Beskjeder, tilbakeringinger og hastende samtaler

Noen innringere trenger en person. Assistenten din setter ikke samtaler over til teamet ditt. Den tar imot en beskjed eller en tilbakeringingsforespørsel med alt teamet ditt trenger for å følge opp, og flagger de som er hastende. Denne artikkelen forklarer hvordan det fungerer, og hvordan du sørger for at ingenting går tapt.

Slå det på

1. Åpne Assistenter, klikk på assistenten og gå til fanen Ferdigheter.
2. Slå på Ta imot en beskjed.
3. Klikk på Lagre endringer.

Ta imot en beskjed er slått på som standard for nye assistenter. Den fungerer på telefonsamtaler og i chatter på WhatsApp, tekstmeldinger og nettsidechatten.

Hva assistenten gjør

Når assistenten ikke kan hjelpe, eller noen er utilgjengelig, tilbyr den ett av to:

Før den lagrer noe, gjør assistenten følgende:

• spør om innringerens navn. Den lagrer aldri en beskjed uten det.
• bruker nummeret innringeren ringer fra, og spør bare om et annet nummer hvis de vil bli kontaktet et annet sted.
• spør om en e-postadresse bare hvis instruksjonene dine sier det, og staver den tilbake.
• bekrefter detaljene tilbake til innringeren.

Den forteller aldri en innringer at noen vil ta kontakt, før beskjeden eller tilbakeringingsforespørselen faktisk er lagret.

Tips: For å samle inn mer, si det i instruksjonene dine, for eksempel: «Før du tar imot en beskjed, spør også om innringerens adresse og om de er en eksisterende kunde.» Se Skrive gode instrukser.

Hastende samtaler

Når en innringers beskjed er hastende, merker assistenten den som hastende. Den havner i Innboksen som Høy prioritet, sortert øverst og vist med en rød prikk.

Fortell assistenten hva som regnes som hastende for bedriften din, for eksempel:

Behandle et sprukket rør, gasslukt eller manglende oppvarming som hastende. Ta innringerens adresse og merk beskjeden som hastende.

Du kan endre prioriteten selv når som helst med Merk som høy eller Normal prioritet.

Hvor beskjeder havner

Hver beskjed, tilbakeringingsforespørsel og talemelding havner i Innboksen, med en lenke til samtalens transkripsjon og detaljene assistenten samlet inn. Derfra kan teamet ditt:

• tildele den til en person. Å tildele flytter den til Pågår, og personen den tildeles, varsles.
• ringe personen tilbake med Ring-lenken, eller svare med tekstmelding eller WhatsApp når tilgjengelig.
• legge til notater.
• merke den som Ferdig, eller åpne den på nytt.

Bruk filtrene Åpen, Mine, Ferdig og Alle for å arbeide gjennom listen, og Eksporter CSV for å laste den ned. Se Innboks.

Slik varsles teamet ditt

Talemeldinger har sitt eget varsel, Nye talemeldinger. Se Varsler.

Når en innringer ber om en tilbakeringing og har oppgitt en e-postadresse, mottar de også en e-post som bekrefter at teamet ditt vil ringe dem tilbake.

Overta en pågående samtale

Assistenten din overfører ikke samtaler, men et teammedlem kan tre inn mens en samtale pågår.

1. Før du trenger det, legger du til telefonnummeret ditt under Innstillinger → Profil.
2. Åpne Samtaler og klikk på den pågående samtalen.
3. Klikk på Overta og bekreft.

Telefonen din ringer. Når du tar den, stopper assistenten, og innringeren hører deg. Samtalens resultat settes til Overført. Bare én overtakelse er mulig per samtale, og arbeidsområdet ditt trenger nok minutter eller saldo for begge deler av samtalen.

Testsamtaler

Beskjeder og tilbakeringingsforespørsler fra Playground simuleres og når ikke Innboksen. På en testsamtale vises beskjeder assistenten lagrer, i Innboksen, slik at du kan se nøyaktig hva teamet ditt vil motta.

Feilsøking

Beskjeder når ikke Innboksen. Sjekk at Ta imot en beskjed er slått på og lagret for den assistenten. Uten det kan assistenten bare si at teamet vil ta kontakt med innringeren; den kan ikke lagre noe.

Jeg får ikke e-poster om nye beskjeder. Åpne Innstillinger → Varsler og slå på Samtaler som krever oppmerksomhet. Hvert teammedlem stiller dette inn for seg selv.

«Legg til telefonnummeret ditt under Innstillinger → Profil først.» Overta ringer din egen telefon, så den trenger nummeret ditt. Legg det til under Innstillinger → Profil og prøv igjen.

«Denne samtalen pågår ikke lenger.» eller «Denne samtalen er allerede overført.» Samtalen ble avsluttet, eller noen har allerede overtatt den. Åpne samtalesiden for å se transkripsjonen, og bruk Ring tilbake hvis du trenger å nå innringeren.