Pesan, panggilan balik, dan panggilan mendesak

Beberapa penelepon membutuhkan seseorang. Asisten Anda tidak menyambungkan panggilan ke tim Anda. Asisten mengambil pesan atau permintaan panggilan balik beserta semua yang dibutuhkan tim Anda untuk menindaklanjuti, dan menandai yang mendesak. Artikel ini menjelaskan cara kerjanya dan cara memastikan tidak ada yang terlewat.

Mengaktifkannya

1. Buka Asisten, klik asisten yang dimaksud, lalu buka tab Kemampuan.
2. Aktifkan Ambil pesan.
3. Klik Simpan perubahan.

Ambil pesan aktif secara default untuk asisten baru. Fitur ini berfungsi pada panggilan telepon dan dalam chat di WhatsApp, pesan teks, dan chat situs web.

Apa yang dilakukan asisten

Saat asisten tidak dapat membantu, atau seseorang tidak tersedia, asisten menawarkan salah satu dari dua hal berikut:

Sebelum menyimpan apa pun, asisten:

• menanyakan nama penelepon. Asisten tidak pernah menyimpan pesan tanpa nama.
• menggunakan nomor yang digunakan penelepon untuk menelepon, dan hanya menanyakan nomor lain jika mereka ingin dihubungi di tempat lain.
• menanyakan alamat email hanya jika instruksi Anda mengatakan demikian, dan mengejanya kembali.
• mengonfirmasi kembali detailnya kepada penelepon.

Asisten tidak pernah memberi tahu penelepon bahwa seseorang akan menghubungi mereka kembali sampai pesan atau permintaan panggilan balik benar-benar tersimpan.

Tip: Untuk mengumpulkan lebih banyak informasi, sebutkan di instruksi Anda, misalnya: "Sebelum mengambil pesan, tanyakan juga alamat penelepon dan apakah mereka pelanggan lama." Lihat Menulis instruksi yang baik.

Panggilan mendesak

Saat pesan penelepon mendesak, asisten menandainya mendesak. Pesan tersebut masuk ke Kotak Masuk sebagai Prioritas tinggi, diurutkan ke atas dan ditampilkan dengan titik merah.

Beri tahu asisten apa yang dianggap mendesak untuk bisnis Anda, misalnya:

Anggap pipa bocor, bau gas, atau tidak ada pemanas sebagai mendesak. Ambil alamat penelepon dan tandai pesan tersebut mendesak.

Anda dapat mengubah prioritasnya sendiri kapan saja dengan Tandai tinggi atau Prioritas normal.

Ke mana pesan pergi

Setiap pesan, permintaan panggilan balik, dan pesan suara masuk ke Kotak masuk, beserta tautan ke transkrip panggilan dan detail yang dikumpulkan asisten. Dari sana tim Anda dapat:

• menetapkannya ke seseorang. Menetapkan memindahkannya ke Berlangsung, dan orang yang ditetapkan diberi tahu.
• menghubungi kembali orang tersebut dengan tautan Telepon, atau membalas lewat pesan teks atau WhatsApp jika tersedia.
• menambahkan catatan.
• menandainya Selesai, atau membukanya kembali.

Gunakan filter Terbuka, Milik saya, Selesai, dan Semua untuk mengerjakan daftar, dan Ekspor CSV untuk mengunduhnya. Lihat Kotak masuk.

Bagaimana tim Anda diberi tahu

Pesan suara memiliki notifikasinya sendiri, Pesan suara baru. Lihat Notifikasi.

Saat penelepon meminta panggilan balik dan telah memberikan alamat email, mereka juga menerima email yang mengonfirmasi bahwa tim Anda akan menghubungi mereka kembali.

Mengambil alih panggilan langsung

Asisten Anda tidak mentransfer panggilan, tetapi seorang anggota tim dapat turun tangan saat panggilan sedang berlangsung.

1. Sebelum Anda membutuhkannya, tambahkan nomor telepon Anda di Pengaturan → Profil.
2. Buka Panggilan dan klik panggilan langsung tersebut.
3. Klik Ambil alih dan konfirmasi.

Telepon Anda berdering. Saat Anda mengangkat, asisten berhenti dan penelepon mendengar Anda. Hasil panggilan diatur ke Dialihkan. Hanya satu pengambilalihan yang mungkin per panggilan, dan workspace Anda memerlukan menit atau kredit yang cukup untuk kedua bagian panggilan tersebut.

Panggilan uji coba

Pesan dan permintaan panggilan balik dari Playground disimulasikan dan tidak sampai ke Kotak Masuk. Pada panggilan uji coba, pesan yang disimpan asisten memang muncul di Kotak Masuk, sehingga Anda dapat melihat persis apa yang akan diterima tim Anda.

Pemecahan masalah

Pesan tidak sampai ke Kotak Masuk. Periksa apakah Ambil pesan diaktifkan dan disimpan untuk asisten tersebut. Tanpa itu, asisten hanya dapat mengatakan bahwa tim akan menghubungi penelepon kembali; asisten tidak dapat menyimpan apa pun.

Saya tidak menerima email tentang pesan baru. Buka Pengaturan → Notifikasi dan aktifkan Panggilan yang perlu perhatian. Setiap anggota tim mengatur ini untuk dirinya sendiri.

"Add your phone number in Settings → Profile first." Mengambil alih menelepon telepon Anda sendiri, sehingga memerlukan nomor Anda. Tambahkan di Pengaturan → Profil dan coba lagi.

"This call is no longer live." atau "This call has already been transferred." Panggilan tersebut sudah berakhir, atau seseorang sudah mengambil alihnya. Buka halaman panggilan untuk melihat transkripnya, dan gunakan Telepon balik jika Anda perlu menghubungi penelepon.