Kotak masuk: pesan, panggilan balik, dan percakapan

Kotak masuk adalah daftar tugas tim Anda untuk semua hal yang tidak dapat diselesaikan sendiri oleh asisten: pesan untuk seseorang, permintaan panggilan balik, pesan suara, dan prospek dari panggilan, serta percakapan pesan teks, WhatsApp, Instagram, Messenger, dan chat situs web. Setiap item memiliki status, prioritas, dan penanggung jawab, sehingga tidak ada yang terlewat dan dua orang tidak menghubungi kembali pelanggan yang sama.

Apa yang masuk ke Kotak Masuk

Item dari panggilan dibuat saat panggilan berakhir, dengan ringkasan panggilan sebagai teksnya. Asisten juga dapat membuat pesan, panggilan balik, atau prospek selama panggilan, dengan prioritas dan waktu jatuh tempo. Item yang dibuat saat panggilan berakhir ditandai prioritas tinggi saat penelepon terlihat kesal.

Percakapan: satu item per permintaan

Pesan teks, pesan WhatsApp, dan chat dikelompokkan. Selama permintaan seseorang masih terbuka dan mereka menulis dalam 24 jam terakhir, setiap pesan baru melanjutkan item yang sama dan memindahkannya ke atas daftar. Setelah item tersebut Selesai, atau setelah sehari tanpa pesan, pesan berikutnya dari mereka memulai item baru.

Sekitar sepuluh menit setelah pesan terakhir, Ringhum menulis ringkasan singkat percakapan tersebut. Ringkasan muncul di bagian atas item dengan salah satu label berikut:

Ringkasan juga mencantumkan detail yang diberikan orang tersebut, seperti nama, email, telepon, atau waktu yang disukai. Klik Lihat percakapan untuk membaca pesan-pesan itu sendiri.

Mengerjakan daftar

Buka Kotak masuk di sidebar. Penghitung di bagian atas menampilkan item Terbuka, Berlangsung, dan Prioritas tinggi. Item berprioritas tinggi selalu dicantumkan terlebih dahulu, lalu yang terbaru.

• Terbuka menampilkan semua yang belum selesai. Milik saya menampilkan item Anda sendiri yang belum selesai. Selesai dan Semua menampilkan sisanya.
• Filter berdasarkan tipe dengan Semua tipe, dan berdasarkan orang dengan Siapa pun atau Belum ditetapkan.
• Cari mencari di judul dan teks.
• Ekspor CSV mengunduh item yang sesuai dengan filter status dan tipe saat ini.

Daftar ini diperbarui sendiri setiap menit.

Menetapkan, memprioritaskan, dan menutup

Klik sebuah item untuk membukanya di sebelah kanan. Anda kemudian dapat:

1. Menetapkannya: pilih anggota tim di menu drop-down Belum ditetapkan. Mereka mendapat notifikasi dan email. Item yang terbuka pindah ke Berlangsung.
2. Mengubah prioritas: klik Tandai tinggi, atau Prioritas normal untuk menurunkannya lagi.
3. Menghubungi kembali: klik Telepon diikuti nomor untuk menelepon dari telepon Anda. Untuk item panggilan, Buka transkrip menampilkan seluruh panggilan.
4. Menambahkan catatan: ketik di Tambahkan catatan… dan klik Tambahkan. Catatan hanya terlihat oleh tim Anda.
5. Menyelesaikan: klik Selesai. Untuk membukanya kembali, klik Buka kembali. Anda juga dapat mengklik tanda centang (Tandai selesai) di samping sebuah item dalam daftar.

Owner, Admin, dan Member dapat mengelola item. Viewer dapat membaca Kotak Masuk tetapi tidak dapat mengubah atau membalas apa pun.

Membalas pesan teks, WhatsApp, dan chat

Item percakapan memiliki kotak Balas. Balasan terkirim lewat saluran yang digunakan orang tersebut.

1. Buka item tersebut dan ketik di kotak balasan.
2. Klik Kirim SMS, Kirim lewat WhatsApp, atau Kirim.

Item tersebut pindah ke Berlangsung. Untuk melihat riwayat lengkap orang tersebut, klik Buka seluruh percakapan, yang membuka Pesan.

Hal-hal yang perlu diketahui:

• WhatsApp hanya mengizinkan balasan bebas dalam 24 jam sejak pesan terakhir orang tersebut. Setelah itu, mereka harus menulis kepada Anda terlebih dahulu. Lihat WhatsApp.
• Pesan teks dapat dikirim pada paket Solo, Team, dan Scale. Pada Starter Anda dapat menerima pesan teks tetapi tidak membalas lewat pesan teks. Lihat Pesan teks.
• Balasan chat situs web muncul di chat di situs web Anda.
• Jika asisten sudah membalas orang yang sama berkali-kali dalam satu jam terakhir, asisten akan berhenti sejenak untuk menghindari perulangan balasan. Item tersebut diatur ke prioritas tinggi dan menampilkan pemberitahuan. Balas sendiri; asisten membalas lagi setelah satu jam.

Pemecahan masalah

"Balasan tidak terkirim: …" Pesan tersebut menjelaskan alasannya. Alasan umum: mengirim pesan teks tidak termasuk dalam paket Anda, orang tersebut membalas STOP, tidak ada nomor yang mengaktifkan pesan teks, tidak ada kredit tersisa untuk pesan di luar paket, atau chat situs web tersebut sudah tidak ada lagi.

"Pesan ini tidak memiliki nomor telepon untuk dibalas." Ringhum tidak tahu ke mana mengirim balasan tersebut. Hubungi orang tersebut dengan cara lain.

Sebuah percakapan ditandai Selesai tetapi pelanggan masih membutuhkan bantuan. Klik Buka kembali. Jika mereka menulis lagi, item baru akan dimulai.

Saya tidak sengaja menghapus sebuah pesan suara. Menghapus item tidak dapat dibatalkan. Untuk pesan suara, rekamannya juga terhapus, termasuk dari panggilan tersebut.

Tip: Kirim item kotak masuk ke Slack, Microsoft Teams, help desk, atau alat tugas, sehingga tim Anda melihatnya di tempat mereka sudah bekerja. Lihat Memilih apa yang dikirim.