어시스턴트의 지식 베이스 구축하기

어시스턴트는 제공된 정보로만 답변할 수 있습니다. 인터넷을 검색하거나 일반 상식을 사용하지 않습니다. 정확한 정보를 제공할수록 "담당자가 다시 연락드리겠습니다"라는 답변을 듣는 발신자가 줄어듭니다. 이 문서에서는 정보가 나올 수 있는 모든 위치와 어시스턴트가 각각을 사용하는 방식을 다룹니다.

어시스턴트의 정보 출처

각 어시스턴트는 이 중 무엇을 사용할지 결정합니다. 어시스턴트의 지식 탭에서:

• 회사 프로필 사용은 회사 페이지의 영업시간, 서비스, FAQ, 직원, 지점 정보를 모든 대화에 추가합니다.
• 지식 베이스 검색을 사용하면 통화 및 채팅 중에 문서를 검색할 수 있습니다.

두 항목 모두 기본으로 켜져 있습니다.

회사 프로필

회사 페이지는 모든 어시스턴트가 공유합니다. 탭은 프로필, 영업시간 및 예약, 서비스, FAQ, 팀 디렉터리, 지점, 결제, 리뷰, 어시스턴트가 확인하는 정보입니다.

가장 빠른 입력 방법은 웹사이트에서 채우기입니다. 웹사이트 주소를 입력하고 가져오기를 클릭하세요. 사이트의 모든 페이지가 읽히며, 세부 정보, 영업시간, 서비스, FAQ가 추출되고, 해당 페이지는 지식 베이스에 저장되어 매주 다시 가져와집니다. 다른 사이트, 스프레드시트, 파일로의 링크는 건너뜁니다. 웹사이트 내용으로 직접 입력한 내용을 덮어쓰려면 이미 입력된 필드 덮어쓰기를 선택하세요.

어시스턴트가 확인하는 정보 탭에는 어시스턴트가 받는 회사 정보 블록이 정확히 표시됩니다. 편집기는 이 내용을 사실로 취급하므로 항상 정확하게 유지하세요.

FAQ

FAQ는 어시스턴트가 그대로 인용할 수 있는 짧고 사실적인 답변입니다. 회사 → FAQ에서 + FAQ 추가로 등록하거나, AI로 제안받기로 초안을 받을 수 있습니다. 완료되면 FAQ 저장을 클릭하세요.

FAQ는 매일 받는 질문(주차, 보험, 워크인 여부, 결제 수단 등)을 등록하기에 가장 적합한 위치입니다.

팁: 실제 통화에서 어시스턴트가 답하지 못한 질문은 자동으로 수집되며, 한 번의 클릭으로 FAQ로 만들 수 있습니다. 통화 코치와 지식 공백을 참고하세요.

지식 베이스 문서

가격표, 정책, 제품 상세 정보, 브로셔 등 더 긴 내용은 지식 베이스를 사용하세요. 어시스턴트를 열고 지식 탭에서 문서 관리를 클릭합니다.

1. 지식 추가에서 텍스트, 웹페이지 또는 업로드를 선택합니다.
2. 텍스트의 경우 제목을 입력하고 내용을 붙여넣습니다.
3. 웹페이지의 경우 페이지 주소를 입력합니다. 최신 상태로 유지하려면 이 페이지를 매주 다시 가져오기를 선택하세요. 사이트 전체를 추가하려면 **사이트 전체 크롤링(내부 링크와 사이트맵을 따라감)**을 선택하고 최대 페이지 수(2~200)를 설정하세요. 각 페이지는 별도의 문서가 됩니다.
4. 업로드의 경우 최대 15MB의 PDF, TXT, MD, CSV 파일을 선택합니다.
5. 제공 대상에서 모든 어시스턴트를 유지하거나 특정 어시스턴트를 선택합니다.
6. 지식 베이스에 추가를 클릭합니다.

문서는 색인이 진행되는 동안 대기 중 또는 처리 중으로 표시되며, 완료되면 준비됨으로 바뀝니다. 각 문서는 어시스턴트가 인용할 수 있도록 약 900자 단위로 나뉩니다. 문서 준비가 완료되거나 실패하면 이메일로 알림을 받습니다.

문서 목록에는 각 문서의 출처, 범위, 섹션 수, 상태가 표시됩니다. 웹페이지의 경우 자동 동기화 켜짐 / 자동 동기화 꺼짐 버튼으로 매주 다시 가져오기를 전환할 수 있습니다. 새로고침 아이콘은 문서를 다시 색인하며, 휴지통 아이콘은 문서를 제거합니다.

어시스턴트가 찾을 내용 테스트하기

지식 베이스 페이지의 질문 테스트에서는 특정 질문에 대해 어시스턴트가 실제로 찾을 내용을 확인할 수 있습니다. "치아 미백을 제공하나요? 가격이 얼마인가요?"처럼 발신자가 물을 법한 질문을 입력해 보세요. 일치하는 FAQ가 먼저 표시되고, 그다음 일치하는 문서 섹션이 점수와 함께 표시됩니다.

일치하는 내용이 없으면 그 사실이 표시됩니다. 이 경우 어시스턴트는 발신자에게 담당자가 다시 연락드리겠다고 안내합니다. 이때가 바로 답변을 추가할 시점입니다.

페이지 상단의 배지는 현재 의미 기반 검색 켜짐(질문의 의미로 매칭) 또는 키워드 검색(질문의 단어로 매칭) 중 어느 것이 사용 중인지 보여줍니다. 키워드 검색을 사용 중이라면 고객이 실제로 쓰는 단어를 사용하세요.

하나의 어시스턴트에 웹사이트 가져오기

어시스턴트의 지식 탭에는 웹사이트에서 가져오기도 있습니다. 웹사이트 URL을 입력하고 가져오기를 클릭하세요. 사이트의 모든 페이지가 읽혀 통화 중 검색을 위해 색인되며, AI가 웹사이트 노트 작성이 켜져 있으면 해당 어시스턴트의 웹사이트 노트로 요약됩니다. 상태 줄에 진행 상황이 표시되며, 나중에 다시 가져오기로 갱신할 수 있습니다.

웹사이트 노트는 모든 통화와 함께 전달됩니다. 잘못되었거나 빠진 내용은 직접 수정할 수 있으며, 전체 페이지는 계속 검색 가능한 상태로 남습니다. 통화당 전달되는 내용은 앞부분 약 3,500자로 제한됩니다.

직접 노트를 작성하려면 AI가 웹사이트 노트 작성을 끄세요. 페이지는 여전히 색인됩니다.

어시스턴트별 노트

어시스턴트별 노트에는 해당 어시스턴트만 알아야 할 정보, 예를 들어 하나의 지점만 담당하는 경우의 정보를 담습니다. 최대 60,000자까지 저장할 수 있지만, 응답 속도를 위해 통화당 앞부분 약 6,000자만 전달됩니다. 모든 어시스턴트가 공유하는 정보는 대신 회사 페이지와 지식 베이스를 사용하세요.

어시스턴트가 이 정보를 활용하는 방식

• 회사 정보, 상위 FAQ, 웹사이트 노트, 어시스턴트 노트는 모든 대화에 포함됩니다.
• 가격, 정책, 제품 등 구체적인 질문에는 답변 전에 FAQ와 문서를 먼저 검색합니다.
• 관련 정보가 없으면 추측하는 대신 담당자가 다시 연락드리겠다고 안내하며, 메시지 받기가 켜져 있으면 메시지를 받겠다고 제안합니다.
• 통화, WhatsApp, 문자 메시지, 웹사이트 채팅 모두 동일한 지식을 사용합니다.

문제 해결

문서에 실패가 표시됩니다. 문서 제목 아래에 오류가 표시됩니다. "읽을 수 있는 텍스트를 찾지 못했습니다"는 보통 스캔된 PDF(텍스트가 이미지인 경우)를 의미합니다. 대신 텍스트를 직접 붙여넣으세요. 사이트 전체 크롤링 후에는 실패 항목 제거로 실패한 페이지를 한 번에 삭제하고 나머지는 유지할 수 있습니다.

"이 워크스페이스에서는 파일 업로드가 비활성화되어 있습니다." 워크스페이스에서 업로드 기능이 꺼져 있습니다. 텍스트를 붙여넣거나 웹페이지로 추가하세요.

어시스턴트가 여전히 예전 가격을 안내합니다. 회사 페이지, FAQ, 웹사이트 노트, 어시스턴트별 노트, 문서 등 정보가 있을 수 있는 모든 곳을 확인하세요. 예전 정보를 수정하거나 삭제하고, 변경된 문서는 다시 색인하세요.

지식 추가 항목이 보이지 않습니다. 현재 역할로는 지식 베이스를 볼 수는 있지만 변경할 수는 없습니다. 뷰어는 확인만 가능하며, 소유자·관리자·멤버는 문서를 추가하고 제거할 수 있습니다.