Як розраховується доступність

Коли абонент просить про запис, або клієнт відкриває вашу сторінку бронювання, Ringhum на місці розраховує вільний час. Ваш асистент і сторінка бронювання використовують той самий розрахунок, тож вони ніколи не суперечать одне одному. У цій статті пояснено кожне правило, де ви його налаштовуєте, і як вони поєднуються.

Увесь час використовує часовий пояс вашого робочого простору, який ви встановлюєте в розділі Налаштування → Робочий простір → Часовий пояс робочого простору.

Де знаходяться налаштування

Більшість правил перебуває в розділі Компанія → Години та бронювання. Натисніть Зберегти години та правила після зміни.

Правила крок за кроком

Для кожного дня Ringhum застосовує ці перевірки по черзі:

1. Вихідні дні. Якщо дата вказана в розділі Свята та вихідні, весь день закрито.
2. Години роботи. Часові проміжки цього дня — єдиний час, який можна забронювати. День без жодного проміжку закритий. Додайте другий проміжок для обідньої перерви, наприклад з 9:00 до 12:00 та з 13:00 до 17:00.
3. Сьогоднішній день. Якщо Дозволити бронювання в той самий день вимкнено, сьогодні не пропонує жодного часу.
4. Горизонт бронювання. Дні, більш віддалені, ніж Бронювання наперед (днів), не пропонують жодного часу.
5. Мінімальне попередження. Час, що починається раніше, ніж через Мінімальне попередження (годин) від зараз, виключається.
6. Варіанти часу. Час початку розставляється від відкриття кожного проміжку з інтервалом у Тривалість слоту. Час початку зберігається, лише якщо весь запис, з урахуванням Тривалості послуги, завершується до кінця цього проміжку.
7. Наявні записи. Заплановані й підтверджені записи блокують свій час, розширений Буфером між записами (хв) з обох боків. Скасовані, завершені записи та неявки нічого не блокують.
8. Підключені календарі. Зайнятий час із календарів, підключених у розділі Інтеграції, теж блокує час. Див. Календарі та зайнятий час.

Усе, що залишається, пропонується. Під час дзвінка асистент одразу пропонує кілька з цих варіантів часу. На сторінці бронювання клієнти бачать усі варіанти на обраний день.

Примітка: тривалість слоту й тривалість запису — різні речі. Тривалість слоту — це проміжок між можливими часами початку. Тривалість — це те, скільки триває запис. 45-хвилинна послуга з 30-хвилинною тривалістю слоту може починатися о 9:00, 9:30, 10:00 і так далі.

Співробітники

Коли клієнт просить конкретну людину:

• Лише власні записи цієї людини блокують її час. Записи інших людей — ні.
• Зайнятий час із підключених календарів усе одно блокує всіх, оскільки він застосовується до всього робочого простору.
• Якщо в людини є власні робочі години, вони замінюють ваші години роботи для її бронювань. Робочі години для кожної людини наразі можна встановити лише через API. Без них застосовуються ваші години роботи.

Коли клієнт нікого не обирає (Будь-хто вільний на сторінці бронювання), кожен активний запис у робочому просторі блокує цей час, незалежно від того, з ким він.

Важливо: з опцією Будь-хто вільний ваш бізнес може приймати лише один запис одночасно. Якщо кілька людей приймають записи паралельно, попросіть клієнтів обирати конкретну людину, і переконайтеся, що кожна людина вказана в Компанія → Довідник команди.

Розібраний приклад

Припустимо, у вас такі налаштування:

• Години роботи у вівторок: з 9:00 до 12:00 та з 13:00 до 17:00
• Тривалість слоту: 30 хв
• Буфер між записами (хв): 15
• Мінімальне попередження (годин): 2
• Послуга триває 45 хвилин
• Один запис уже заброньовано з 10:00 до 10:45

Наявний запис блокує з 9:45 до 11:00, коли з обох боків додається 15-хвилинний буфер. Для 45-хвилинного запису вівторок пропонує:

Якщо клієнт запитує о 8:30 того вівторка, 2-годинне мінімальне попередження також прибирає 9:00, оскільки цей час починається раніше 10:30.

Бронювання, що обходять правила

• Записи, додані вручну. Записи на прийом → Новий запис бронює введений вами час без перевірки доступності, тож ви можете навмисно перебронювати. Клієнт усе одно отримує підтвердження.
• Перенесення запису. Перенести на записі перевіряє, що новий час вільний і в межах годин роботи. Якщо ні, ви побачите "Цей час недоступний."

Усунення несправностей

Асистент каже, що вільного часу немає, а календар виглядає порожнім. Перевірте по черзі: день не вказаний у Свята та вихідні, у день є години роботи, дата в межах Бронювання наперед (днів), і час пізніше за Мінімальне попередження (годин). Потім перевірте підключені календарі на предмет зайнятих подій того дня.

Вихідний день, який я встановив торік, не закриває цей день цього року. Вихідний день застосовується до однієї конкретної дати. Додавайте щорічні свята повторно для кожного року.

Довга послуга ніколи не показує жодного часу. Уся послуга має вміститися в один проміжок роботи. 120-хвилинну послугу неможливо забронювати в проміжку з 9:00 до 10:30, і вона не переходить через обідню перерву.

Двох клієнтів записали на один і той самий час. Це трапляється, коли в одному бронюванні є співробітник, а в іншому немає, або коли когось додали вручну в розділі Записи на прийом. Див. розділ про співробітників вище.