अच्छे निर्देश लिखना

निर्देश आपके असिस्टेंट को बताते हैं कि कैसे पेश आना है: इसका लहज़ा, इसके नियम और आपकी कॉल पर आने वाली स्थितियों में क्या करना है। आपके बिज़नेस के बारे में तथ्य कहीं और होने चाहिए, आपकी कंपनी प्रोफ़ाइल और नॉलेज बेस में। दोनों को अलग रखने से असिस्टेंट तेज़, ज़्यादा सटीक और अपडेट करने में आसान होता है।

निर्देश कहां रहते हैं

असिस्टेंट खोलें, एक असिस्टेंट चुनें और व्यवहार टैब पर जाएं। इसके तीन हिस्से हैं जो तय करते हैं कि असिस्टेंट कैसे बात करता है:

फ़ोन कॉल, WhatsApp, टेक्स्ट मैसेज और वेबसाइट चैट पर एक जैसे निर्देश इस्तेमाल होते हैं। कॉल पर, जवाब ज़ोर से बोले जाते हैं। चैट में, ये सामान्य टेक्स्ट के रूप में लिखे जाते हैं।

टिप: एडिटर साफ़ तौर पर कहता है: "छोटे प्रॉम्प्ट तेज़ी से जवाब देते हैं।" हर जवाब से पहले आपके निर्देशों का हर शब्द पढ़ा जाता है। निर्देशों का एक केंद्रित पेज एक लंबे पेज से बेहतर है।

पहला ड्राफ़्ट लेना

आपको खाली बॉक्स से शुरू करने की ज़रूरत नहीं है।

• टेम्पलेट। निर्देश बॉक्स के नीचे, दोस्ताना रिसेप्शनिस्ट, सख़्त और कुशल और सेल्स क्वालिफ़ायर हर एक एक छोटा शुरुआती बिंदु भर देते हैं।
• कंपनी प्रोफ़ाइल से जनरेट करें। एक लहज़ा चुनें (दोस्ताना और पेशेवर, गर्मजोशी भरा और शांत, उत्साही और ऊर्जावान, औपचारिक और संक्षिप्त या कैज़ुअल और चंचल), फिर कंपनी प्रोफ़ाइल से जनरेट करें पर क्लिक करें। ड्राफ़्ट आपकी कंपनी के विवरण और आपकी चालू की गई क्षमताओं का इस्तेमाल करता है। इसे पढ़ें, जो गलत है उसे बदलें, और बदलाव सेव करें पर क्लिक करें।

एक नया असिस्टेंट उचित डिफ़ॉल्ट निर्देशों के साथ शुरू होता है: जवाब को एक या दो वाक्यों तक रखें, एक बार में एक सवाल पूछें, अनिश्चित होने पर मैसेज लेने की पेशकश करें, और नाम, नंबर और तारीख़ दोहराकर सुनाएं।

अपने निर्देशों में क्या डालें

अच्छे निर्देश चार सवालों के जवाब देते हैं।

1. असिस्टेंट कौन है? भूमिका और लहज़ा। "आप एक व्यस्त फ़ैमिली डेंटल प्रैक्टिस के लिए फ़ोन का जवाब देते हैं। गर्मजोशी भरे और शांत रहें।"
2. इसे हमेशा क्या करना चाहिए? "बुकिंग से पहले पूछें कि क्या कॉलर नया मरीज़ है या मौजूदा।"
3. इसे कभी क्या नहीं करना चाहिए? "कभी मेडिकल सलाह न दें। कभी उसी दिन अपॉइंटमेंट का वादा न करें।"
4. अनिश्चित होने पर इसे क्या करना चाहिए? "अगर आप जवाब नहीं दे सकते, तो फ्रंट डेस्क के लिए मैसेज लेने की पेशकश करें।"

हर नियम को एक सादे वाक्य के रूप में लिखें। वही शब्द इस्तेमाल करें जो आप एक नए रिसेप्शनिस्ट को उनकी पहली सुबह ब्रीफ़ करने के लिए इस्तेमाल करते।

अच्छे और बुरे उदाहरण

बहुत अस्पष्ट

मददगार और पेशेवर रहें और हमारे बिज़नेस के बारे में सवालों के जवाब दें।

असिस्टेंट पहले से यह करता है। यह कुछ नहीं जोड़ता।

बेहतर

जब कोई कॉलर दांत दर्द या सूजन के बारे में पूछे, तो इसे अर्जेंट मानें: उनका नाम और एक छोटा विवरण पूछें, और अर्जेंट चिह्नित एक मैसेज लें।

यह ठोस है। यह स्थिति और सटीक कार्रवाई दोनों बताता है।

गलत जगह पर तथ्य

हमारी क्लीनिंग $95 की है, चेक-अप $120 के, व्हाइटनिंग $350 की, हम सोमवार से शुक्रवार 8 से 6 और शनिवार 9 से 1 तक खुले हैं, पार्किंग बिल्डिंग के पीछे है...

कीमतें और घंटे बदलते हैं। जब ये निर्देशों में होते हैं, तो आपको वहां भी इन्हें अपडेट करना याद रखना पड़ता है। सेवाएं और कीमतें कंपनी → सेवाएं के तहत, घंटे कंपनी → समय और बुकिंग के तहत, और लंबी सामग्री नॉलेज बेस में रखें। देखें अपने असिस्टेंट की नॉलेज बेस बनाएं।

बेहतर

कीमतों के लिए, सिर्फ़ वही बताएं जो कंपनी की जानकारी में है। अगर कोई इलाज सूचीबद्ध नहीं है, तो कहें कि टीम कीमत की पुष्टि करेगी और मैसेज लेने की पेशकश करें।

परस्पर विरोधी नियम

कॉल छोटी रखें। हमेशा हमारी सभी सेवाओं को विस्तार से समझाएं।

जब दो नियम विपरीत दिशाओं में खींचते हैं, तो असिस्टेंट को अंदाज़ा लगाना पड़ता है। तय करें कौन ज़्यादा मायने रखता है और सिर्फ़ वही लिखें।

स्क्रीन के लिए फ़ॉर्मेटिंग

स्पष्टता के लिए बुलेट पॉइंट और बोल्ड टेक्स्ट इस्तेमाल करें।

कॉल पर जवाब बोले जाते हैं, इसलिए फ़ॉर्मेटिंग सुनी नहीं जा सकती। क्या कहना है इसके बारे में निर्देश लिखें, यह कैसा दिखना चाहिए इसके बारे में नहीं।

असिस्टेंट पहले से क्या करता है

कुछ नियम पहले से बने-बनाए हैं, इसलिए आपको इन्हें दोहराने की ज़रूरत नहीं:

• यह सिर्फ़ आपके दिए हुए से जवाब देता है: आपके निर्देश, कंपनी की जानकारी, नॉलेज बेस, मेन्यू या कमरे, और इसके टूल जो लौटाते हैं। यह सामान्य नॉलेज से जवाब नहीं देता या कीमतें, समय, नाम या नीतियां नहीं गढ़ता।
• यह उन सवालों को विनम्रता से मना कर देता है जो आपके बिज़नेस के बारे में नहीं हैं।
• यह कभी नहीं कहता कि इसने कुछ बुक, भेजा या सेव किया, जब तक कि कॉल पर यह सच में न हुआ हो।
• कॉल पर, यह कीमतें, समय और फ़ोन नंबर उसी तरह कहता है जैसे लोग इन्हें ज़ोर से कहते हैं।
• अगर कॉलर पूछें तो यह उन्हें बताता है कि यह एक एआई असिस्टेंट है। कॉल सेटिंग्स के तहत किरदार में बने रहें चालू होने पर, यह अपने व्यक्तित्व के रूप में बोलता है और कभी एआई होने की बात नहीं उठाता, लेकिन अगर कोई कॉलर सच में पूछे कि क्या वे किसी असली व्यक्ति से बात कर रहे हैं, तो यह फिर भी सच्चाई से जवाब देता है।

टेस्ट करें, फिर सुधारें

1. बदलाव सेव करें पर क्लिक करें।
2. प्लेग्राउंड टैब खोलें और वह टाइप करें जो एक असली कॉलर कहेगा। यहां बुकिंग और मैसेज सिर्फ़ सिम्युलेट किए जाते हैं।
3. असिस्टेंट को बोलते सुनने के लिए ब्राउज़र में कॉल करें या टेस्ट के लिए मुझे कॉल करें इस्तेमाल करें। टेस्ट कॉल 3 मिनट तक सीमित हैं और किसी भी दूसरी कॉल की तरह आपके प्लान के मिनट इस्तेमाल करती हैं।
4. कॉल के तहत कुछ असली कॉल पढ़ें, और एक बार में एक चीज़ बदलें।

असली कॉल आने के बाद, असिस्टेंट की कॉल की समीक्षा की जाती है और इसके निर्देशों में सुझाए गए बदलाव व्यवहार टैब पर दिखते हैं। देखें कॉल कोच और नॉलेज गैप।

सामान्य सवाल

मेरे बदलाव लागू होते नहीं लगते। बदलाव सेव करें पर क्लिक करें। सेव किए निर्देश अगली कॉल से लागू होते हैं। पहले से चल रही कॉल उसी वर्शन को रखती है जिससे वह शुरू हुई थी।

प्लेग्राउंड कहता है कोई मैसेज नहीं बचा। प्लेग्राउंड मैसेज सीमित हैं: एक पेड प्लान पर प्रति बिलिंग महीना एक तय संख्या, और बिना प्लान के कुल मिलाकर कुछ। इसकी बजाय एक टेस्ट कॉल इस्तेमाल करें, या अगले बिलिंग महीने का इंतज़ार करें।

टेस्ट बटन की जगह "Test calls need a plan or credit" दिखता है। टेस्ट के लिए मुझे कॉल करें एक पेड प्लान पर उपलब्ध है। ब्राउज़र में कॉल करें Team और Scale प्लान का हिस्सा है और इसके लिए एक प्लान या क्रेडिट चाहिए।

क्या मुझे हर सवाल सूचीबद्ध करना चाहिए जो कॉलर पूछ सकते हैं? नहीं। सवाल और जवाब कंपनी → FAQs के तहत, या नॉलेज बेस में रखें। निर्देश व्यवहार के लिए रखें। </content>