Εγγραφή κλήσεων και συγκατάθεση

Το Ringhum μπορεί να διατηρεί τον ήχο κάθε κλήσης δίπλα στη μεταγραφή της, ώστε να μπορείτε να ακούσετε ξανά ακριβώς τι ειπώθηκε. Η εγγραφή ορίζεται ανά βοηθό και είναι απενεργοποιημένη εξ ορισμού για νέους βοηθούς. Όταν είναι ενεργή, ο βοηθός μπορεί να λέει σε κάθε καλούντα ότι η κλήση ηχογραφείται, στη γλώσσα του καλούντος. Οι μεταγραφές και οι συνόψεις δημιουργούνται για κάθε κλήση είτε ηχογραφείτε τον ήχο είτε όχι.

Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την εγγραφή

1. Ανοίξτε Βοηθοί και επιλέξτε τον βοηθό.
2. Ανοίξτε την καρτέλα Ρυθμίσεις κλήσεων.
3. Στην κάρτα Εγγραφή, ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε το Εγγραφή κλήσεων.
4. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση αλλαγών.

Η ρύθμιση ισχύει για κάθε κλήση που χειρίζεται αυτός ο βοηθός: τηλεφωνικές κλήσεις, κλήσεις WhatsApp, κλήσεις widget ιστοτόπου και εξερχόμενες κλήσεις.

Ενημερώστε τους καλούντες ότι η κλήση ηχογραφείται

Σε πολλά μέρη ο νόμος απαιτεί να ενημερώνετε τους ανθρώπους όταν μια κλήση ηχογραφείται. Αρκετές πολιτείες των ΗΠΑ και η ΕΕ είναι ανάμεσά τους. Όταν το Εγγραφή κλήσεων είναι ενεργό, εμφανίζεται δεύτερη επιλογή:

• Ενημερώστε τους καλούντες ότι η κλήση ηχογραφείται: ενεργό εξ ορισμού. Ο βοηθός λέει σύντομη ειδοποίηση στην αρχή της κλήσης, ακριβώς πριν από το μήνυμα καλωσορίσματός του.

Η τυπική ειδοποίηση είναι μία μόνο πρόταση, όπως «Αυτή η κλήση ηχογραφείται.» Λέγεται στη γλώσσα του καλούντος. Αν ο βοηθός σας χαιρετά καλούντες σε πολλές γλώσσες, κάθε χαιρετισμός λαμβάνει την ειδοποίηση στη δική του γλώσσα. Η τυπική πρόταση είναι διαθέσιμη στα αγγλικά, γερμανικά, ισπανικά, γαλλικά, ιταλικά, ολλανδικά, πορτογαλικά, πολωνικά, σουηδικά, δανικά, νορβηγικά, φινλανδικά, τσέχικα, ρουμανικά, ουγγρικά, ελληνικά, τουρκικά, ρωσικά, ουκρανικά, ινδονησιακά, χίντι, ιαπωνικά, κορεατικά και κινέζικα. Άλλες γλώσσες χρησιμοποιούν την αγγλική πρόταση.

Χρησιμοποιήστε τη δική σας διατύπωση

Εισαγάγετε το κείμενό σας στο Το δικό σας κείμενο (προαιρετικό), έως 200 χαρακτήρες. Για παράδειγμα: «Αυτή η κλήση ενδέχεται να ηχογραφηθεί για σκοπούς εκπαίδευσης και ποιότητας.»

Σημαντικό: Το δικό σας κείμενο χρησιμοποιείται όπως γράφτηκε, για κάθε καλούντα και κάθε γλώσσα. Αν οι καλούντες σας μιλούν διαφορετικές γλώσσες, αφήστε το πεδίο κενό για να χρησιμοποιηθεί η τυπική πρόταση στη γλώσσα κάθε καλούντος, ή γράψτε την ειδοποίησή σας σε όλες τις γλώσσες που χρειάζεστε.

Σημείωση: Είστε υπεύθυνοι για τη συμμόρφωση με τους νόμους εγγραφής που ισχύουν για την επιχείρησή σας και τους καλούντες σας. Αν δεν είστε βέβαιοι, ρωτήστε νομικό σύμβουλο. Η διατήρηση της ειδοποίησης ενεργής είναι η ασφαλέστερη επιλογή.

Αν απενεργοποιήσετε την ειδοποίηση, οι κλήσεις εξακολουθούν να ηχογραφούνται, αλλά ο βοηθός δεν το ανακοινώνει.

Ακούστε μια ηχογράφηση

Ανοίξτε Κλήσεις και επιλέξτε μια κλήση. Όταν η κλήση ηχογραφήθηκε, εμφανίζεται audio player στην κορυφή της κάρτας Μεταγραφή. Μπορείτε να αναπαράγετε, να παύετε και να μετακινείστε στην ηχογράφηση ενώ διαβάζετε τη μεταγραφή.

Οι ηχογραφήσεις αποθηκεύονται ιδιωτικά. Δεν είναι ποτέ δημόσια προσβάσιμες και μεταδίδονται μόνο σε συνδεδεμένα μέλη του χώρου εργασίας σας.

Ποιος μπορεί να ακούει, να κατεβάζει και να διαγράφει

Δείτε Προσκαλέστε την ομάδα σας για το πώς λειτουργούν οι ρόλοι.

Κατεβάστε ηχογράφηση ή μεταγραφή

1. Ανοίξτε την κλήση.
2. Κάντε κλικ στο μενού Περισσότερα (τρεις τελείες) πάνω δεξιά.
3. Επιλέξτε Λήψη εγγραφής (.wav).

Το ίδιο μενού προσφέρει Λήψη μεταγραφής (.txt) και Λήψη ως JSON.

Διαγράψτε μια ηχογράφηση

Για να αφαιρέσετε μια ηχογράφηση, διαγράψτε ολόκληρη την κλήση:

1. Ανοίξτε την κλήση.
2. Κάντε κλικ στο μενού Περισσότερα και επιλέξτε Διαγραφή κλήσης.
3. Επιβεβαιώστε.

Αυτό διαγράφει μόνιμα την ηχογράφηση, τη μεταγραφή, τη σύνοψη και τα εξαγόμενα στοιχεία. Μια κλήση που βρίσκεται ακόμη σε εξέλιξη δεν μπορεί να διαγραφεί.

Διατηρήστε ηχογραφήσεις για περιορισμένο χρόνο

Στο πλάνο Scale, μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματη διαγραφή παλιών μεταγραφών και ηχογραφήσεων:

1. Ανοίξτε Ρυθμίσεις και πηγαίνετε στην καρτέλα Χώρος εργασίας.
2. Στο Διατήρηση μεταγραφών και εγγραφών για, επιλέξτε περίοδο από 7 ημέρες έως 1 έτος, ή Για πάντα (προεπιλογή).

Οι παλαιότερες μεταγραφές, ηχογραφήσεις και τηλεφωνικά μηνύματα διαγράφονται κάθε βράδυ. Οι συνόψεις και τα αποτελέσματα διατηρούνται.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Καμία διατήρηση — δεν αποθηκεύονται ποτέ μεταγραφές ή ήχος. Με μηδενική διατήρηση, καμία κλήση δεν ηχογραφείται, ακόμη κι όταν το Εγγραφή κλήσεων είναι ενεργό, και η μεταγραφή αφαιρείται μόλις γραφτεί η σύνοψη.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Δεν υπάρχει audio player σε μια κλήση. Η εγγραφή ήταν απενεργοποιημένη για τον βοηθό όταν πραγματοποιήθηκε η κλήση, ο χώρος εργασίας σας χρησιμοποιεί μηδενική διατήρηση, ή η ηχογράφηση αφαιρέθηκε από την περίοδο διατήρησής σας.

«Η ηχογράφηση δεν μπόρεσε να διαγραφεί αυτή τη στιγμή. Δοκιμάστε ξανά σε ένα λεπτό.» Η ηχογράφηση δεν μπόρεσε να αφαιρεθεί από την αποθήκευση, οπότε η κλήση διατηρήθηκε. Περιμένετε ένα λεπτό και διαγράψτε την ξανά.

«Μια κλήση δεν μπορεί να διαγραφεί ενώ βρίσκεται ακόμη σε εξέλιξη.» Περιμένετε να τελειώσει η κλήση, μετά διαγράψτε την.