Müsaitlik nasıl hesaplanır

Bir arayan randevu istediğinde veya bir müşteri randevu alma sayfanızı açtığında, Ringhum boş saatleri anında hesaplar. Asistanınız ve randevu alma sayfanız aynı hesaplamayı kullanır, bu yüzden hiçbir zaman birbirleriyle çelişmezler. Bu makale her kuralı, nerede ayarlandığını ve nasıl birleştiklerini açıklar.

Tüm saatler, Ayarlar → Çalışma alanı → Çalışma alanı saat dilimi altında belirlediğiniz çalışma alanı saat diliminizi kullanır.

Ayarlar nerede

Kuralların çoğu Şirket → Saatler ve rezervasyon altındadır. Bir değişiklikten sonra Saatleri ve kuralları kaydet'e tıklayın.

Kurallar, adım adım

Her gün için Ringhum bu kontrolleri sırayla uygular:

1. Kapanışlar. Tarih Tatiller ve kapanışlar altında listeleniyorsa, tüm gün kapalıdır.
2. Çalışma saatleri. Günün zaman aralıkları, rezervasyon yapılabilecek tek saatlerdir. Aralığı olmayan bir gün kapalıdır. Öğle molası için ikinci bir aralık ekleyin, örneğin 09:00 - 12:00 ve 13:00 - 17:00.
3. Aynı gün. Aynı gün rezervasyonlara izin ver kapalıysa, bugün hiçbir saat sunmaz.
4. Rezervasyon ufku. Şu kadar gün önceden rezervasyon (gün)'den daha ileri günler hiçbir saat sunmaz.
5. Minimum bildirim süresi. Şu andan itibaren Minimum bildirim süresi (saat)'ten daha yakın başlayan saatler dışarıda bırakılır.
6. Aday saatler. Başlangıç saatleri, her aralığın açılışından itibaren birbirinden bir Slot süresi kadar ayrılarak dizilir. Bir başlangıç saati, yalnızca hizmetin Süre'si kullanılarak randevunun tamamı o aralığın kapanışından önce bitiyorsa tutulur.
7. Mevcut randevular. Planlanmış ve onaylanmış randevular, her iki tarafta da Aradaki tampon (dk.) kadar genişletilerek saatlerini bloke eder. İptal edilmiş, tamamlanmış ve gelinmemiş randevular hiçbir şeyi bloke etmez.
8. Bağlı takvimler. Entegrasyonlar altında bağladığınız takvimlerdeki meşgul saatler de zamanı bloke eder. Bkz. Takvimler ve meşgul saatler.

Geriye kalan her şey sunulur. Bir aramada, asistan bu saatlerden birkaçını aynı anda sunar. Randevu alma sayfasında, müşteriler seçtikleri gün için hepsini görür.

Not: Slot süresi ve süre farklı şeylerdir. Slot süresi, olası başlangıç saatleri arasındaki boşluktur. Süre, randevunun ne kadar sürdüğüdür. 30 dakikalık bir slot süresiyle 45 dakikalık bir hizmet, 09:00, 09:30, 10:00 gibi saatlerde başlayabilir.

Personel üyeleri

Bir müşteri belirli bir kişiyi istediğinde:

• Yalnızca o kişinin kendi randevuları kendi saatlerini bloke eder. Diğer kişilerin randevuları bloke etmez.
• Bağlı takvimlerdeki meşgul saatler, tüm çalışma alanına uygulandığı için yine herkesi bloke eder.
• Kişinin kendi çalışma saatleri varsa, bunlar kendi rezervasyonları için çalışma saatlerinizin yerine geçer. Kişi başına çalışma saatleri şu anda yalnızca API üzerinden ayarlanabilir. Bunlar olmadan çalışma saatleriniz geçerli olur.

Müşteri kimseyi seçmediğinde (randevu alma sayfasında Herhangi biri müsait), çalışma alanındaki her aktif randevu, kiminle olursa olsun o saati bloke eder.

Önemli: Herhangi biri müsait ile, işletmeniz aynı anda yalnızca bir randevu tutabilir. Birden fazla kişi aynı anda randevu alıyorsa müşterilerden bir kişi seçmelerini isteyin ve her kişinin Şirket → Ekip rehberi'nde listelendiğinden emin olun.

Uygulamalı bir örnek

Şu ayarlara sahip olduğunuzu varsayalım:

• Salı günü çalışma saatleri: 09:00 - 12:00 ve 13:00 - 17:00
• Slot süresi: 30 dk.
• Aradaki tampon (dk.): 15
• Minimum bildirim süresi (saat): 2
• Hizmet 45 dakika sürüyor
• 10:00 - 10:45 arasında zaten bir randevu alınmış

Mevcut randevu, her iki tarafa 15 dakikalık tampon eklendiğinde 9:45 - 11:00 arasını bloke eder. 45 dakikalık bir randevu için Salı günü şunları sunar:

Bir müşteri o Salı günü saat 8:30'da sorarsa, 2 saatlik minimum bildirim süresi 9:00'ı da kaldırır, çünkü 10:30'dan önce başlıyor.

Kuralları atlayan rezervasyonlar

• Elle eklediğiniz randevular. Randevular → Yeni randevu, müsaitliği kontrol etmeden girdiğiniz saati kaydeder, böylece kasıtlı olarak fazla rezervasyon yapabilirsiniz. Müşteri yine de bir onay alır.
• Bir randevuyu taşımak. Bir randevudaki Yeniden planla, yeni saatin boş ve çalışma saatleri içinde olduğunu kontrol eder. Değilse, "O saat müsait değil" görürsünüz.

Sorun giderme

Asistan boş saat olmadığını söylüyor ama takvim boş görünüyor. Şu sırayla kontrol edin: gün Tatiller ve kapanışlar altında değil, günün çalışma saatleri var, tarih Şu kadar gün önceden rezervasyon (gün) içinde ve saat Minimum bildirim süresi (saat)'ni geçmiş. Sonra bağlı takvimlerinizde o gün için meşgul etkinlikler olup olmadığını kontrol edin.

Geçen yıl belirlediğim bir kapanış bu yıl günü kapatmıyor. Bir kapanış tek bir kesin tarihe uygulanır. Yıllık tatilleri her yıl için tekrar ekleyin.

Uzun bir hizmet hiç saat göstermiyor. Hizmetin tamamı bir çalışma aralığının içine sığmalıdır. 120 dakikalık bir hizmet, 09:00 - 10:30 aralığında rezerve edilemez ve öğle molasının üzerinden çalışmaz.

İki müşteri aynı saate rezerve edildi. Bu, bir rezervasyonda bir personel üyesi varken diğerinde yoksa, veya biri Randevular altında elle eklendiyse olur. Yukarıdaki personel bölümüne bakın.