Opret din første assistent

En assistent er den AI-receptionist, der besvarer dine opkald. Hver assistent har sit eget navn, sin egen stemme, sit eget sprog, sine egne instruktioner og telefonnumre, så du kan køre én til din hovedlinje og en anden til en anden lokation eller et andet brand. Det tager et par minutter at sætte én op, og du kan ændre alt senere.

To måder at starte på

Den guidede opsætning. Når du logger ind første gang, går Opsæt din AI-receptionist dig gennem fire korte trin: Opret assistent, Definer adfærd, Få et nummer og Vælg en plan. Du vælger et navn, et sprog og en stemme, beskriver din virksomhed (eller indtaster din hjemmeside, så vi kan udfylde dine åbningstider, ydelser og FAQ), vælger hvad assistenten må gøre, og vælger eventuelt et telefonnummer. Du kan trykke på Spring over for nu på det sidste trin og vælge en plan senere.

Assistentredigeringen. Gå til Assistenter → Opret assistent. Dette åbner den fulde redigering, hvor alle indstillinger er tilgængelige. Resten af denne artikel følger redigeringen.

Trin 1: Grundlæggende

Fanen Grundlæggende styrer, hvordan assistenten præsenterer sig selv.

1. Under Identitet skal du indtaste et Assistentens navn. Dette er det interne navn, der vises i dit dashboard, for eksempel "Reception".
2. Lad Status stå på Aktiv — besvarer opkald, hvis du vil have, den svarer, så snart den har et nummer.
3. I Præsenterer sig som skal du indtaste det navn, opkaldende hører, for eksempel "Marie".
4. Indtast dit Virksomhedsnavn.
5. Under Sprog & stemme skal du vælge Ét sprog eller Flere sprog. Med ét sprog vælger du det fra listen. Med flere registrerer assistenten den opkaldendes sprog og skifter stemme og hilsen.
6. Vælg en stemme. Brug søgeboksen og filtrene for køn og accent til at indsnævre listen, og tryk på afspil for at høre en prøve.
7. Justér eventuelt Talehastigheden.
8. Under Velkomstbesked skal du skrive den første sætning, den opkaldende hører. Hold den under to sætninger, eller lad den stå tom for at bruge standardhilsenen.

Tip: Sig, hvor den opkaldende er nået frem til, og tilbyd hjælp i én sætning, for eksempel: "Hej, tak fordi du ringer til Bright Dental, det er Marie. Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag?"

Trin 2: Adfærd

Fanen Adfærd fortæller assistenten om din virksomhed og hvordan den skal opføre sig.

1. Under Om virksomheden skal du skrive de fakta, den må dele: åbningstider, ydelser, priser, vejbeskrivelse.
2. Under Instruktioner skal du beskrive tonen og de regler, den skal følge. En fornuftig standard er allerede udfyldt. Du kan også vælge en tone og trykke på Generer ud fra virksomhedsprofil, eller starte ud fra en af de færdige skabeloner som Venlig receptionist.
3. Under Åbningstider skal du slå Brug åbningstider til, hvis assistenten skal opføre sig anderledes, når du har lukket. Indstil Åbner, Lukker og Dage, og vælg derefter, hvad der skal ske Uden for åbningstid: assistenten svarer stadig med en efter-lukketid-besked, eller den afspiller en hilsen og optager en voicemail.

Korte, klare instruktioner virker bedst og svarer hurtigere. Se Skriv gode instruktioner for eksempler.

Trin 3: Viden

Fanen Viden afgør, hvad assistenten må bruge ud over sine instruktioner.

• Brug virksomhedsprofilen tilføjer åbningstider, ydelser, FAQ, medarbejdere og lokationer fra siden Virksomhed til hvert opkald.
• Gennemsøg videnbasen lader den søge i dine dokumenter (PDF'er, filer, websider og tekst) under opkald og chats.
• Importer fra website læser hver side på din hjemmeside og skriver korte Website-notater, du kan gennemgå og redigere.
• Assistentspecifikke notater rummer ekstra fakta, kun denne assistent skal kende.

Delte fakta hører hjemme på siden Virksomhed og i videnbasen, så alle assistenter kan bruge dem. Se Videnbase.

Trin 4: Evner

Fanen Evner viser, hvad assistenten må gøre under et opkald. Slå kun det til, du har brug for.

Besvar spørgsmål og Tag imod en besked er slået til for en ny assistent. Se detaljer om hver enkelt i Assistentens evner.

Trin 5: Gem

Tryk på Opret assistent øverst til højre. Du lander tilbage i redigeringen, hvor de andre faner bliver tilgængelige: Opkaldsindstillinger (samtale, taleskift, optagelse), Notifikationer (opkaldsopsummeringsmailen), Website-widget, Kunde-e-mails og Playground. Tryk på Gem ændringer, når du redigerer noget.

Bemærk: Hvis en anden end workspacets ejer opretter eller ændrer en assistent, får ejeren en e-mail om det.

Hvad du skal gøre næste gang

1. Test assistenten, før rigtige opkaldende når frem til den. Se Test din assistent, før du går live.
2. Giv den et telefonnummer. Se Tilslut et telefonnummer.

Din assistent besvarer opkald, når den har et nummer, og noget betaler for minutterne: en plan eller forudbetalt kredit. Se Forudbetalt kredit.

Administrer assistenter

På siden Assistenter skal du åbne menuen for enden af en række for at Redigere, Sætte på pause eller Aktivere, Duplikere, Arkivere eller Slette en assistent.

• Duplikér laver en kopi med "(kopi)" tilføjet til navnet, gemt som kladde.
• Arkiv skjuler assistenten og fjerner tildelingen af dens telefonnumre. Sæt flueben ved Vis arkiverede for at se arkiverede assistenter igen.
• Slet fjerner assistenten permanent. Dens telefonnumre annulleres, og dens opkald, transskriptioner og optagelser slettes. Dette kan ikke fortrydes.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange assistenter kan jeg have? Det afhænger af din plan: Starter inkluderer 1, Solo 3, og Team og Scale har ingen grænse. Arkiverede assistenter tæller ikke med. Hvis du når grænsen, ser du "Din plan inkluderer … assistenter. Opgrader for at tilføje flere."

Hvorfor kan jeg ikke slette en assistent? Hvis den er i gang med et opkald, ser du en besked, der beder dig prøve igen, når opkaldet er afsluttet.

Hvor sætter jeg opkaldsoptagelse op? Under Opkaldsindstillinger → Optagelse. Optagelse er slået fra for en ny assistent. Se Optagelse og samtykke.