Підтвердження, нагадування та зміни

Кожен запис на прийом у Ringhum автоматично надсилає повідомлення. Не має значення, чи асистент забронював його під час дзвінка чи в чаті, чи клієнт забронював на вашій сторінці бронювання, чи ви додали його вручну. Клієнт одразу отримує підтвердження та нагадування за день до візиту. Йому повідомляють, коли запис переноситься чи скасовується. Ваша команда теж отримує сповіщення.

Як повідомлення доходять до клієнта

Кожне повідомлення клієнту може надсилатися двома способами:

• Електронною поштою, коли в записі є електронна пошта клієнта. Листи з підтвердженням, перенесенням і нагадуванням містять файл календаря (appointment.ics), що додає запис у календар клієнта одним дотиком.
• Текстовим повідомленням, коли ваш робочий простір може надсилати їх клієнту. Якщо клієнт писав на ваш номер WhatsApp за останні 24 години, повідомлення йде через WhatsApp. Інакше воно йде як SMS із номера, схваленого для текстових повідомлень.

Коли можливо обидва способи, клієнт отримує обидва повідомлення. Коли неможливий жоден, повідомлення не надсилається, а запис усе одно бронюється.

Надсилання SMS входить у тарифи Solo, Team і Scale та потребує номера, схваленого для текстових повідомлень. Див. Текстові повідомлення (SMS). На тарифі Starter клієнти отримують листи, а також повідомлення WhatsApp, якщо нещодавно писали вам туди.

Порада: запитуйте електронну пошту. Асистент запитує її під час бронювання й вимовляє по буквах, а лист-підтвердження — єдине повідомлення, що містить файл календаря.

Що отримує клієнт

Повідомлення про підтвердження, перенесення та нагадування радять клієнту відповісти або зателефонувати вам, щоб щось змінити. Листи показують Що, Коли (із часовим поясом), З ким (співробітник, якщо є) і Де. Де — це адреса місця проведення запису або адреса вашого бізнесу з розділу Компанія → Профіль. Якщо у вашому профілі є публічний номер телефону, лист повідомляє зателефонувати на нього для змін. Якщо ваша сторінка бронювання увімкнена, лист також містить кнопку Забронювати інший час.

Листи містять назву вашої компанії. На тарифах із брендуванням електронної пошти вони також містять ваш логотип, кольори та формулювання. Див. Брендування електронної пошти.

Нагадування

Нагадування надсилаються автоматично приблизно за 24 години до початку. Вмикати нічого не потрібно. Ringhum перевіряє кожні 30 хвилин записи, які починаються через 23–25 годин від поточного моменту.

• Кожен запис отримує одне нагадування.
• Перенесення запису скидає його нагадування, тож клієнт отримує нагадування про новий час.
• Нагадування надсилаються лише для запланованих і підтверджених записів. Скасовані — ні.
• Запис, заброньований менш ніж приблизно за 23 години наперед, не отримує нагадування, оскільки час його нагадування вже минув. Підтвердження це компенсує.

Деталі запису в розділі Записи на прийом показують Сповіщено з часом підтвердження та "нагадування надіслано" після того, як нагадування пішло.

Зміна та скасування

З панелі керування. Відкрийте запис у розділі Записи на прийом:

1. Щоб перенести його, оберіть нову дату й час у розділі Перенести та натисніть Перемістити. Ви також можете натиснути один із запропонованих вільних варіантів часу. Клієнт отримує повідомлення про "перенесення".
2. Щоб скасувати його, натисніть Скасувати й підтвердьте. Клієнт отримує повідомлення про скасування.
3. Позначити підтвердженим, Завершено та Неявка лише змінюють статус. Клієнту нічого не надсилається.

Примітка: коли ви скасовуєте з панелі керування, причина, надіслана клієнту, — "Скасовано" з вашим ім'ям після.

Клієнтом. Клієнти змінюють бронювання, телефонуючи чи пишучи вам. Коли для асистента увімкнено Бронювати записи на прийом, він може знайти майбутні записи абонента за номером телефону, з якого той телефонує чи пише, і перенести або скасувати їх. Надсилаються ті самі повідомлення, що й коли ви робите це самі.

Що отримує ваша команда

Кожен учасник, у якого увімкнено Записи на прийом у розділі Налаштування → Сповіщення, отримує лист і сповіщення в застосунку, коли запис заброньовано, перенесено чи скасовано. Сповіщення веде на запис.

Ті самі події також:

• надсилаються на ваші вебхуки як appointment.booked, appointment.rescheduled і appointment.cancelled,
• надсилаються до підключених застосунків, що отримують події записів,
• записуються в підключені календарі, які приймають бронювання, наприклад Google Calendar.

Щоб бачити всі записи у власному календарному застосунку, скористайтеся Записи на прийом → Стрічка календаря й підпишіться на посилання з Google, Apple чи Outlook. Кожен запис також має посилання Завантажити .ics.

Поширені запитання

Клієнт не отримав текстове повідомлення. Перевірте, що в записі є номер телефону і що у вашого робочого простору є номер, схвалений для текстових повідомлень, або що клієнт писав вам у WhatsApp за останні 24 години. Клієнт, який відповів STOP, більше не отримує текстових повідомлень.

Клієнт не отримав лист. У запису має бути електронна пошта. Ви можете побачити її в деталях запису. Попросіть клієнта перевірити папку "Спам".

Чи можу я вимкнути нагадування або змінити час їх надсилання? Ні. Нагадування завжди надсилаються приблизно за 24 години наперед тими самими каналами, що й підтвердження.

Чи надсилають тестові дзвінки підтвердження? Бронювання, зроблені під час тестового дзвінка, підпорядковуються тим самим правилам, що й реальні, тож використовуйте власний номер телефону та електронну пошту під час тестування.