Onaylar, hatırlatmalar ve değişiklikler

Ringhum'daki her randevu otomatik olarak mesaj gönderir. Randevunun asistan tarafından bir aramada veya sohbette alınmış olması, bir müşterinin randevu alma sayfanızdan almış olması ya da sizin elle eklemiş olmanız fark etmez. Müşteri hemen bir onay ve randevudan bir gün önce bir hatırlatma alır. Randevu taşındığında veya iptal edildiğinde kendisine bildirilir. Ekibiniz de bilgilendirilir.

Mesajlar müşteriye nasıl ulaşır

Her müşteri mesajı iki şekilde gidebilir:

• E-posta ile, randevuda müşterinin e-posta adresi varsa. Onay, yeniden planlama ve hatırlatma e-postaları, randevuyu tek dokunuşla müşterinin takvimine ekleyen bir takvim dosyası (appointment.ics) içerir.
• Mesaj ile, çalışma alanınız müşteriye mesaj gönderebiliyorsa. Müşteri son 24 saat içinde WhatsApp numaranıza yazdıysa mesaj WhatsApp üzerinden gider. Aksi halde, mesaj göndermek için onaylı bir numaradan SMS ile gider.

İkisi de mümkün olduğunda müşteri her ikisini de alır. Hiçbiri mümkün olmadığında mesaj gönderilmez ve randevu yine de alınmış olur.

SMS gönderme, Solo, Team ve Scale planlarına dahildir ve mesaj göndermek için onaylı bir numara gerektirir. Bkz. Metin mesajlaşma (SMS). Starter planında müşteriler e-posta alır, ayrıca size WhatsApp üzerinden yakın zamanda yazdılarsa WhatsApp mesajları da alır.

İpucu: Bir e-posta adresi isteyin. Asistan, randevu alırken bunu ister ve harf harf tekrar okur; onay e-postası, takvim dosyasını taşıyan tek mesajdır.

Müşteri neler alır

Onay, yeniden planlama ve hatırlatma mesajları müşteriye bir değişiklik yapmak için yanıt vermesini veya sizi aramasını söyler. E-postalar Ne, (saat dilimiyle birlikte) Ne zaman, (varsa) personel üyesiyle Kiminle ve Nerede bilgilerini gösterir. Nerede, randevu konumunun adresi veya Şirket → Profil altındaki iş adresinizdir. Profilinizde herkese açık bir telefon numaranız varsa e-posta, değişiklikler için onu aramayı söyler. Randevu alma sayfanız açıksa e-postada ayrıca bir Başka bir randevu alın düğmesi bulunur.

E-postalar şirket adınızı taşır. E-posta markalaması olan planlarda logonuzu, renklerinizi ve ifadelerinizi de taşırlar. Bkz. E-posta markalaması.

Hatırlatmalar

Hatırlatmalar, başlangıç saatinden yaklaşık 24 saat önce otomatik olarak gönderilir. Açmanız gereken bir ayar yoktur. Ringhum, şu andan itibaren 23 ila 25 saat içinde başlayacak randevuları her 30 dakikada bir kontrol eder.

• Her randevu bir hatırlatma alır.
• Bir randevuyu taşımak hatırlatmasını sıfırlar, böylece müşteriye yeni saat hatırlatılır.
• Yalnızca planlanmış ve onaylanmış randevular hatırlatılır. İptal edilenler hatırlatılmaz.
• Yaklaşık 23 saatten daha kısa süre önceden alınan bir randevu hatırlatma almaz, çünkü hatırlatma zamanı zaten geçmiştir. Onay bunu zaten kapsar.

Randevular altındaki randevu ayrıntıları, onayın saatiyle birlikte Bildirildi ve hatırlatma gönderildiğinde "hatırlatma gönderildi" bilgisini gösterir.

Değiştirme ve iptal etme

Panodan. Randevuyu Randevular altında açın:

1. Taşımak için Yeniden planla altında yeni bir tarih ve saat seçin ve Taşı'ya tıklayın. Önerilen boş saatlerden birine de tıklayabilirsiniz. Müşteri "yeniden planlandı" mesajı alır.
2. İptal etmek için İptal'e tıklayın ve onaylayın. Müşteri bir iptal mesajı alır.
3. Onaylandı olarak işaretle, Tamamlandı ve Gelmedi yalnızca durumu değiştirir. Müşteriye hiçbir şey göndermez.

Not: Panodan iptal ettiğinizde, müşteriye gönderilen neden "İptal eden:" ve ardından adınız olur.

Müşteri tarafından. Müşteriler, sizi arayarak veya size yazarak randevularını değiştirir. Asistan için Randevu alma açık olduğunda, asistan arayan veya yazan kişinin telefon numarasına göre yaklaşan randevularını bulabilir ve bunları taşıyabilir veya iptal edebilir. Siz kendiniz yaptığınızda gönderilenlerle aynı mesajlar gönderilir.

Ekibiniz neler alır

Ayarlar → Bildirimler altında Randevular açık olan her üye, bir randevu alındığında, yeniden planlandığında veya iptal edildiğinde bir e-posta ve uygulama içi bildirim alır. Bildirim randevuya bağlantı verir.

Aynı olaylar ayrıca:

• appointment.booked, appointment.rescheduled ve appointment.cancelled olarak webhook'larınıza gönderilir,
• randevu olaylarını alan bağlı uygulamalara gönderilir,
• Google Calendar gibi randevu kabul eden bağlı takvimlere yazılır.

Tüm randevuları kendi takvim uygulamanızda görmek için Randevular → Takvim akışı'nı kullanın ve bağlantıya Google, Apple veya Outlook'tan abone olun. Her randevunun ayrıca bir .ics indir bağlantısı vardır.

Sık sorulan sorular

Müşteri mesaj almadı. Randevuda bir telefon numarası olduğunu ve çalışma alanınızda mesaj göndermek için onaylı bir numara bulunduğunu ya da müşterinin son 24 saat içinde size WhatsApp'tan yazdığını kontrol edin. STOP yanıtı veren bir müşteri artık mesaj almaz.

Müşteri e-posta almadı. Randevunun bir e-posta adresine ihtiyacı vardır. Bunu randevu ayrıntılarında görebilirsiniz. Müşteriden spam klasörünü kontrol etmesini isteyin.

Hatırlatmaları kapatabilir veya ne zaman gönderildiklerini değiştirebilir miyim? Hayır. Hatırlatmalar her zaman, onayla aynı kanallardan, yaklaşık 24 saat öncesinden gönderilir.

Test aramaları onay gönderir mi? Bir test aramasında yapılan randevular gerçekleriyle aynı kurallara uyar, bu yüzden test ederken kendi telefon numaranızı ve e-postanızı kullanın.