A postaláda: üzenetek, visszahívások és beszélgetések

A Postaláda a csapata teendőlistája mindenhez, amit az asszisztensek nem tudtak önállóan befejezni: üzenetek egy személynek, visszahívási kérések, hangüzenetek és érdeklődők a hívásokból, valamint szöveges, WhatsApp, Instagram, Messenger és weboldal-csevegés beszélgetések. Minden elemnek van státusza, prioritása és felelőse, így semmi nem vész el, és nem hívja vissza két ember ugyanazt az ügyfelet.

Mi kerül a Postaládába

A hívásokból származó elemek a hívás végén jönnek létre, a hívás összefoglalójával mint szöveggel. Az asszisztens a hívás során is létrehozhat üzenetet, visszahívást vagy érdeklődőt, prioritással és határidővel. Egy hívás végén létrejött elem magas prioritásúként lesz megjelölve, ha a hívó feldúltnak tűnt.

Beszélgetések: egy elem kérésenként

A szöveges, WhatsApp-üzeneteket és csevegéseket csoportosítjuk. Amíg egy személy kérése még nyitott, és az elmúlt 24 órában írt, minden új üzenet ugyanazt az elemet folytatja, és a lista tetejére mozgatja. Amint az elem Kész lesz, vagy egy napig nem érkezik üzenet, a következő üzenetük egy új elemet indít.

Kb. tíz perccel az utolsó üzenet után a Ringhum ír egy rövid összefoglalót a beszélgetésről. Ez az elem tetején jelenik meg az alábbi címkék egyikével:

Az összefoglaló felsorolja a személy által megadott adatokat is, például a nevét, e-mail-címét, telefonszámát vagy preferált időpontját. Kattintson a Beszélgetés megjelenítése gombra, hogy elolvassa magukat az üzeneteket.

A lista végigdolgozása

Nyissa meg a Postaláda menüpontot az oldalsávon. A tetején lévő számlálók mutatják a Nyitott, Folyamatban és Magas prioritás elemeket. A magas prioritású elemek mindig előbb jelennek meg, majd a legújabbak.

• A Nyitott mutat mindent, ami még nincs elvégezve. Az Enyém a saját, el nem végzett elemeit mutatja. A Kész és az Összes mutatja a többit.
• Szűrjön típus szerint a Minden típus lehetőséggel, és személy szerint a Bárki vagy a Nincs hozzárendelve lehetőséggel.
• A Keresés a címekben és a szövegben keres.
• A CSV exportálása letölti az aktuális státusz- és típusszűrőnek megfelelő elemeket.

A lista percenként automatikusan frissül.

Hozzárendelés, priorizálás és lezárás

Kattintson egy elemre, hogy megnyissa jobb oldalt. Ezután:

1. Hozzárendelheti: válasszon egy csapattagot a Nincs hozzárendelve legördülő menüben. Értesítést és e-mailt kapnak. Egy nyitott elem Folyamatban állapotba kerül.
2. Módosíthatja a prioritást: kattintson a Megjelölés magasként gombra, vagy a Normál prioritás gombra a csökkentéséhez.
3. Visszahívhatja: kattintson a Hívás gombra, majd a számra, hogy tárcsázza a telefonjáról. Hívási elemeknél az Átirat megnyitása mutatja a teljes hívást.
4. Megjegyzést fűzhet hozzá: írjon a Jegyzet hozzáadása… mezőbe, és kattintson a Hozzáadás gombra. A jegyzetek csak a csapata számára láthatók.
5. Lezárhatja: kattintson a Kész gombra. A visszahozáshoz kattintson az Újranyitás gombra. A pipára is kattinthat (Megjelölés elvégzettként) egy elem mellett a listában.

A tulajdonosok, adminok és tagok kezelhetik az elemeket. A megtekintők olvashatják a Postaládát, de nem módosíthatnak vagy válaszolhatnak semmire.

Válaszadás szöveges, WhatsApp és csevegés üzenetekre

A beszélgetés-elemekhez tartozik egy Válasz doboz. A válasz azon a csatornán megy ki, amelyet a személy használt.

1. Nyissa meg az elemet, és írjon a válaszdobozba.
2. Kattintson az SMS küldése, Küldés WhatsAppon vagy Küldés gombra.

Az elem Folyamatban állapotba kerül. Ahhoz, hogy lássa a személy teljes előzményét, kattintson A teljes beszélgetés megnyitása gombra, amely megnyitja az Üzenetek oldalt.

Amit érdemes tudni:

• A WhatsApp csak a személy legutóbbi üzenete utáni 24 órán belül engedélyez szabad formátumú válaszokat. Ezután nekik kell előbb írniuk Önnek. Lásd: WhatsApp.
• A Szöveges üzenetek küldhetők a Solo, Team és Scale csomagokban. Starteren fogadhat szöveges üzeneteket, de nem válaszolhat rájuk üzenetben. Lásd: Szöveges üzenetküldés.
• A Weboldal-csevegés válaszai a weboldalán lévő csevegésben jelennek meg.
• Ha az asszisztens ugyanannak a személynek sokszor válaszolt az elmúlt órában, szünetel, hogy elkerülje a válaszhurkot. Az elem magas prioritásúra kerül, és egy figyelmeztetést mutat. Válaszoljon Ön; az asszisztens az óra elteltével újra válaszol.

Hibaelhárítás

„Reply not sent: …” Az üzenet elárulja, miért. Gyakori okok: a szöveges üzenetküldés nincs benne a csomagjában, a személy STOP-pal válaszolt, egyetlen számon sincs bekapcsolva a szövegküldés, nincs elég egyenleg a csomagon túli üzenetekhez, vagy a weboldal-csevegés már nem létezik.

„This message has no phone number to reply to.” A Ringhum nem tudja, hova küldje a választ. Vegye fel a kapcsolatot a személlyel más módon.

Egy beszélgetés Kész jelölést kapott, de az ügyfélnek még mindig segítségre van szüksége. Kattintson az Újranyitás gombra. Ha újra írnak, egy új elem indul.

Véletlenül töröltem egy hangüzenetet. Egy elem törlése nem vonható vissza. Egy hangüzenetnél a felvétel is törlődik, a hívásból is.

Tipp: Küldje a postaláda-elemeket Slackre, Microsoft Teamsre, egy ügyfélszolgálati eszközbe vagy egy feladatkezelő eszközbe, hogy a csapata ott lássa őket, ahol már dolgozik. Lásd: Az elküldött adatok kiválasztása.