Üzenetek, visszahívások és sürgős hívások

Néhány hívónak élő emberre van szüksége. Az asszisztense nem kapcsolja tovább a hívásokat a csapatához. Ehelyett felvesz egy üzenetet vagy visszahívási kérést mindazzal, amire a csapatának szüksége van a nyomon követéshez, és megjelöli a sürgőseket. Ez a cikk elmagyarázza, hogyan működik ez, és hogyan biztosíthatja, hogy semmi ne maradjon ki.

Kapcsolja be

1. Nyissa meg az Asszisztensek menüpontot, kattintson az asszisztensre, és lépjen a Képességek fülre.
2. Kapcsolja be az Üzenet felvétele funkciót.
3. Kattintson a Változtatások mentése gombra.

Az Üzenet felvétele alapból be van kapcsolva az új asszisztenseknél. Telefonhívásokon és WhatsApp, szöveges üzenet és weboldal-csevegés csevegésekben egyaránt működik.

Mit csinál az asszisztens

Amikor az asszisztens nem tud segíteni, vagy valaki nem elérhető, kettő közül az egyiket ajánlja fel:

Mielőtt bármit elmentene, az asszisztens:

• elkéri a hívó nevét. Sosem ment üzenetet név nélkül.
• azt a számot használja, amelyről a hívó telefonál, és csak akkor kér másik számot, ha máshol szeretnék elérni őket.
• csak akkor kér e-mail-címet, ha az utasításai ezt mondják, és betűzve visszamondja azt.
• visszaigazolja az adatokat a hívónak.

Sosem mondja a hívónak, hogy valaki visszajelez majd, amíg az üzenet vagy visszahívási kérés valóban el nem mentődött.

Tipp: Ahhoz, hogy többet gyűjtsön, mondja el ezt az utasításaiban, például: „Az üzenet felvétele előtt kérdezd meg a hívó címét is, és hogy meglévő ügyfél-e.” Lásd: Jó utasítások írása.

Sürgős hívások

Amikor egy hívó üzenete sürgős, az asszisztens sürgősként jelöli meg. Ez a Postaládában Magas prioritás jelöléssel jelenik meg, a lista tetejére rendezve, piros ponttal.

Mondja el az asszisztensnek, mi számít sürgősnek a vállalkozásánál, például:

Kezeld sürgősként a csőtörést, a gázszagot vagy a fűtés hiányát. Kérd el a hívó címét, és jelöld sürgősnek az üzenetet.

Bármikor módosíthatja saját maga a prioritást a Megjelölés magasként vagy a Normál prioritás gombbal.

Hova mennek az üzenetek

Minden üzenet, visszahívási kérés és hangüzenet a Postaládába kerül, egy linkkel a hívás átiratához és az asszisztens által gyűjtött adatokhoz. Onnan a csapata:

• hozzárendelheti egy személynek. A hozzárendelés Folyamatban állapotba mozgatja, és a hozzárendelt személy értesítést kap.
• visszahívhatja a személyt a Hívás linkkel, vagy válaszolhat szöveges üzenetben vagy WhatsAppon, ha elérhető.
• jegyzeteket adhat hozzá.
• Készre jelölheti, vagy újranyithatja.

Használja a Nyitott, Enyém, Kész és Összes szűrőket a lista feldolgozásához, és a CSV exportálása gombot a letöltéséhez. Lásd: Postaláda.

Hogyan értesül a csapata

A hangüzeneteknek saját értesítésük van, az Új hangüzenetek. Lásd: Értesítések.

Amikor egy hívó visszahívást kér, és megadott e-mail-címet, egy e-mailt is kap, amely megerősíti, hogy a csapata visszahívja.

Élő hívás átvétele

Az asszisztense nem irányítja át a hívásokat, de egy csapattag beavatkozhat, amíg egy hívás folyamatban van.

1. Mielőtt szüksége lenne rá, adja meg telefonszámát a Beállítások → Profil alatt.
2. Nyissa meg a Hívások oldalt, és kattintson az élő hívásra.
3. Kattintson az Átvétel gombra, és erősítse meg.

A telefonja csörögni kezd. Amikor felveszi, az asszisztens leáll, és a hívó Önt hallja. A hívás kimenetele Továbbítva-ra áll. Hívásonként csak egy átvétel lehetséges, és a munkaterületének elég percre vagy egyenlegre van szüksége a hívás mindkét szakaszához.

Tesztelési hívások

A Playground-ból származó üzenetek és visszahívási kérések szimuláltak, és nem jutnak el a Postaládába. Egy tesztelési hívásnál az asszisztens által mentett üzenetek megjelennek a Postaládában, így pontosan láthatja, mit fog kapni a csapata.

Hibaelhárítás

Az üzenetek nem jutnak el a Postaládába. Ellenőrizze, hogy az Üzenet felvétele be van-e kapcsolva és mentve az adott asszisztensnél. Enélkül az asszisztens csak azt tudja mondani, hogy a csapat visszajelez a hívónak; semmit nem tud elmenteni.

Nem kapok e-maileket új üzenetekről. Nyissa meg a Beállítások → Értesítések oldalt, és kapcsolja be a Figyelmet igénylő hívások funkciót. Minden csapattag saját magának állítja be ezt.

„Előbb adja meg telefonszámát a Beállítások → Profil alatt.” Az átvétel az Ön saját telefonját csörgeti, így szüksége van a számára. Adja meg a Beállítások → Profil alatt, és próbálja újra.

„Ez a hívás már nincs folyamatban.” vagy „Ezt a hívást már átirányították.” A hívás véget ért, vagy valaki már átvette. Nyissa meg a hívás oldalát az átirat megtekintéséhez, és használja a Visszahívás funkciót, ha el kell érnie a hívót.