Monte a base de conhecimento do seu assistente

Seu assistente só consegue responder a partir do que você fornece a ele. Ele não busca coisas na internet nem usa conhecimento geral. Quanto mais precisos forem os fatos que você fornece, menos quem liga vai ouvir "alguém vai retornar para você". Este artigo aborda todos os lugares de onde esses fatos podem vir e como o assistente usa cada um.

De onde vêm os fatos do assistente

Cada assistente decide quais desses usa. Na aba Conhecimento do assistente:

• Usar o perfil da empresa adiciona o horário, os serviços, as perguntas frequentes, a equipe e os endereços da página Empresa a toda conversa.
• Buscar na base de conhecimento permite que o assistente pesquise seus documentos durante chamadas e chats.

Ambos vêm ativados por padrão.

O perfil da empresa

A página Empresa é compartilhada por todos os seus assistentes. Suas abas são Perfil, Horários e agendamento, Serviços, Perguntas frequentes, Diretório da equipe, Endereços, Pagamentos, Avaliações e O que o assistente vê.

A forma mais rápida de preenchê-la é Preencher a partir do site. Digite o endereço do seu site e clique em Importar. Cada página do site é lida, seus detalhes, horário de funcionamento, serviços e perguntas frequentes são extraídos, e as páginas são mantidas na base de conhecimento e recarregadas semanalmente. Links para outros sites, planilhas e arquivos são ignorados. Marque Substituir campos já preenchidos apenas se você quiser que o site substitua o que você digitou.

A aba O que o assistente vê mostra o bloco exato de informações da empresa que o assistente recebe. O editor trata isso como a verdade, então mantenha-o preciso.

Perguntas frequentes

As perguntas frequentes são respostas curtas e factuais que o assistente pode dar palavra por palavra. Adicione-as em Empresa → Perguntas frequentes com + Adicionar pergunta frequente, ou clique em Sugerir com IA para rascunhos. Clique em Salvar perguntas frequentes quando terminar.

As perguntas frequentes são o melhor lugar para as perguntas que você ouve todos os dias: estacionamento, seguro, atendimento sem hora marcada, formas de pagamento.

Dica: As perguntas que seu assistente não conseguiu responder em chamadas reais são coletadas para você, e cada uma pode virar uma pergunta frequente em um clique. Veja Coach de chamadas e lacunas de conhecimento.

Documentos da base de conhecimento

Para materiais mais longos, como listas de preços, políticas, detalhes de produtos e folhetos, use a base de conhecimento. Abra um assistente, vá para a aba Conhecimento e clique em Gerenciar documentos.

1. Em Adicionar conhecimento, escolha Texto, Página web ou Enviar.
2. Para Texto, digite um Título e cole o Conteúdo.
3. Para Página web, digite o endereço da página. Marque Reobter esta página toda semana para mantê-la atualizada. Marque Rastrear o site inteiro (segue links internos e o sitemap) para adicionar um site inteiro, e defina Máximo de páginas (2 a 200). Cada página se torna seu próprio documento.
4. Para Enviar, escolha um arquivo PDF, TXT, MD ou CSV de até 15 MB.
5. Em Disponível para, mantenha Todos os assistentes ou escolha um assistente.
6. Clique em Adicionar à base de conhecimento.

Os documentos mostram Pendente ou Processando enquanto são indexados, depois Pronto. Cada um é dividido em seções de cerca de 900 caracteres que o assistente pode citar. Você é notificado por e-mail quando um documento fica pronto ou falha.

A lista de documentos mostra a origem, o escopo, o número de seções e o status de cada documento. Para páginas web, o botão Auto-sync ativado / Auto-sync desativado alterna a recarga semanal. O ícone de atualização reindexa um documento, e a lixeira o remove.

Teste o que o assistente encontraria

Na página da base de conhecimento, Testar uma pergunta mostra exatamente o que o assistente encontraria para uma pergunta. Digite algo que quem liga poderia perguntar, como "Vocês fazem clareamento dental? Quanto custa?". As perguntas frequentes correspondentes aparecem primeiro, depois as seções de documento correspondentes com uma pontuação.

Se nada corresponder, a página informa isso: o assistente diria a quem liga que alguém vai retornar. Esse é o seu sinal para adicionar a resposta.

O selo no topo da página mostra se Busca semântica ativa (as perguntas correspondem pelo significado) ou Busca por palavra-chave (as perguntas correspondem pelas palavras usadas) está em uso. Com a busca por palavra-chave, use as palavras que seus clientes usam.

Importe um site para um assistente

A aba Conhecimento do assistente também tem Importar do site. Digite sua URL do site e clique em Importar. Cada página do site é lida, indexada para busca durante chamadas, e, com Deixar a IA escrever as notas do site ativado, resumida nas Notas do site desse assistente. A linha de status mostra o progresso, e Importar novamente a atualiza depois.

As Notas do site são enviadas com toda chamada. Você pode editar qualquer coisa que esteja errada ou faltando; as páginas completas continuam pesquisáveis. Apenas os primeiros 3.500 caracteres, aproximadamente, são enviados por chamada.

Desative Deixar a IA escrever as notas do site se você escrever as notas você mesmo. As páginas continuam indexadas.

Notas específicas do assistente

As Notas específicas do assistente guardam fatos que só este assistente deve saber, por exemplo uma linha que atende apenas uma unidade. Você pode armazenar até 60.000 caracteres, mas apenas os primeiros 6.000, aproximadamente, são enviados por chamada, para manter as respostas rápidas. Para fatos compartilhados por todos os assistentes, use a página Empresa e a base de conhecimento em vez disso.

Como o assistente usa tudo isso

• As informações da empresa, as primeiras perguntas frequentes, as notas do site e as notas do assistente fazem parte de toda conversa.
• Para perguntas sobre preços, políticas, produtos ou qualquer coisa específica, o assistente pesquisa suas perguntas frequentes e documentos antes de responder.
• Se nada relevante for encontrado, ele diz que alguém vai retornar em vez de adivinhar, e se oferece para anotar uma mensagem se Anotar uma mensagem estiver ativado.
• O mesmo conhecimento é usado em chamadas, WhatsApp, mensagens de texto e no chat do site.

Solução de problemas

Um documento mostra Falhou. O erro aparece abaixo do título do documento. "Nenhum texto legível foi encontrado" geralmente significa um PDF escaneado (uma imagem de texto). Cole o texto em vez disso. Depois de um rastreamento de site inteiro, Remover falhas exclui todas as páginas com falha de uma vez e mantém o restante.

"Uploads de arquivo estão desativados para este espaço de trabalho." Os envios estão desativados para o seu workspace. Cole o texto ou adicione-o como uma página web.

O assistente ainda dá um preço antigo. Verifique todos os lugares onde ele pode estar escrito: a página Empresa, as perguntas frequentes, as notas do site, as notas específicas do assistente e os documentos. Atualize ou remova o antigo, e reindexe os documentos alterados.

Não consigo ver Adicionar conhecimento. Sua função permite visualizar a base de conhecimento, mas não alterá-la. Visualizadores podem olhar; proprietários, admins e membros podem adicionar e remover documentos.