På planer med e-postvarumärkning bär de också din logotyp, dina färger och din formulering. Se E-postvarumärkning.

Påminnelser

Påminnelser skickas automatiskt ut cirka 24 timmar innan starttiden. Det finns inget att slå på. Ringhum kontrollerar var 30:e minut om det finns bokade tider som börjar mellan 23 och 25 timmar från nu.

• Varje bokad tid får en påminnelse.
• Att flytta en tid återställer dess påminnelse, så kunden påminns om den nya tiden.
• Bara schemalagda och bekräftade tider påminns om. Avbokade gör det inte.
• En tid som bokas mindre än cirka 23 timmar i förväg får ingen påminnelse, eftersom dess påminnelsetid redan har passerat. Bekräftelsen täcker den.

Den bokade tidens detaljer under Bokade tider visar Meddelad med tiden för bekräftelsen och "påminnelse skickad" när påminnelsen har gått ut.

Ändra och avboka

Från instrumentpanelen. Öppna den bokade tiden under Bokade tider:

1. För att flytta den väljer du ett nytt datum och en ny tid under Boka om och klickar på Flytta. Du kan också klicka på en av de föreslagna lediga tiderna. Kunden får ett "ombokad"-meddelande.
2. För att avboka den klickar du på Avbryt och bekräftar. Kunden får ett avbokningsmeddelande.
3. Markera bekräftad, Slutfört och Uteblivet ändrar bara statusen. De skickar inget till kunden.

Obs: När du avbokar från instrumentpanelen är orsaken som skickas till kunden "Avbokad av" följt av ditt namn.

Av kunden. Kunder ändrar bokningar genom att ringa eller skriva till dig. När Boka tider är påslaget för assistenten kan den hitta uppringarens kommande bokade tider via telefonnumret de ringer eller skriver från, och flytta eller avboka dem. Samma meddelanden skickas ut som när du gör det själv.

Vad ditt team får

Varje medlem som har Bokade tider påslaget under Inställningar → Aviseringar får ett e-postmeddelande och en avisering i appen när en tid bokas, ombokas eller avbokas. Aviseringen länkar till den bokade tiden.

Samma händelser skickas också:

• till dina webhooks som appointment.booked, appointment.rescheduled och appointment.cancelled,
• till anslutna appar som tar emot händelser för bokade tider,
• till anslutna kalendrar som accepterar bokningar, till exempel Google Calendar.

För att se alla bokade tider i din egen kalenderapp använder du Bokade tider → Kalenderflöde och prenumererar på länken från Google, Apple eller Outlook. Varje bokad tid har också en länk för Ladda ner .ics.

Vanliga frågor

Kunden fick inget sms. Kontrollera att den bokade tiden har ett telefonnummer och att din arbetsyta har ett nummer godkänt för sms, eller att kunden skrev till dig på WhatsApp under de senaste 24 timmarna. En kund som svarat STOPP får inte längre sms.

Kunden fick inget e-postmeddelande. Den bokade tiden behöver en e-postadress. Du kan se den i detaljerna för den bokade tiden. Be kunden kontrollera sin skräppost.

Kan jag stänga av påminnelser eller ändra när de skickas? Nej. Påminnelser skickas alltid ut cirka 24 timmar i förväg, via samma kanaler som bekräftelsen.

Skickar testsamtal bekräftelser? Bokningar som görs under ett testsamtal följer samma regler som riktiga, så använd ditt eget telefonnummer och din egen e-postadress när du testar.