Zprávy a hovory na WhatsAppu

Telefonní číslo můžete propojit s WhatsApp Business. Váš asistent poté na tomto čísle odpovídá na zprávy i hovory na WhatsAppu, přičemž využívá stejné znalosti, schopnosti a pokyny jako po telefonu. Každá konverzace na WhatsAppu se navíc objeví ve vaší doručené poště, takže se kdykoli může zapojit váš tým. WhatsApp je součástí každého tarifu.

Než začnete

• Číslo musí být aktivní a koupené v Ringhum. Číslo, které stále čeká na dokumenty, zatím propojit nelze.
• Číslo nesmí být již zaregistrované na WhatsAppu ani WhatsApp Business.
• Přiřaďte k číslu asistenta. Bez něj zprávy stále přicházejí, ale nikdo na ně automaticky neodpovídá.
• WhatsApp mohou zapnout nebo vypnout jen Vlastník pracovního prostoru a Správci.

Zapnutí WhatsAppu pro číslo

1. Otevřete Telefonní čísla.
2. Najděte číslo a klikněte ve sloupci WhatsApp na Aktivovat WhatsApp.
3. Zadejte Zobrazované jméno. Toto jméno vidí lidé, když vám na WhatsAppu píší nebo volají, použijte tedy název firmy, který zákazníci znají.
4. Volitelně přidejte Poznámku pro nás, například pokud bylo číslo dříve na WhatsAppu.
5. Klikněte na Požádat o WhatsApp.

Nastavení probíhá automaticky a obvykle trvá pár minut. WhatsApp odešle na číslo ověřovací kód, my jej za vás zadáme a WhatsApp zapneme, a Meta poté posoudí zobrazované jméno. Během toho číslo zobrazuje Probíhá nastavení a nadále přijímá běžné hovory i SMS. Jakmile je připravené, stav se změní na Aktivní a váš tým dostane oznámení.

Poznámka: Pokud stav zobrazuje Nastavení se nezdařilo, důvod se zobrazí pod ním. Opravte jej a klikněte na Zkusit znovu.

Úprava profilu na WhatsAppu

Jakmile je číslo aktivní, klikněte vedle něj na Upravit profil. Můžete změnit:

• Profilová fotka: čtvercový JPEG nebo PNG, do 5 MB.
• Zobrazované jméno: změnu posoudí Meta ještě předtím, než se zobrazí.
• Kategorie, O nás (do 139 znaků), Popis, E-mail, Web a Adresa.

Když uložíte stránku Společnost, její text O nás, popis, e-mail, web a adresa se zkopírují i do vašeho profilu na WhatsAppu. Zobrazované jméno se nemění.

AI odpovědi na zprávy na WhatsAppu

AI odpovědi jsou u čísla na WhatsAppu ve výchozím stavu zapnuté. Asistent odpovídá na dotazy z vaší znalostní báze a umí rezervovat termíny, přijímat objednávky a rezervace a zaznamenávat zprávy pro váš tým, podle svých schopností. Čte také hlasové zprávy, fotografie a dokumenty, které lidé posílají.

Chcete-li asistenta pro jedno číslo vypnout, klikněte ve sloupci WhatsApp na AI odpovědi zapnuty. Změní se na AI odpovědi vypnuty a zprávy poté jdou jen do vaší doručené pošty a do Zpráv, aby na ně odpověděl váš tým.

Když odpovídá asistent, váš tým dostane shrnutí konverzace, jakmile utichne, místo oznámení u každé zprávy. Když jsou AI odpovědi vypnuté, upozorní tým každá příchozí zpráva.

Poznámka: Asistent odpoví jedné osobě nejvýše 30krát za hodinu. Pokud konverzace tento limit dosáhne, asistent se pro danou osobu pozastaví a konverzace se v doručené poště označí jako vysoce prioritní, aby ji mohl převzít někdo z vašeho týmu.

Pravidlo 24 hodin

WhatsApp umožňuje firmě odeslat volnou zprávu jen do 24 hodin od poslední zprávy dané osoby. Platí to pro asistenta i pro váš tým.

• Odpovídejte ze Zpráv nebo z doručené pošty, dokud je okno otevřené.
• Po 24 hodinách ticha musí napsat jako první daná osoba. Zprávy místo pole odpovědi zobrazí upozornění.
• Zahájení nové konverzace na WhatsAppu šablonovou zprávou zatím není podporováno.

Když odešlete zprávu ze stránky kontaktu, jde přes WhatsApp, dokud je otevřené 24hodinové okno dané osoby, jinak jako textová zpráva (pokud má jedno z vašich čísel povolené SMS).

Hovory na WhatsAppu

Když je volání přes WhatsApp zapnuté, číslo zobrazuje vedle svého stavu Aktivní i popisek hovory. Lidé pak mohou na vaše číslo volat z WhatsAppu a asistent odpovídá stejně jako u telefonního hovoru. Hovor se objeví v Hovorech s odznakem WhatsApp, s úplným přepisem a shrnutím.

Volání se zapíná během nastavení. Pokud WhatsApp na daném čísle volání ještě nepovoluje, jste informováni, že zprávy již fungují a volání bude následovat. Nadále to kontrolujeme a zapneme jej, jakmile to WhatsApp umožní.

Zavolání zákazníkovi na WhatsAppu

Váš asistent umí zákazníkovi zavolat i na WhatsAppu, ale WhatsApp nejprve vyžaduje souhlas dané osoby.

1. Otevřete Kontakty a vyberte osobu.
2. V kartě WhatsApp klikněte na Požádat o povolení k volání. Osoba dostane zprávu na WhatsAppu s tlačítkem Povolit.
3. Jakmile souhlasí, karta zobrazí Hovory povoleny, buď trvale, nebo do určitého data. Pokud si nezvolila období, povolení platí 7 dní.
4. Klikněte na Volat přes WhatsApp. Hovor uskuteční asistent zvolený vedle Zavolat hned.

Žádost o povolení je sama o sobě volnou zprávou, takže ji lze odeslat jen do 24 hodin od poslední zprávy dané osoby na WhatsAppu.

Důležité: WhatsApp nedovoluje firmám zahajovat hovory na čísla ve Spojených státech, Kanadě, Egyptě, Vietnamu ani Nigérii. Lidé v těchto zemích vám na WhatsAppu volat mohou.

Cenotvorba

WhatsApp využívá stejné minuty tarifu jako vaše telefonní hovory.

Zpráva, kterou se nepodaří odeslat, se vrátí. Delší AI konverzace mohou využít o něco více; viz Chaty a využití AI.

Řešení potíží

Sloupec WhatsApp zobrazuje pomlčku. Číslo se ještě aktivuje, nebo nebylo koupeno v Ringhum. Propojit lze jen čísla koupená zde.

„WhatsApp only allows a free-form reply within 24 hours of the person's last message.“ Okno je zavřené. Počkejte, až vám daná osoba napíše znovu.

„This person has not allowed WhatsApp calls yet.“ Odešlete žádost o povolení ze stránky kontaktu a počkejte, až klepne na Povolit.

„You need a number with WhatsApp calling switched on.“ Volání přes WhatsApp zatím není aktivní na žádném z vašich čísel. Zkontrolujte sloupec WhatsApp v Telefonních číslech.

Jak WhatsApp vypnu? Klikněte ve sloupci WhatsApp na Vypnout. Lidé pak na číslo na WhatsAppu nemohou psát ani volat. Později o něj můžete požádat znovu.