WhatsApp-berichten en -gesprekken

Je kunt een telefoonnummer koppelen aan WhatsApp Business. Je assistent beantwoordt dan WhatsApp-berichten en WhatsApp-gesprekken naar dat nummer, met dezelfde kennis, vaardigheden en instructies die hij aan de telefoon gebruikt. Elk WhatsApp-gesprek komt ook terecht in je inbox, zodat je team op elk moment kan ingrijpen. WhatsApp is inbegrepen bij elk abonnement.

Voordat je begint

• Het nummer moet actief zijn en gekocht zijn bij Ringhum. Een nummer dat nog wacht op documenten, kan nog niet worden gekoppeld.
• Het nummer mag nog niet geregistreerd zijn bij WhatsApp of WhatsApp Business.
• Wijs een assistent toe aan het nummer. Zonder assistent komen berichten nog steeds binnen, maar beantwoordt niemand ze automatisch.
• Alleen de Eigenaar en Beheerders van de werkruimte kunnen WhatsApp aan- of uitzetten.

WhatsApp aanzetten voor een nummer

1. Open Telefoonnummers.
2. Zoek het nummer op en klik op WhatsApp aanzetten in de kolom WhatsApp.
3. Voer een Weergavenaam in. Mensen zien deze naam wanneer ze je een bericht sturen of bellen op WhatsApp, dus gebruik je bedrijfsnaam zoals klanten die kennen.
4. Voeg eventueel een Notitie voor ons toe, bijvoorbeeld als het nummer eerder al op WhatsApp stond.
5. Klik op WhatsApp aanvragen.

De installatie gaat automatisch en duurt meestal een paar minuten. WhatsApp stuurt een verificatiecode naar het nummer, wij voeren deze voor je in en zetten WhatsApp aan, en Meta beoordeelt daarna de weergavenaam. Ondertussen toont het nummer Wordt ingesteld en blijft het gewone gesprekken en sms'jes aannemen. Zodra het klaar is, verandert de status naar Actief en krijgt je team een melding.

Let op: Toont de status Kon niet worden ingesteld, dan staat de reden eronder. Los dit op en klik op Opnieuw proberen.

Je WhatsApp-profiel bewerken

Zodra het nummer actief is, klik je ernaast op Profiel bewerken. Je kunt wijzigen:

• Profielfoto: een vierkante JPEG of PNG, tot 5 MB.
• Weergavenaam: een wijziging wordt door Meta beoordeeld voordat deze wordt getoond.
• Categorie, Info (tot 139 tekens), Beschrijving, E-mail, Website en Adres.

Wanneer je de pagina Bedrijf opslaat, worden de info-tekst, beschrijving, e-mail, website en adres ervan ook gekopieerd naar je WhatsApp-profiel. De weergavenaam blijft ongewijzigd.

AI-antwoorden op WhatsApp-berichten

AI-antwoorden staan standaard aan voor een WhatsApp-nummer. De assistent beantwoordt vragen op basis van je kennisbank en kan, afhankelijk van zijn vaardigheden, afspraken boeken, bestellingen en reserveringen aannemen, en berichten aannemen voor je team. Hij leest ook spraakberichten, foto's en documenten die mensen sturen.

Klik op AI-antwoorden aan in de kolom WhatsApp om de assistent voor één nummer uit te schakelen. Dit verandert naar AI-antwoorden uit, en berichten gaan dan alleen naar je inbox en Berichten, zodat je team ze kan beantwoorden.

Antwoordt de assistent, dan krijgt je team een samenvatting van het gesprek zodra het stil valt, in plaats van een melding bij elk bericht. Staan AI-antwoorden uit, dan meldt elk inkomend bericht het team.

Let op: De assistent antwoordt maximaal 30 keer per uur op dezelfde persoon. Bereikt een gesprek die limiet, dan pauzeert de assistent voor die persoon en wordt het gesprek als hoge prioriteit gemarkeerd in de inbox, zodat iemand van je team het kan overnemen.

De 24-uursregel

WhatsApp staat een bedrijf alleen toe om binnen 24 uur na het laatste bericht van de persoon een vrij bericht te versturen. Dit geldt voor de assistent en voor je team.

• Antwoord vanuit Berichten of vanuit de inbox terwijl het venster open is.
• Na 24 uur stilte moet de persoon eerst naar jou schrijven. Berichten toont dan een melding in plaats van het antwoordvak.
• Een nieuw WhatsApp-gesprek starten met een sjabloonbericht wordt nog niet ondersteund.

Verstuur je een bericht vanaf de pagina van een contact, dan gaat dit via WhatsApp terwijl het 24-uursvenster van die persoon open is, en anders als sms (als sms is ingeschakeld op een van je nummers).

WhatsApp-gesprekken

Staat WhatsApp-bellen aan, dan toont het nummer gesprekken naast zijn status Actief. Mensen kunnen je nummer dan vanuit WhatsApp bellen, en de assistent antwoordt net als bij een telefoongesprek. Het gesprek verschijnt onder Gesprekken met een WhatsApp-label, met het volledige transcript en de samenvatting.

Bellen wordt tijdens de installatie ingeschakeld. Staat WhatsApp bellen op het nummer nog niet toe, dan krijg je te horen dat berichten al live zijn en bellen zal volgen. We blijven controleren en zetten het aan zodra WhatsApp het toestaat.

Een klant bellen via WhatsApp

Je assistent kan ook een klant bellen via WhatsApp, maar WhatsApp vereist eerst de toestemming van de persoon.

1. Open Contacten en selecteer de persoon.
2. Klik in het kaartje WhatsApp op Toestemming vragen om te bellen. De persoon ontvangt een WhatsApp-bericht met een knop Toestaan.
3. Accepteert hij, dan toont het kaartje Bellen toegestaan, ofwel permanent ofwel tot een datum. Kiest hij geen periode, dan duurt de toestemming 7 dagen.
4. Klik op Gesprek via WhatsApp. De assistent die naast Nu bellen is geselecteerd, plaatst het gesprek.

Het toestemmingsverzoek is zelf een vrij bericht, dus het kan alleen binnen 24 uur na het laatste WhatsApp-bericht van de persoon worden verstuurd.

Belangrijk: WhatsApp staat bedrijven niet toe gesprekken te starten naar nummers in de Verenigde Staten, Canada, Egypte, Vietnam of Nigeria. Mensen in die landen kunnen jou nog wel bellen via WhatsApp.

Prijzen

WhatsApp gebruikt dezelfde abonnementsminuten als je telefoongesprekken.

Een bericht dat niet verstuurd kan worden, wordt terugbetaald. Langere AI-gesprekken kunnen iets meer gebruiken; zie Chats en AI-gebruik.

Problemen oplossen

De kolom WhatsApp toont een streepje. Het nummer wordt nog geactiveerd, of het is niet bij Ringhum gekocht. Alleen hier gekochte nummers kunnen worden gekoppeld.

"WhatsApp staat een vrij antwoord alleen toe binnen 24 uur na het laatste bericht van de persoon." Het venster is gesloten. Wacht tot de persoon je opnieuw schrijft.

"Deze persoon heeft WhatsApp-gesprekken nog niet toegestaan." Verstuur een toestemmingsverzoek vanaf de contactpagina en wacht tot hij op Toestaan tikt.

"Je hebt een nummer nodig waarop WhatsApp-bellen aanstaat." WhatsApp-bellen is nog op geen van je nummers actief. Controleer de kolom WhatsApp onder Telefoonnummers.

Hoe zet ik WhatsApp uit? Klik op Uitschakelen in de kolom WhatsApp. Mensen kunnen het nummer dan niet meer berichten of bellen op WhatsApp. Je kunt het later opnieuw aanvragen.