इनबॉक्स: मैसेज, कॉलबैक और बातचीत

इनबॉक्स आपकी टीम की उन सभी चीज़ों की टू-डू सूची है जिन्हें असिस्टेंट खुद पूरा नहीं कर सके: किसी व्यक्ति के लिए मैसेज, कॉलबैक रिक्वेस्ट, कॉल से मिली वॉइसमेल और लीड, और टेक्स्ट, WhatsApp, Instagram, Messenger व वेबसाइट चैट बातचीत। हर आइटम की एक स्थिति, एक प्राथमिकता और एक मालिक होता है, ताकि कुछ भी न छूटे और दो लोग एक ही ग्राहक को वापस कॉल न करें।

इनबॉक्स में क्या पहुंचता है

कॉल से मिले आइटम कॉल खत्म होने पर बनते हैं, कॉल के सारांश को टेक्स्ट के रूप में इस्तेमाल करते हुए। असिस्टेंट कॉल के दौरान एक मैसेज, कॉलबैक या लीड भी बना सकता है, एक प्राथमिकता और एक ड्यू समय के साथ। कॉल खत्म होने पर बना आइटम हाई प्रायोरिटी के रूप में चिह्नित होता है जब कॉलर परेशान लग रहा हो।

बातचीत: प्रति रिक्वेस्ट एक आइटम

टेक्स्ट, WhatsApp मैसेज और चैट को समूहित किया जाता है। जब तक किसी व्यक्ति की रिक्वेस्ट खुली रहती है और उन्होंने पिछले 24 घंटों में लिखा है, हर नया मैसेज उसी आइटम को जारी रखता है और इसे सूची के ऊपर ले जाता है। एक बार आइटम हो गया हो जाने पर, या बिना मैसेज के एक दिन के बाद, उनका अगला मैसेज एक नया आइटम शुरू करता है।

आख़िरी मैसेज के लगभग दस मिनट बाद, Ringhum बातचीत का एक छोटा सारांश लिखता है। यह आइटम के ऊपर इनमें से एक लेबल के साथ दिखता है:

सारांश उस व्यक्ति के दिए गए विवरण भी सूचीबद्ध करता है, जैसे उनका नाम, ईमेल, फ़ोन या पसंदीदा समय। मैसेज खुद पढ़ने के लिए बातचीत दिखाएं पर क्लिक करें।

सूची में काम करना

साइडबार में इनबॉक्स खोलें। ऊपर के काउंटर खुला, चल रहा है और उच्च प्राथमिकता आइटम दिखाते हैं। हाई-प्रायोरिटी आइटम हमेशा पहले सूचीबद्ध होते हैं, फिर सबसे नए।

• खुला अभी तक न किए गए सब कुछ दिखाता है। मेरे आपके अपने अधूरे आइटम दिखाता है। हो गया और सभी बाकी दिखाते हैं।
• सभी प्रकार से टाइप के हिसाब से, और कोई भी या असाइन नहीं किया गया से व्यक्ति के हिसाब से फ़िल्टर करें।
• खोजें शीर्षकों और टेक्स्ट में खोजता है।
• CSV एक्सपोर्ट करें मौजूदा स्थिति और टाइप फ़िल्टर से मेल खाने वाले आइटम डाउनलोड करता है।

सूची अपने आप हर मिनट रीफ़्रेश होती है।

असाइन, प्राथमिकता दें और बंद करें

किसी आइटम को दाईं ओर खोलने के लिए उस पर क्लिक करें। फिर आप ये कर सकते हैं:

1. इसे असाइन करें: असाइन नहीं किया गया ड्रॉप-डाउन में एक टीम सदस्य चुनें। उन्हें एक नोटिफिकेशन और एक ईमेल मिलता है। एक खुला आइटम चल रहा है में चला जाता है।
2. प्राथमिकता बदलें: इसे बढ़ाने के लिए उच्च के रूप में चिह्नित करें पर क्लिक करें, या इसे फिर घटाने के लिए सामान्य प्राथमिकता पर।
3. वापस कॉल करें: अपने फ़ोन से डायल करने के लिए कॉल करें के बाद नंबर पर क्लिक करें। कॉल आइटम के लिए, ट्रांसक्रिप्ट खोलें पूरी कॉल दिखाता है।
4. एक नोट जोड़ें: एक नोट जोड़ें… में टाइप करें और जोड़ें पर क्लिक करें। नोट सिर्फ़ आपकी टीम को दिखते हैं।
5. पूरा करें: हो गया पर क्लिक करें। इसे वापस लाने के लिए, फिर से खोलें पर क्लिक करें। आप सूची में किसी आइटम के बगल में टिक (पूर्ण के रूप में चिह्नित करें) पर भी क्लिक कर सकते हैं।

ओनर, एडमिन और सदस्य आइटम मैनेज कर सकते हैं। व्यूअर इनबॉक्स पढ़ सकते हैं लेकिन कुछ भी बदल या जवाब नहीं दे सकते।

टेक्स्ट, WhatsApp और चैट का जवाब दें

बातचीत वाले आइटम में एक जवाब दें बॉक्स होता है। जवाब उसी चैनल पर जाता है जो व्यक्ति ने इस्तेमाल किया था।

1. आइटम खोलें और जवाब बॉक्स में टाइप करें।
2. SMS भेजें, WhatsApp पर भेजें या भेजें पर क्लिक करें।

आइटम चल रहा है में चला जाता है। व्यक्ति का पूरा इतिहास देखने के लिए, पूरी बातचीत खोलें पर क्लिक करें, जो मैसेज खोलता है।

जानने लायक बातें:

• WhatsApp व्यक्ति के आख़िरी मैसेज के 24 घंटों के भीतर ही फ़्री-फ़ॉर्म जवाब की अनुमति देता है। इसके बाद, उन्हें पहले आपको लिखना होगा। देखें WhatsApp।
• टेक्स्ट मैसेज Solo, Team और Scale प्लान पर भेजे जा सकते हैं। Starter पर आप टेक्स्ट प्राप्त कर सकते हैं लेकिन टेक्स्ट से जवाब नहीं दे सकते। देखें टेक्स्ट मैसेजिंग।
• वेबसाइट चैट के जवाब आपकी वेबसाइट की चैट में दिखते हैं।
• अगर असिस्टेंट ने पिछले घंटे में एक ही व्यक्ति को कई बार जवाब दिया है, तो यह जवाब लूप से बचने के लिए रुक जाता है। आइटम हाई प्रायोरिटी पर सेट होता है और एक नोटिस दिखाता है। खुद जवाब दें; घंटे के बाद असिस्टेंट फिर से जवाब देता है।

समस्या निवारण

"Reply not sent: …" मैसेज बताता है क्यों। सामान्य वजहें: टेक्स्ट भेजना आपके प्लान में शामिल नहीं है, व्यक्ति ने STOP का जवाब दिया, किसी नंबर पर टेक्स्टिंग चालू नहीं है, प्लान से आगे के मैसेज के लिए कोई क्रेडिट नहीं बचा है, या वेबसाइट चैट अब मौजूद नहीं है।

"This message has no phone number to reply to." Ringhum को नहीं पता कि जवाब कहां भेजना है। व्यक्ति से किसी और तरीके से संपर्क करें।

एक बातचीत हो गया के रूप में चिह्नित है लेकिन ग्राहक को अभी भी मदद चाहिए। फिर से खोलें पर क्लिक करें। अगर वे फिर से लिखते हैं, तो एक नया आइटम शुरू होता है।

मैंने गलती से एक वॉइसमेल हटा दी। किसी आइटम को हटाना वापस नहीं लाया जा सकता। एक वॉइसमेल के लिए, रिकॉर्डिंग भी हटा दी जाती है, कॉल से भी।

टिप: इनबॉक्स आइटम Slack, Microsoft Teams, एक हेल्प डेस्क या एक टास्क टूल को भेजें, ताकि आपकी टीम इन्हें वहीं देखे जहां वे पहले से काम करते हैं। देखें क्या भेजा जाए यह चुनना। </content>