Επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις και αλλαγές

Κάθε ραντεβού στο Ringhum στέλνει μηνύματα αυτόματα. Δεν έχει σημασία αν το ραντεβού κλείστηκε από τον βοηθό σε μια κλήση ή σε συνομιλία, αν ένας πελάτης το έκλεισε στη σελίδα κράτησής σας, ή αν το προσθέσατε εσείς με το χέρι. Ο πελάτης λαμβάνει αμέσως επιβεβαίωση και υπενθύμιση την προηγούμενη ημέρα. Ενημερώνεται όταν το ραντεβού μετακινείται ή ακυρώνεται. Και η ομάδα σας ενημερώνεται επίσης.

Πώς φτάνουν τα μηνύματα στον πελάτη

Κάθε μήνυμα προς τον πελάτη μπορεί να σταλεί με δύο τρόπους:

• Μέσω email, όταν το ραντεβού έχει τη διεύθυνση email του πελάτη. Τα email επιβεβαίωσης, αναπρογραμματισμού και υπενθύμισης περιλαμβάνουν ένα αρχείο ημερολογίου (appointment.ics) που προσθέτει το ραντεβού στο ημερολόγιο του πελάτη με ένα πάτημα.
• Μέσω μηνύματος κειμένου, όταν ο χώρος εργασίας σας μπορεί να στείλει μήνυμα στον πελάτη. Αν ο πελάτης σάς έγραψε στον αριθμό WhatsApp σας τις τελευταίες 24 ώρες, το μήνυμα στέλνεται μέσω WhatsApp. Διαφορετικά στέλνεται ως SMS από έναν αριθμό εγκεκριμένο για αποστολή μηνυμάτων.

Όταν είναι δυνατά και τα δύο, ο πελάτης λαμβάνει και τα δύο. Όταν δεν είναι δυνατό κανένα, δεν στέλνεται μήνυμα, και το ραντεβού παραμένει κλεισμένο.

Η αποστολή SMS περιλαμβάνεται στα πλάνα Solo, Team και Scale και χρειάζεται αριθμό εγκεκριμένο για αποστολή μηνυμάτων. Δείτε Μηνύματα κειμένου (SMS). Στο πλάνο Starter, οι πελάτες λαμβάνουν email, καθώς και μηνύματα WhatsApp όταν σας έχουν γράψει πρόσφατα εκεί.

Συμβουλή: Ζητήστε διεύθυνση email. Ο βοηθός τη ζητά όταν κάνει την κράτηση και την επαναλαμβάνει γράμμα προς γράμμα, και το email επιβεβαίωσης είναι το μόνο μήνυμα που φέρει το αρχείο ημερολογίου.

Τι λαμβάνει ο πελάτης

Τα μηνύματα επιβεβαίωσης, αναπρογραμματισμού και υπενθύμισης λένε στον πελάτη να απαντήσει ή να σας καλέσει για να κάνει αλλαγή. Τα email δείχνουν Τι, Πότε (με τη ζώνη ώρας), Με ποιον (το μέλος προσωπικού, αν υπάρχει) και Πού. Το Πού είναι η διεύθυνση της τοποθεσίας του ραντεβού, ή η επιχειρηματική διεύθυνσή σας από το Εταιρεία → Προφίλ. Αν έχετε δημόσιο τηλέφωνο στο προφίλ σας, το email αναφέρει να το καλέσουν για αλλαγές. Αν η σελίδα κράτησής σας είναι ενεργή, το email έχει επίσης κουμπί Κλείστε άλλη ώρα.

Τα email φέρουν το όνομα της εταιρείας σας. Σε πλάνα με branding email, φέρουν επίσης το λογότυπο, τα χρώματα και τη διατύπωσή σας. Δείτε Branding email.

Υπενθυμίσεις

Οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται αυτόματα περίπου 24 ώρες πριν από την ώρα έναρξης. Δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τίποτα. Το Ringhum ελέγχει κάθε 30 λεπτά για ραντεβού που ξεκινούν σε 23 έως 25 ώρες από τώρα.

• Κάθε ραντεβού λαμβάνει μία υπενθύμιση.
• Η μετακίνηση ενός ραντεβού επαναφέρει την υπενθύμισή του, ώστε ο πελάτης να ενημερωθεί για τη νέα ώρα.
• Μόνο τα προγραμματισμένα και επιβεβαιωμένα ραντεβού λαμβάνουν υπενθύμιση. Τα ακυρωμένα όχι.
• Ένα ραντεβού που κλείστηκε λιγότερο από περίπου 23 ώρες νωρίτερα δεν λαμβάνει υπενθύμιση, επειδή η ώρα της υπενθύμισής του έχει ήδη περάσει. Η επιβεβαίωση το καλύπτει.

Τα στοιχεία του ραντεβού στο Ραντεβού δείχνουν Ειδοποιήθηκε με την ώρα της επιβεβαίωσης και «στάλθηκε υπενθύμιση» μόλις αποσταλεί η υπενθύμιση.

Αλλαγή και ακύρωση

Από τον πίνακα ελέγχου. Ανοίξτε το ραντεβού στο Ραντεβού:

1. Για να το μετακινήσετε, επιλέξτε νέα ημερομηνία και ώρα στο Αναβολή και κάντε κλικ στο Μετακίνηση. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ σε μία από τις προτεινόμενες ελεύθερες ώρες. Ο πελάτης λαμβάνει μήνυμα «αναπρογραμματίστηκε».
2. Για να το ακυρώσετε, κάντε κλικ στο Ακύρωση και επιβεβαιώστε. Ο πελάτης λαμβάνει μήνυμα ακύρωσης.
3. Τα Σήμανση ως επιβεβαιωμένο, Ολοκληρώθηκε και Μη εμφάνιση αλλάζουν μόνο την κατάσταση. Δεν στέλνουν τίποτα στον πελάτη.

Σημείωση: Όταν ακυρώνετε από τον πίνακα ελέγχου, ο λόγος που στέλνεται στον πελάτη είναι «Ακυρώθηκε από» ακολουθούμενο από το όνομά σας.

Από τον πελάτη. Οι πελάτες αλλάζουν κρατήσεις καλώντας ή στέλνοντας μήνυμα. Όταν το Κλείσιμο ραντεβού είναι ενεργό για τον βοηθό, αυτός μπορεί να βρει τα επερχόμενα ραντεβού του καλούντος με βάση τον αριθμό τηλεφώνου από τον οποίο καλεί ή γράφει, και να τα μετακινήσει ή να τα ακυρώσει. Στέλνονται τα ίδια μηνύματα όπως όταν το κάνετε εσείς οι ίδιοι.

Τι λαμβάνει η ομάδα σας

Κάθε μέλος που έχει ενεργοποιημένο το Ραντεβού στο Ρυθμίσεις → Ειδοποιήσεις λαμβάνει email και ειδοποίηση εντός εφαρμογής όταν ένα ραντεβού κλείνεται, αναπρογραμματίζεται ή ακυρώνεται. Η ειδοποίηση συνδέεται με το ραντεβού.

Τα ίδια γεγονότα επίσης:

• αποστέλλονται στα webhooks σας ως appointment.booked, appointment.rescheduled και appointment.cancelled,
• αποστέλλονται σε συνδεδεμένες εφαρμογές που λαμβάνουν γεγονότα ραντεβού,
• καταγράφονται σε συνδεδεμένα ημερολόγια που δέχονται κρατήσεις, όπως το Google Calendar.

Για να δείτε όλα τα ραντεβού στη δική σας εφαρμογή ημερολογίου, χρησιμοποιήστε Ραντεβού → Ροή ημερολογίου και εγγραφείτε στον σύνδεσμο από Google, Apple ή Outlook. Κάθε ραντεβού έχει επίσης σύνδεσμο Λήψη .ics.

Συχνές ερωτήσεις

Ο πελάτης δεν έλαβε μήνυμα κειμένου. Ελέγξτε ότι το ραντεβού έχει αριθμό τηλεφώνου και ότι ο χώρος εργασίας σας έχει αριθμό εγκεκριμένο για αποστολή μηνυμάτων, ή ότι ο πελάτης σας έγραψε στο WhatsApp τις τελευταίες 24 ώρες. Ένας πελάτης που απάντησε STOP δεν λαμβάνει πλέον μηνύματα.

Ο πελάτης δεν έλαβε email. Το ραντεβού χρειάζεται διεύθυνση email. Μπορείτε να τη δείτε στα στοιχεία του ραντεβού. Ζητήστε από τον πελάτη να ελέγξει τον φάκελο ανεπιθύμητων.

Μπορώ να απενεργοποιήσω τις υπενθυμίσεις ή να αλλάξω πότε αποστέλλονται; Όχι. Οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται πάντα περίπου 24 ώρες πριν, μέσω των ίδιων καναλιών με την επιβεβαίωση.

Οι δοκιμαστικές κλήσεις στέλνουν επιβεβαιώσεις; Οι κρατήσεις που γίνονται σε δοκιμαστική κλήση ακολουθούν τους ίδιους κανόνες με τις πραγματικές, γι' αυτό χρησιμοποιήστε το δικό σας τηλέφωνο και email όταν δοκιμάζετε.