Crea la base de conocimiento de tu asistente

Tu asistente solo puede responder con lo que le das. No busca cosas en internet ni usa conocimiento general. Cuanto más precisos sean los datos que le des, menos personas escucharán "alguien se pondrá en contacto contigo". Este artículo cubre todos los lugares de donde pueden venir esos datos y cómo usa el asistente cada uno.

De dónde vienen los datos del asistente

Cada asistente decide cuáles de estos usa. En la pestaña Conocimiento del asistente:

• Usar el perfil de la empresa añade el horario, los servicios, las preguntas frecuentes, el personal y las ubicaciones de la página Empresa a cada conversación.
• Buscar en la base de conocimiento permite al asistente buscar en tus documentos durante llamadas y chats.

Ambas están activadas por defecto.

El perfil de empresa

La página Empresa la comparten todos tus asistentes. Sus pestañas son Perfil, Horarios y reservas, Servicios, Preguntas frecuentes, Directorio del equipo, Ubicaciones, Pagos, Reseñas y Lo que ve el asistente.

La forma más rápida de rellenarla es Rellenar desde el sitio web. Introduce la dirección de tu sitio web y haz clic en Importar. Se lee cada página del sitio, se extraen tus datos, horario de apertura, servicios y preguntas frecuentes, y las páginas se guardan en la base de conocimiento y se vuelven a obtener cada semana. Los enlaces a otros sitios, hojas de cálculo y archivos se omiten. Marca Sobrescribir los campos ya rellenados solo si quieres que el sitio web sustituya lo que escribiste.

La pestaña Lo que ve el asistente muestra el bloque exacto de información de empresa que recibe el asistente. El editor lo trata como la verdad, así que mantenlo preciso.

Preguntas frecuentes

Las preguntas frecuentes son respuestas breves y objetivas que el asistente puede dar palabra por palabra. Añádelas en Empresa → Preguntas frecuentes con + Añadir pregunta frecuente, o haz clic en Sugerir con IA para obtener borradores. Haz clic en Guardar preguntas cuando termines.

Las preguntas frecuentes son el mejor lugar para las preguntas que escuchas cada día: aparcamiento, seguro, sin cita previa, formas de pago.

Consejo: Las preguntas que tu asistente no pudo responder en llamadas reales se recopilan para ti, y cada una puede convertirse en una pregunta frecuente con un clic. Consulta Coach de llamadas y lagunas de conocimiento.

Documentos de la base de conocimiento

Para material más extenso, como listas de precios, políticas, detalles de productos y folletos, usa la base de conocimiento. Abre un asistente, ve a la pestaña Conocimiento y haz clic en Gestionar documentos.

1. En Añadir conocimiento, elige Texto, Página web o Subir.
2. Para Texto, introduce un Título y pega el Contenido.
3. Para Página web, introduce la dirección de la página. Marca Volver a obtener esta página cada semana para mantenerla actualizada. Marca Rastrear todo el sitio (sigue los enlaces internos y el sitemap) para añadir un sitio entero, y configura el Máximo de páginas (de 2 a 200). Cada página se convierte en su propio documento.
4. Para Subir, elige un archivo PDF, TXT, MD o CSV de hasta 15 MB.
5. En Disponible para, deja Todos los asistentes o elige uno concreto.
6. Haz clic en Añadir a la base de conocimiento.

Los documentos muestran Pendientes o Procesando mientras se indexan, y luego Listo. Cada uno se divide en secciones de unos 900 caracteres que el asistente puede citar. Se te notifica por correo cuando un documento está listo o falla.

La lista de documentos muestra la fuente, el alcance, el número de secciones y el estado de cada documento. Para las páginas web, el botón Sincronización automática activada / Sincronización automática desactivada cambia la nueva obtención semanal. El icono de actualizar reindexa un documento, y la papelera lo elimina.

Prueba lo que encontraría el asistente

En la página de la base de conocimiento, Prueba una pregunta muestra exactamente lo que encontraría el asistente para una pregunta. Escribe algo que podría preguntar quien llama, como "¿Ofrecéis blanqueamiento dental? ¿Cuánto cuesta?". Las preguntas frecuentes coincidentes aparecen primero, luego las secciones de documentos coincidentes con una puntuación.

Si no coincide nada, la página lo indica: el asistente diría a quien llama que alguien se pondrá en contacto. Esa es tu señal para añadir la respuesta.

La insignia en la parte superior de la página muestra si se usa Búsqueda semántica activada (las preguntas coinciden por significado) o Búsqueda por palabras clave (las preguntas coinciden por sus palabras). Con la búsqueda por palabras clave, usa las palabras que usan tus clientes.

Importar un sitio web en un solo asistente

La pestaña Conocimiento del asistente también tiene Importar desde el sitio web. Introduce tu URL del sitio web y haz clic en Importar. Se lee cada página del sitio, se indexa para buscar durante las llamadas y, con Dejar que la IA escriba las notas del sitio web activado, se resume en las Notas del sitio web de ese asistente. La línea de estado muestra el progreso, y Importar de nuevo lo actualiza más tarde.

Las Notas del sitio web se envían con cada llamada. Puedes editar cualquier cosa que esté mal o falte; las páginas completas siguen siendo buscables. Solo se envían los primeros 3500 caracteres aproximadamente por llamada.

Desactiva Dejar que la IA escriba las notas del sitio web si escribes las notas tú mismo. Las páginas se siguen indexando.

Notas específicas del asistente

Las Notas específicas del asistente guardan datos que solo este asistente debe conocer, por ejemplo una línea que solo atiende una ubicación. Puedes guardar hasta 60 000 caracteres, pero solo se envían los primeros 6000 aproximadamente por llamada, para mantener las respuestas rápidas. Para datos compartidos por todos los asistentes, usa en su lugar la página Empresa y la base de conocimiento.

Cómo usa el asistente todo esto

• La información de empresa, las primeras preguntas frecuentes, las notas del sitio web y las notas del asistente forman parte de cada conversación.
• Para preguntas sobre precios, políticas, productos o cualquier cosa específica, el asistente busca en tus preguntas frecuentes y documentos antes de responder.
• Si no encuentra nada relevante, dice que alguien se pondrá en contacto en lugar de adivinar, y ofrece tomar un mensaje si Tomar un mensaje está activado.
• Se usa el mismo conocimiento en llamadas, WhatsApp, mensajes de texto y el chat del sitio web.

Solución de problemas

Un documento muestra Fallido. El error aparece debajo del título del documento. "No se encontró texto legible" suele significar un PDF escaneado (una imagen de texto). Pega el texto en su lugar. Después de un rastreo de sitio completo, Quitar fallidos elimina de una vez todas las páginas fallidas y conserva el resto.

"Las subidas de archivos están desactivadas para este espacio de trabajo." Las subidas están desactivadas para tu espacio de trabajo. Pega el texto o añádelo como página web.

El asistente sigue dando un precio antiguo. Comprueba todos los lugares donde pueda estar escrito: la página Empresa, las preguntas frecuentes, las notas del sitio web, las notas específicas del asistente y los documentos. Actualiza o elimina el antiguo, y reindexa los documentos modificados.

No puedo ver Añadir conocimiento. Tu rol puede ver la base de conocimiento pero no cambiarla. Los lectores pueden mirar; los propietarios, administradores y miembros pueden añadir y quitar documentos.